Вопросы для самоконтроля

8. Какими источниками информации пользуются дипломаты и консулы?

9. С какой целью и для кого дипломаты готовят информациионные материалы?

10. Как обосновывается актуальность и важность темы, избранной для подготовки информационного материала?

11. Какие информационные материалы готовят в связи с предстоящим обменом визитами на высшем или высоком уровнях?

12. Чем может быть ценен собеседник, «запись беседы» с которым планируется сделать?

13. Какие ошибки допускаются при выполнении «записи беседы»?

14. Каковы требования к «тезисам для беседы»?

Рекомендуемая литература

1. Венская конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. // Сборник документов по международному праву /Под общей ред. К.К.Токаева. – Т.2.- Алматы, 1998

2. Венская конвенция о праве международных договоров, от 23 мая 1969г. // Сборник документов по международному праву /Под общей ред. К.К. Токаева. – Т.1.- Алматы, 1998 г.

3. Положение о Министерстве иностранных дел Республики Казахстан - САПП.-1996.- №1

4. Сборник документов по международному праву/ Под ред. К.К.Токаева, М.М. Атанова, Ж.У.Ибрашева.– Алматы, 1998г.

5. Дипломатическая переписка: Учеб пособие для студентов. – М., 1976 г.

6. Ковалев А. Азбука дипломатии. – М.,1993 г.

7. Матвеев В.М. Дипломатическая служба США.-М.,1987 г.

8. Матвеев В.М. Британская дипломатическая служба. - М.,1990.

9. Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике. - М.,1961 г.

10. Селянинов О.П. Лекции по дипломатической практике. – М., 1989 г.

11. Симпсон С. Учебные программы и курсы по дипломатической практике. Пер. с англ. - М.,1992 г.

12. Токаев К. Дипломатия Республики Казахстан. – Астана, 2001 г.

Тема 15 Типы внутриведомственных документов

Цель лекции: Изучить типы внутриведомственных документов, их систематизацию и контроль за исполнением.

Основные вопросы:

15.1 Дипломатические внутриведомственные документы

15.2 Систематизация документов и контроль за их исполнением

15.1 Дипломатические внутриведомственные документы

Виды внутриведомственной переписки: отчет диппредставительства, шифртелеграмма, политическое письмо, информационное письмо, справка, политическая характеристика, записка по отдельной проблеме, официальная информация, запись беседы, тематический обзор прессы.

Виды документов варьируются в зависимости от содержания, характера, формы.

Запись беседы дипломата с представителем страны пребывания достаточно популярный вид информационно-справочного документа, выполняемый дипломатами всех уровней. Выбор темы беседы и собеседника предопределяет полезность и актуальность будущего документа. Форма записи выбирается по обстоятельствам: стенография или резюме беседы.

Обзор (анализ) прессы страны пребывания - самый простой вид информационного материала - можно считать составляющей комплексного анализа политической ситуации, но выполняется он и как самостоятельный вид работы, предназначенный для информирования Центра. Во втором случае обзор прессы проводится по одному из двух методов:

а) тематический;

б) по партийно-политической ориентации с широким охватом проблематики.

Объем – 2—4 страницы.

Справка является одним из популярных видов информационно-справочной документации. Справка пишется по разным поводам: когда необходимо дать в Центр информацию о некой общественно-политической организации, этнической общности (национальном меньшинстве), религиозной конфессии, коммерческой структуре, государственном учреждении, или же дать хронологическо-событийное описание явления (визита официального лица из третьей страны в столицу страны пребывания дипломата; международных переговоров, состоявшихся в столице страны пребывания; избирательной компании и т.д.) или сделать статистический обзор экономического развития, внешней торговли (страны пребывания с третьими странами), сообщить партийно-политический состав вновь избранного парламента и т.д.

Информационное письмо - документ, близкий по характеру и методике исполнения справке. Информационные письма составляют практически основную письменную продукцию по­сольства страны пребывания (кроме телеграмм). Тематика их обычно составляется на квартал или полугодие и по мере развития событий дополняется. В составлении этих документов уча­ствует весь состав посольства (за исключением посла и посланника).

Политический портрет (характеристика). Основное содержание портрета отводится профессиональной, политической, общественной деятельно­сти избранного субъекта, его роли в стране.

Характеристика должна содержать только проверенные факты и сведения, а также обос­нованную оценку деятельности.

Аналитическая записка. Ценность документа заключается в глубоком анализе рассматриваемых проблем. Аргументация автора и выводы должны быть достаточно обоснованными и четко изложены. К ним могут быть уместны практические рекомендации для властей аккредитующего государства.

Политическое письмо составляется тогда, когда возникает необходимость информи­ровать Центр (МИД, руководство страны) о важном событии в стране пребывания, назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме.

Для политического письма характерны: важность темы для национальных интересов аккредитующего государства, своевременность информации, глубокий анализ события, причин его породивших и возможных последствий. Политическое письмо готовится наиболее опытными дипломатами, узким кругом лиц во главе с советником или советником-посланником (заместителем посла) и подписывается послом.

Шифротелеграмма выполняется тогда, когда возникает необходимость доставить важную информацию в Центр в самые короткие сроки. Первые требования к шифрованной информации аналогичны политическому письму: обоснованность выбора темы, безотлагательная надобность.

Политический отчет посольства. Годовой политический отчет готовят заблаговременно на основе написанных ранее по­сольством документов, а также посольского досье по вопросам внутренней и внешней политики страны пребывания. Написание его в основном осуществляется старшими дипломатами посольства на основе плана, одобренного послом.

Тезисы для беседы главы государства (главы правительства, спикера парламента, министра иностранных дел) с иностранной делегацией не относятся к жанру дипломатическая переписка, но их подготовка входит в обязанности дипломатов.

15.2 Систематизация документов и контроль за их исполнением

Порядок прохождения дипломатических и служебных докумен­тов в системе Министерства иностран­ных дел предусматривает целый ряд этапов:

а) прием, первичная обработка и разметка;

б) регистрация и рассмотрение докумен­тов на уровне руководителя соответствующего структурного под­разделения;

в) направление документа исполнителю;

г) испол­нение документа и контроль за его исполнением;

д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обес­печивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы, как правило, группируются в отдельные дела по следующим принципи­альным признакам:

— номинативный;

— авторский;

— корреспондентский;

— предметно-вопросный;

— хронологический.

Важным элементом систематизации и учета документов являет­ся номенклатура дел. Она служит основой для составления отдель­ных описей дел постоянного и временного хранения. Форма но­менклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируе­мым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД РК, на­правлена на обеспечение своевременного и качественного испол­нения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего по­литического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке кон­троля.

Архив МИД РК функционирует в структуре Аппарата МИД, занимается комплектованием и учетом архивных документов (фондов) подразделений и заграничных подразделений. В Архиве МИД хранятся: справки, информации, обзоры прессы, переписка МИД с его заграничными представительствами. В Международно-правовом департаменте МИД на постоянном хранении находятся: подлинники международных договоров РК, заверенные копии, официальные переводы, переписка с органами иностранных государств.