3.3. Планирование материальных потоков в разрезе поставщиков

После определения общей величины материального потока (в денежном выражении или условных единицах), а также объемов закупок каждого вида материальных ресурсов (в нату­ральных единицах) перед специалистами по логистике и закуп­кам возникает проблема выгодного распределения ресурсов по поставщикам. Необходимо определить наиболее предпочти­тельных поставщиков и объемы закупок у них материальных ресурсов. Эта задача предполагает несколько этапов.

Первый этап — выбор альтернативы: организовать собственный выпуск материальных ресурсов, необходимых для основного производства, или же закупать их у других предпри­ятий-производителей. Это так называемая задача «МОВ» (сделать или купить). Она особенно актуальна в отношении полу­фабрикатов, деталей, узлов и изделий, которые изготавливают­ся на других предприятиях и поставляются в порядке коопера­ции. Но в ряде случаев выгоднее самим заготавливать или до­бывать сырье и материалы. Так, опыт работы ряда передовых деревообрабатывающих предприятий доказал преимущества обзаведения собственным лесным хозяйством для выращивания и заготовки леса.

Решения по данной проблеме следует соотносить с принци­пом «закупать как можно больше на стороне, производить у се­бя только наиболее существенные компоненты». Такой подход учитывает преимущества разделения труда и специализации.

Целесообразно внимательно изучить положительный опыт объединения на одном предприятии производств из различных отраслей экономики и, приложив к собственному предприятию, рассчитать, возможно ли получение экономического эффекта от его использования. Обоснованности решения способствует сравнительный анализ показателей издержек производства, рентабельности, цен на продукцию тех производств, которые предприятие предполагает объединить с целью создания собственного устойчивого источника снабжения. Кроме того, разумно руководствоваться концепцией так называемого «обратного маркетинга», имеющей отношение к развитию поставщика.

Особенность обратного маркетинга в том, что в некоторых случаях потребитель знает, а изготовитель может не знать о преимуществах, которые даст обоим организация производства того или иного товара, и потребитель применяет комплекс маркетинга к потенциальному поставщику, пытаясь убедить его в перспективности освоения производства деталей, узлов и полуфабрикатов, заказчиком которых он является. Поставщик, как правило, охотно идет на сотрудничество с потребителем, довольный, что, не утруждая себя маркетинговыми исследованиями (их провел потребитель), получает гарантированный рынок сбыта и возможность формировать устойчивую производственную программу. Главное же, с позиций логистики, в том, что реально создание самой экономичной и надежной товаропроводящей сети.

В т о р о й э т а п — выбор формы поставок (снабжения). Поставки могут быть транзитными или складскими. Транзитные поставки подразумевают закупку материальных ресурсов непосредственно у изготовителей, а складские у посреднических торговых организаций с их баз и складов. Таким образом, на данном этапе решается вопрос о поставщике - будет ли им само предприятие-изготовитель или его посредник в лице оптовой либо розничной торговой организации.

На первый взгляд, более экономичной, а следовательно, предпочтительной должна быть транзитная форма поставок. Ее удельный вес в общем объеме закупки материальных ресурсов на большинстве предприятий преобладает, достигая нередко 80 %. Однако опыт (как отечественный, так и зарубежный) показывает, что производство выигрывает, если существенно выше доля складских поставок. Следовательно, целесообразно проводить сравнительный анализ издержек снабжения при складских и транзитных поставках.

На практике применяются различные методы выбора формы поставок. Безусловно, предпочтительнее те, которые базируются на сравнении затрат. Общая сумма затрат при обеих формах поставок Z_{скл(транз)} определяется по формуле:

_{Zскл(транз)} = Z_опл + Z_тр.заг + Z_усл + Z_зап + Z_хран + Z_кап.вл + Z_проч, (3.6)

где Z_опл - затраты на оплату закупаемых материальных ресурсов; Z_тр.заг - транспортно-заготовительные расходы; Z_усл — оплата услуг посреднических организаций; Z_зan — издержки, связанные с иммоби­лизацией средств в запасы; Z_хран — издержки по хранению материалов на складах; Z_кап.вл — затраты, связанные с капитальными вложения­ми в товаропроводящую сеть; Z_проч — прочие затраты.

Надо заметить, что подсчитать указанные затраты по каж­дому материалу, в частности, распределение затрат по хране­нию материалов, размещаемых на универсальных складах, достаточно сложно. Требует усилий и приведение к единому знаменателю текущих затрат и капитальных вложений. Сло­жившаяся практика бухгалтерского учета не всегда позволяет выявить все перечисленные элементы затрат, что сдерживает применение данного подхода к выбору формы поставок. Поэто­му внедрение концепции логистики в практику работы пред­приятий предполагает соответствующую постановку бухгал­терского учета и калькуляции затрат.

Более простым и распространенным является метод выбора формы поставок путем сравнения объемов закупок с существу­ющими транзитными нормами отгрузки, которые увязывают­ся с грузоподъемностью транспортных средств. Данный метод сложился еще в условиях административной экономики, он не требует особых вычислений, ограничиваясь следующим поло­жением:

Q_{зак.год} < Н_транз → складская форма поставок,

Q_{зак.год} ≥ 4Н_транз → транзитная форма поставок.

Это означает, что если годовой объем закупки (Q_{зак.год}) мень­ше одной транзитной нормы (Н_транз), то потребитель налажива­ет связи с близко расположенной торговой организацией и за­купает материалы небольшими партиями. Если годовой объем закупки достигает четырех транзитных норм и более, то пред­почтение отдается транзитной форме поставок, а связи устанав­ливаются непосредственно с изготовителем, который организу­ет поставку материальных ресурсов без посредников, крупны­ми партиями, обычно по железной дороге. В условиях, когда годовой объем закупки находится в пределах 1—4 транзитных норм, предпочтение отдается складской форме, хотя может применяться и транзитная.

Следует заметить, что рассмотренный метод вполне обосно­ван, хотя он не предусматривает подсчета затрат на осуществле­ние закупки. Дело в том, что он сложился в результате обобще­ния богатой практики, отразив закономерности взаимоотноше­ний изготовителей и потребителей продукции. Данный метод согласуется с требованиями закона Парето, в частности с тем, что для удовлетворения запросов многочисленных мелких пот­ребителей достаточно 15—20 % производимого объема продук­ции, остальные 80—85 % достаются крупным потребителям, до­ля которых в общем количестве не превышает 15—20 %. Схема­тично эта закономерность представлена на рис. 3.2.

При решении вопроса о выборе формы поставки в закупочной логистике следует обращать внимание на проблему подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению. Дело в том, что производственный ассортимент сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий не в полной мере отвечает потребительскому ассортименту. Получая материальные ресурсы стандартных размеров, пред­приятие-потребитель выкраивает или нарезает множество раз­личных заготовок, необходимых ему для конкретного производ­ства. С этой целью оно оборудует заготовительные цехи или участки, на которых закупаемые материальные ресурсы дово­дятся до готовности к потреблению. Нередко подобные операции выполняют посреднические торговые организации, имеющие на базах и складах участки по фасовке, упаковке, комплектации, нарезке, раскрою и другим операциям, позволяющим формиро­вать ассортимент товаров, максимально соответствующий запро­сам потребителей. Таким образом, торговый ассортимент обычно существенно шире, чем производственный.

В условиях возрастающей конкуренции на рынке товаров производитель продукции более всех заинтересован в том, что­бы ассортимент как можно полнее отвечал запросам потребите­лей и торговых организаций. С позиций технологии и организа­ции производства ему проще наладить выпуск продукции в ис­черпывающем ассортименте. К тому же основная масса потре­бителей испытывает больше доверия к изготовителю, чем к тор­говой организации. В связи с этим логистическую проработку вопроса по данной проблеме целесообразно начинать с изуче­ния ассортимента, предлагаемого предприятиями-изготовите­лями, а затем — торговыми организациями, размещающимися в местах концентрации потребителей. Открытие заготовитель­ных цехов у себя на предприятии следует рассматривать скорее как вынужденную меру.

Однако следует помнить о существовании объективных при­чин, по которым предприятия-изготовители не могут или счи­тают экономически нецелесообразным предлагать полный ас­сортимент продукции и предпочитают привлекать посредников или самих потребителей. Эти причины таковы:

• расширение ассортимента продукции у изготовителя не­избежно приводит к падению производительности труда. На­много проще и эффективнее специализировать производство на одном виде (или небольшом количестве видов) выпускаемой продукции;

• при широкономенклатурном производстве изготовитель сталкивается с проблемой организации доставки продукции, существенно различающейся по габаритам;

• широкий ассортимент товаров требует более сложных процесса упаковки и условий хранения;

• погрузо-разгрузочные работы разнообразных товаров от­личаются меньшей эффективностью.

Следовательно, в любых условиях проблема выбора способа подготовки материальных ресурсов к производственному пот­реблению весьма актуальна.

Третий этап — анализ потенциальных поставщиков с целью выбора наиболее выгодного. По предполагаемым транзит­ным поставкам изучают предприятия-изготовители, по склад­ским — оптовые и розничные торговые предприятия. Задача логистиков на данном этапе — определить, кто из поставщиков способен обеспечить своевременную поставку качественной про­дукции, причем сделать это с минимальными затратами и поте­рями для потребителя.

Содержание работы по выбору лучшего поставщика может существенно различаться в зависимости от того, являются ли закупаемые материалы основными или вспомогательными для потребителя. Наиболее кропотливая работа проводится при вы­боре поставщиков основных материалов, закупаемых в боль­ших объемах, а вспомогательные материалы, как правило, на­ходят в расположенных поблизости мелкооптовых или даже розничных магазинах, что позволяет свести к минимуму затра­ты времени.

Содержание и объем работы по выбору поставщика различа­ются в зависимости от того, являются ли закупки а) повторными, б) повторными с изменениями, в) впервые осуществляемыми.

При повторных закупках без изменений поставщик обычно остается прежним, с ним у потребителя устанавливаются ста­бильные долгосрочные связи.

При повторных закупках с изменениями потребитель также пытается сохранить отношения с уже имеющимися поставщика­ми, однако поскольку он выдвигает новые требования, то для не­го важно выяснить, может ли поставщик им соответствовать.

При поиске новых поставщиков потребитель выполняет следующие операции:

• составляет перечень потенциальных поставщиков (на ос­нове баз данных о поставщиках, классификаторов продукции, рекламных объявлений, путем участия в выставках, ярмарках, аукционах, биржевых торгах, через объявление тендерных тор­гов и др.);

• определяет критерии выбора поставщиков и их значи­мость;

• производит предварительный анализ поставщиков по кри­териям с целью сужения их круга до четырех-пяти;

• готовит и рассылает запросы поставщикам по недостаю­щей информации;

• осуществляет коммерческую оценку поставщиков;

• проводит предварительные переговоры или встречи с наи­более предпочтительными поставщиками (при необходимости);

• выбирает поставщиков и заключает с ними договоры на поставку продукции.

Для выбора лучшего поставщика применяются различные методы. Наиболее простым и распространенным из них являет­ся метод сравнения затрат на приобретение продукции у раз­личных поставщиков. Величину затрат отражает планово-расчетная цена на закупаемые материалы, включающая отпуск­ную цену поставщика, транспортные издержки, затраты на по- грузо-разгрузочные работы, оплату услуг посредников, экспе­диторские расходы, затраты на страхование грузов и др.

Однако простого учета перечисленных затрат часто оказы­вается недостаточно для объективной оценки поставщиков. Су­ществуют и другие факторы, которые влияют на издержки снабжения, а в конечном итоге — на издержки производства. Например, потери потребителя в связи с нарушением сроков поставки или поставкой некачественной продукции. Влияние многих факторов заранее определить количественно весьма сложно. В связи с этим используют метод экспертных оценок, который при условии привлечения опытных и высококвалифи­цированных экспертов позволяет достаточно объективно уста­новить рейтинг различных поставщиков и получить интегриро­ванный показатель их комплексной оценки.

Безусловно, определяющее значение при выборе поставщи­ков играет правильный отбор критериев. Такими критериями могут быть:

• качество продукции, ее соответствие требованиям потре­бителя;

• цены на продукцию поставщиков, их уровень и стабиль­ность;

• полнота товарного ассортимента;

• система расчетов за продукцию (предоплата, последую­щая оплата, продажа в рассрочку);

• репутация поставщиков;

• финансовое положение предприятий-поставщиков;

• сроки поставки, оперативность реагирования на запросы покупателей;

• уровень пред- и послепродажного сервиса;

• удаленность поставщика от потребителя;

• способность поставщика обеспечить поставку материаль­ных ресурсов в соответствии с используемой на предприятии микрологистической системой.

Немаловажное значение для получения объективных ре­зультатов по выявлению рейтинга поставщиков имеет выбор метода экспертных оценок. Более простым с позиций организа­ции работ является метод индивидуальных экспертных оценок, но при его использовании трудно избежать субъекти­визма. Поэтому следует отдавать предпочтение методу кол­лективных оценок. Его эффективность повышается, если правильно сформировать коллектив экспертов, объективно оце­нив компетентность каждого участника и его влияние на конеч­ный результат. Для этого применяют разные приемы, в частно­сти интервью и аналитические экспертные оценки.

В отборе поставщиков хорошо отработаны алгоритмы мето­дов предпочтений и рангов, парного сравнения и расстановки приоритетов. Перечисленные методы позволяют получить ко­личественное выражение интегрированного показателя рей­тинга поставщиков и на его основе выявить лучшего из них. Но это вовсе не означает, что покупатель должен ограничиться единственным поставщиком.

Анализ работы организаций показал, что многие из них не рискуют устанавливать отношения с одним поставщиком, пред­почитая делать закупки у конкурирующих изготовителей. Это касается прежде всего основных материалов, требуемых в боль­ших количествах. Считается, что в целях экономической безопасности нецелесообразно брать у одного изготовителя более 50 % общего объема закупки определенного материала. В связи с этим логистики распределяют материальные потоки по двум- трем поставщикам пропорционально показателям их рейтинга.

Четвертый этап - процедура документального оформ­ления отношений с поставщиками. Известно, что отношения по закупкам материальных ресурсов оформляются договором поставки между поставщиками и покупателями. Его заключе­ние требует немалых затрат времени, в том числе на многочи­сленные согласования условий договора с различными специали­стами как вне предприятий, так и внутри каждого из них.

Для того чтобы ускорить работу по заключению договора, специалистам по логистике целесообразно разработать типовую схему осуществления сделки (начиная от первых контактов с поставщиком до заключения договора и его исполнения), отра­зив каждый этап, сроки его выполнения и исполнителей. Если составить сетевой график выполнения работ, это позволит выя­вить временные резервы, соблюсти необходимую последова­тельность работ, обеспечить при возможности параллельное выполнение отдельных операций.

Как в отечественной, так и зарубежной практике проект до­говора обычно готовит поставщик. Но чтобы ускорить работу и включить в проект наиболее выгодные для покупателя положе­ния, имеет смысл опередить поставщика и самому составить проект договора. Не секрет, что поставщик особо не заботится о чужой прибыли и составляет договор «под себя». Так разумно ли упускать инициативу, тем более что подгонять «чужой» до­говор под себя намного труднее?

Работа над договором выиграет в эффективности, если логи­стики уточнят у специалистов организации наиболее употреб­ляемые формулировки каждого пункта договора.

Следует тщательно изучить действующие нормативные доку­менты, регулирующие поставку товаров (в частности, Положе­ние о поставках товаров в Республике Беларусь; Закон Респуб лики Беларусь «О поставках товаров для государственных нужд»; Типовой договор на поставку потребительских товаров на внутренний рынок для предприятий всех форм собственности; Положение о приемке товаров по количеству и качеству; меж­дународные нормы), и разработать на их основе, а также с уче­том опыта их применения рекомендации по заключению догово­ров с поставщиками. Такие рекомендации могут способствовать:

• внедрению принципов логистики в практику взаимоотно­шений с поставщиками;

• сокращению времени на подготовку и заключение дого­воров;

• использованию накопленного опыта заключения дого­воров;

• недопущению ошибок, имевших место в практике взаимо­отношений с поставщиками;

• распространению в организации опыта высококвалифи­цированных работников по заключению договоров;

• включению в договор четких, однозначно воспринимае­мых сторонами формулировок;

• совершенствованию документооборота во взаимоотноше­ниях с поставщиками;

• принятию наиболее рациональной схемы расчетов за про­дукцию;

• ускорению доставки грузов.

Пример рекомендаций по отдельным разделам договора представлен в табл. 3.10.

Таблица 3.10

Рекомендации по заключению договоров с поставщиками в закупочной логистике

Раздел договора	Рекомендации
1	2
Общие реко­мендации	1.Определить, по каким материалам и с какими постав­щиками целесообразно: заключать только письменный договор и в полном объеме составлять сокращенный вариант договора с указа­нием только наименования товара, его количества и цены не составлять договор, а ограничиться товарно-транс­портной накладной и расчетными документами 2.Руководствоваться следующими нормативными доку­ментами, регулирующими отношения по поставкам продук­ции: Гражданский кодекс Республики Беларусь (ст. 476, § 3 «Поставка товаров»); Положение о поставках товаров в Республике Беларусь
Предмет дого­вора, количе­ство, ассорти­мент	Соблюдать правильность наименования товаров, четко излагать требования к их ассортименту Внимательно изучить пункты 15—23 Положения о по­ставках товаров в Республике Беларусь, касающиеся ас­сортимента товаров, и с учетом этого четко излагать требо­вания к ассортименту Продумать форму спецификации, предусмотрев в ней все характеристики товарного ассортимента Перечислить все интересующие покупателя принадлеж­ности товара (технический паспорт, сертификат качества и т.п.) При установлении количества определиться с выбором варианта: твердо фиксированная цифра, поставка в опре­деленных пределах, по опциону или др.
Качество, мар­кировка, упа­ковка	Однозначно выбрать способ установления качества: по стандарту согласно техническим условиям на основании спецификации по образцу по результатам предварительного осмотра
Цены и поря­док расчетов	Четко оговорить характер формирования цены: фиксируемая в процессе исполнения контракта твердая подвижная скользящая
Порядок и сро­ки поставки и транспорти­ровки	Установить предельно конкретно, с какого момента обя­зательство по поставке товара должно считаться испол­ненным Четко разграничить функции поставщика и покупателя по исполнению поставок Точно определить размеры партий и сроки поставки с учетом принятой на предприятии логистической системы
Срок действия договора, рас­торжение дого­вора, рассмот­рение споров	1.Проявить повышенное внимание к установлению места рассмотрения споров (особенно в международных догово­рах) 2.Досконально продумать содержание и порядок получе­ния документов, являющихся основанием для предъявле­ния и рассмотрения претензий 3.Смоделировать порядок рассмотрения споров в случае их возникновения