1.2 Уровень рассмотрения информационной системы организации

Определим далее уровень рассмотрения ИС организации, требуемый для решения задач исследования.

Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения.

Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что ИС решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации— эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например, получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия.

Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 1.4.

Определим понятия, используемые на рис. 1.4, и термины, связанные с этими понятиями.

Цель ИС— в широком понимании— повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов.

В соответствии с этой целью, перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить «замораживания» оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избежания штрафных санкций и т.п.), до формулирования задачи на уровне «хочу все знать».

В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, в улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям, и т.п.).

Обсуждение способов достижения тех или иных целей организации с помощью взаимоувязки стратегий организации и стратегий ее информационной системы, в какой-то мере является одной из задач данной работы.

Информация — сведения об окружающем мире — объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д. (в том числе совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере), которые уменьшают имеющуюся о нем степень неопределенности и неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

Информация порождается соответствующими внутренней и внешней средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения, в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

Внутренние источники информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения, которые порождают плановую, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информацию. Подобная информация получается, передается и используется сотрудниками организации в рамках различных составляющих единой информационной системы организации, таких как, системы внутрифирменного электронного документа, базы данных, отображающие текущую деятельность организации, электронные хранилища ретроспективных данных и документов, бумажный документооборот.

Информация из внутренних источников, как правило, отражает финансово-хозяйственное состояние организации и является более четко структурированной, чем информация из внешней среды, поэтому ее обработка может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур.

Внешние источники информации — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, отношения организации с ними. К таким отношениям целесообразно отнести экономические, социальные, технологические, политические и другие взаимоотношения организации с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами, и т.п.

Внешними источниками информации могут выступать:

• законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов, и т.п.);

• клиенты (потребности, заказы, предпочтения) и партнеры организации (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях, технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков, и т.п.);

• информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Internet);

• конкуренты (информация о ценах, действиях, и т.п.);

• органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды зачастую не структурирована, носит приблизительный, вероятностный характер, является неполной или противоречивой, в силу чего требует нестандартных процедур обработки.

Структурированная информация представляет собой данные. Для получения данных из информации используются различные процедуры преобразования информации, например, кодирования, извлечения отдельных частей и другие. Цель преобразования информации в данные заключается в обеспечении наиболее эффективной возможности ее использования, например за счет автоматизации хранения, обработки, передачи, и ввода-вывода данных.

Информационные ресурсы — организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для обеспечения функционирования этой организации. Информационные ресурсы организации состоят из недокументированной информации и документированной информации (комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления). Под документом будем понимать информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке (Федеральный закон «Об информации информатизации и защите информации» определяет документ как информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими её идентифицировать). Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Пользователи информационной системы — люди, использующие ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (они участвуют в процессах сбора, формирования и использования информации в организации). Пользователи объединены в различные подразделения организации, образующие ее организационную структуру, бизнес-подразделения.

Персонал ИС — люди, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирование и развитие ИС. Персонал ИС работает в рамках ИТ-подразделения организации.

Управленческие процедуры — процедуры (алгоритмы) решения управленческих задач — «управленческие формализмы», определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и не формализуемого знания (а, значит и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения от личных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы, или проекты.

Процедуры ИС — 1) действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ - инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) ИС в организации, а также 2) технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС).

Под технологиями будем понимать информационные технологии. Информационная технология — это способ преобразования информации. Под преобразованием в настоящем исследовании рассматриваются сбор, передача, накопления, обработка, хранение, представление или использование информации.

Таким образом, существуют технологии сбора информации, технологии передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования. С точки зрения составляющих технология объединяет организационно-методологическую компоненту (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение). Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.

Другой подход к классификации технологий как способов преобразования информации основывается на выделении видов объектов преобразования: технологии работы с текстами, технологии мультимедиа, табличные процессоры и т.д.

Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной. Для целей настоящего исследования понятие ИС организации включает в себя как автоматизированные ИС, так и не автоматизированные ИС, основанные на бумажных носителях.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации.

В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации. В рамках настоящего исследования термин «информационная технология», или его сокращение «ИТ», обозначает всю совокупность информационных технологий информационной системы организации, если иное не указывается отдельно.

С точки зрения цели функционирования ИС организации взаимосвязь ИС и ИТ изображена на рис. 1.5.