Вопросы для самоконтроля

1.Что такой дипломатический язык? Как выбирается язык документа?

2.Что известно об истории дипломатического языка?

3.Какой принцип использования государственного языка в дипломатической переписке?

4.Какие языки принято использовать в ООН?

5.Чем отличается язык международных конференций?

Рекомендуемая литература

1. Венская конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. // Сборник документов по международному праву /Под общей ред. К.К.Токаева. – Т.2.- Алматы, 1998

2Закон Республики Казахстан “О дипломатической службе от 12 ноября 1997 г.”.- Алматы,1997 г.

3. Закон Республики Казахстан “О дипломатической службе от 13 марта 2002 г.”

4. Положение о Министерстве иностранных дел Республики Казахстан - САПП.-1996.- №1

Александров Э. Дипломатия динамичного века. - София,1981 г.

5. Дипломатическая переписка: Учеб пособие для студентов. – М., 1976 г.

6. Захарова Л.М., Коновалова А.А. Основы дипломатической и консульской службы. – Минск, 2001 г.

7. Зононова Т.В. Дипломатия Ватикана в контексте эволюции европейской политической системы. – М.,2000 г.

8. Ковалев А. Азбука дипломатии. – М.,1993 г.

9. Зорин В.А. Основы дипломатической службы. - М.,1977 г.

10. Челядинский А.А. Основы дипломатии. – Минск, 1997 г.

Тема 3 Дипломатическая документация и ее особенности

Цель лекции: изучить особенности дипломатической документации.

Основные вопросы:

3.1. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы

3.2. Основные виды и случаи применения дипломатических документов

3.1. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы

Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организа­цию работы с дипломатическими и служебными документами в систе­ме Министерства иностранных дел. Понятие документацион­ного обеспечения дипломатической службы гораздо шире. Это, прежде всего система получения и обработки информации, дове­дение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами.

К служебному делопроизводству внешнеполитического харак­тера может быть отнесена документация, предназначенная для внутреннего пользования, которая разрабатывается во внешне­политическом ведомстве и в его зарубежных представительствах. В основном она носит организационно-распорядительный и спра-вочно-информационный характер и включает шесть основных групп документов.

Важной стороной дипломатического делопроизводства и доку­ментирования является непосредственная организация работы с документами: регистрация, учет и прохождение дипломатических и служебных документов в рамках системы делопроизвод­ства МИД РК в структурных подразделениях министерства и в заграничных учреждениях; контроль и организация исполнения документов и поручений; систематизация документов, составление номенклатуры дел и их формирование; машинопись и копиро­вально-множительные работы; подготовка для передачи дел в архив.

Порядок и особенности оформления и использования доку­ментов во многом зависят от их типологии. По способу докумен­тирования среди документов дипломатической службы преоблада­ют письменные документы. Другие их разновидности — изобрази­тельные, графические, фото- и фотодокументы, кинодокументы, документы, созданные с помощью компьютерной техники, зани­мают сравнительно небольшое место и используются в ограничен­ных масштабах.

На дипломатической службе особенно важна персональная от­ветственность за сохранение доверенных секретов. Служащий дол­жен знать только те секретные сведения, которые нужны ему для выполнения непосредственных служебных функций. Сотрудники дипломатической службы допускаются к работе с секретными доку­ментами только после получения соответствующего допуска, после тщательного изучения ими требований инструкций и других нор­мативных документов по секретному делопроизводству.

3.2. Основные виды и случаи применения дипломатических документов

Вербальное общение – передача информации в устной или письменной форме.

Невербальное общение – общение с помощью жестов, мимики, части этикета и т.д.

Работа с документами:

1. для работы дипломата важны литературные способности;

2. в разных ситуациях от дипломата требуется разный подход в беседе: краткость и чёткость изложения – деловая обстановка, витиеватость и образность – неформальная обстановка или с представителями высшего общества (королева, президент и т.п.).

Общие принципы дипломатических документов:

1. уважение и достоинство;

2. как правило, дипломатические документы начинаются с комплимента и заканчиваются им;

3. дипломатические документы обычно не только содержат оценку тех или иных факторов, их описание, отношение государства к ним, но и предложения, информацию о предстоящих шагах государства или правительства;

4. документ не должен содержать фраз принуждающего характера (Ваше правительство должно, Вы обязаны и т.п.) не должен содержать обидных сравнений, насмешек, повышение тона;

5. дипломатические документы часто содержат упреждающие аргументы.

Виды дипломатических документов:

1. Нота – это документ, содержание которого должно быть предметом серьёзного и скорейшего рассмотрения;

   1. Вербальная нота – дипломатическая нота без подписи, приравниваемая к устному заявлению, заверенный лакричной гербовой печатью;

   2. Личная нота – документ, составленный в первом лице на нотном бланке с государственным гербом и подписью под гербом «Министерство Иностранных Дел» или «Посольство». Личная нота должна быть по содержанию краткой без лишних фраз, тщательно отредактированной.

Частные письма полуофициального характера:

1. Пишутся на официальном бланке;

2. Формат обычно половины страницы А4;

3. Содержит обращения и комплименты;

4. Дата и подпись в документе обязательны.

Назначения письма: Установление личных контактов с разными целями (бизнеса, политической информации и т.д.);