29. Деловые совещания, их виды и особенности проведения.

Совещание - форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

Основное назначение совещаний – помочь в подготовке и реализации деловых решений

Преимущества совещания:

• разностороннее рассмотрение проблемы с привлечением различных специалистов;

• обеспечение оперативной подготовки альтернативных вариантов решения проблемы;

• возможность для познания личных и деловых качеств участников;

• психологический эффект единения: общее решение воспринимается как групповая норма, которой обязаны подчиниться все присутствующие.

Недостаток совещания: потеря времени, денег и ответственности.

Виды деловых совещаний:

• В зависимости от цели проведения: проблемное, инструктивное и оперативное

• По сфере применения: конференции, семинары, симпозиумы, съезды, пленумы.

• По тематике: технические, кадровые, административные, финансовые.

• В зависимости от этико-организационного подхода: диктаторские, автократические, дискуссионные, свободные.

Подготовка совещания:

• Определить цели, основной проблемы, задач, порядка дня.

• Определить состав участников

• Определить и разослать повестку дня (тема, цель, место проведения, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, источники, в которых можно найти информацию по каждому вопросу).

• Продумать регламент

• Подготовить помещение и продумать расположение участников в нем.

Рекомендации руководителю:

• начать точно вовремя;

• во вступительном слове чётко сформулировать цель и задачи совещания; определить используемые термины;

• согласовать правила совещания и его регламент;

• назначить ответственного за ведение протокола совещания;

• создать психологический комфорт и положительный эмоциональный фон;

• не начинать совещание с критики в адрес подчинённых.

Последовательность проведения совещания:

• Краткое вступительное слово

• Доклад

• Обсуждение доклада в форме прений или ответов на вопросы

• Подведение итогов обсуждения

Типичные ошибки в поведении ведущего:

• Излишняя эмоциональная расторможенность

• Преобладание негативных оценок в речи

• Провокация негативных эмоций у участников

• Изолированное использование стимулов

• Отсутствие обратной связи

30. Деловые дискуссии, особенности их проведения. Приёмы аргументации.

Деловая дискуссия - это процесс продвижения к разрешению проблем путём сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников. Часто дискуссия является частью делового совещания.

Этапы деловой дискуссии:

• вступление в контакт

• постановка проблемы (что обсуждается, зачем, какова цель дискуссии)

• уточнение предмета дискуссии и предметных позиций участников

• выдвижение альтернативных вариантов

• конфронтация участников (на этом этапе завершаются неэффективные дискуссии)

• обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства

• установление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения

Функции ведущего дискуссии:

• сформулировать тему и цель дискуссии

• установить время обсуждения (20-40 минут)

• заинтересовать участников дискуссии, например, излагая проблему в виде противоречия

• добиваться однозначного понимания проблемы (это можно контролировать, задавая вопросы)

• организовать обмен мнениями

• активизировать пассивных

• собрать максимум предложений по решению проблемы (причём свои предложения ведущий выдвигает в последнюю очередь)

• не допускать отклонений от темы

• уточнять неясные положения, пресекать оценочные суждения о личности участников

• помогать группе прийти к согласованному мнению

• чётко подвести итоги

Общепринятые нормы проведения дискуссии:

• активное участие в обсуждении каждого члена группы;

• стремление выслушать и понять мнение оппонента, проявив при этом терпение и мобилизовав внимание;

• уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;

• стремление избежать конфликта; контроль эмоций;

• необходимость придерживаться одного предмета спора (нельзя допускать ситуации «кто в лес, кто по дрова»)

• использование фактов и добросовестной их интерпретации как главного оружия для отстаивания своей позиции.

Эффективные методы проведения дискуссии:

• Мозговой штурм

• Метод Гордона

• Метод синектики

• Метод 635

• Письменная дискуссия

Анализ итогов совещания:

Основывается на следующем перечне вопросов:

• Был ли оптимальным состав участников?

• Правильно ли определены места для участников совещания?

• Достаточно ли заинтересованными были участники?

• Удалось ли сблизить позиции участников или хотя бы ослабить противоречия?

• Имели ли место непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?

• Стало ли ясным представление о проблеме после её обсуждения?

• Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его невыполнения?