Вопросы для самоконтроля

1. Поясните понятие документацион­ного обеспечения дипломатической службы.

2. Какая документация может быть отнесена к служебному делопроизводству внешнеполитического харак­тера?

3. Перечислите общие принципы дипломатических документов.

4. Какие виды дипломатических документов Вам известны?

5. Чем отличается вербальная нота от личной?

Рекомендуемая литература

1. Положение о Министерстве иностранных дел Республики Казахстан - САПП.-1996.- №1

2. Дипломатическая переписка: Учеб пособие для студентов. – М., 1976 г.

3. Ковалев А. Азбука дипломатии. – М.,1993 г.

4. Курс лекций по дипломатической практике. – М.,1987 г.

5. Челядинский А.А. Основы дипломатии. – Минск, 1997 г.

6. Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике. - М.,1961 г.

7. Селянинов О.П. Лекции по дипломатической практике. – М., 1989 г.

8. Симпсон С. Учебные программы и курсы по дипломатической практике. Пер. с англ. - М.,1992 г.

9. Токаев К. Дипломатия Республики Казахстан. – Астана, 2001 г.

Тема 4 Требования, предъявляемые к написанию и оформлению дипломатических документов

Цель лекции: изучить требования, предъявляемые к написанию и оформлению дипломатических документов.

Основные вопросы:

4.1 Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

4.2 Реквизиты дипломатического документа. Требования к оформлению обращения в дипломатическом документе

4.3 Дипломатическая почта

4.1 Составление и оформление документов в системе дипломатической службы. Реквизиты дипломатического документа.

Дипломатические документы – это профессиональные деловые дипломатические бумаги. К ним предъявляются такие же требования, как и ко всем деловым бумагам. Главное достоинство дипломатических документов – это реалистичность и полная объективность, содержащейся в них информации

Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы РК. В настоящее время с целью установления единых правил оформления официальных документов государственных органов, предприятий и организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм действует Государственный стандарт Республики Казахстан (СТ РК 1042-2001 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Реквизит – это обязательный информационный элемент оформления официального документа

4.2 Требования к оформлению обращения в дипломатическом документе

Дипломатическая документация или, иначе, документирова­ние — это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее после­дующего использования. Различаются две основные категории таких документов — носителей информации: а) официальные до­кументы и б) внутренние документы.

Любой дипломатический документ, таким образом, это, прежде всего официальный документ, «государственная бумага». Содержание дипломатических документов является, как правило, заданным, установленным еще до того, как начато работа над составлением самого документа.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностя­ми. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер.

Дипломатический документ требует ответа. Отсутствие ответа будет воспринято как ответ определенного негативного характера. На вербальную ноту принято отвечать вербальной нотой, а личное письмо - личным письмом.

Дипломатический документ должен иметь безупречный внешний вид. Поэтому все дипломатические документы печатаются на бумаге высшего качества, подписки и исправления исключены. Конверты для документов должны быть соответствующего размера и качества.

4.3 Дипломатическая почта

Дипломатическая почта представляет собой особый вид связи, используемый ведомством иностранных дел и другими центральными органами внешних сношений со своими загранпредставительствами: посольствами, миссиями, представительствами в международных организациях, консульскими учреждениями и т.п.

Дипломатической почтой пользуются практически все государства, и она наряду с шифроперепиской является наиболее распространенным способом сношений с их зарубежными представительствами. Однако в понятие дипломатической почты входит не только письменная корреспонденция, а также фото- и видеоматериалы, канцелярское оборудование, средства внутренней связи, теле- и радиоаппаратура, компьютеры, принтеры и т.п. Дипломатическая почта распространяется также на все виды корреспонденции, которой перечисленные зарубежные органы внешних сношений обмениваются между собой. В равной степени доступ к такой почте посторонних лиц запрещен, и она имеет специфическую упаковочную тару - вализы, которые за некоторыми исключениями представляют собой специальные мешки (иногда сумки или чемоданы), опечатанные сургучными печатями компетентных органов страны, направляющей почту. Не исключаются и иные способы упаковки, однако наличие упомянутых печатей обязательно.

Доставка дипломатической почты обычно осуществляется дипломатическими курьерами, которые за нее несут особую ответственность. Курьерский лист - это документ, подтверждающий личность и права на провоз почты с указанием и количество мест. Курьерский лист выдается к каждому случаю и является разовым документом.