2.2 Задачи управления ис организации: управленческие решения

Многообразие направлений взаимного влияния информационной системы организации и других составляющих ее метамодели определяет полноту и сложность комплекса задач по управлению информационной системой, в рамках которого возникает необходимость принятия множества решений по выделенным выше позициям.

Для определения понятия «решение» и типов решений для целей настоящего исследования мы должны рассмотреть пять аспектов:

1. события (причины), которые вызывают решения;

2. решения и их типы;

3. объекты решений;

4. заинтересованные лица и лица, принимающее решения;

5) процессы, которые определяются характером событий и осуществляются в результате решений, и влияют на изменение объектов решений.

События, вызывающие решения и влияющие на процедуры их реализации в объектах решений можно определить из следующих соображений.

Очевидно, что необходимость принятия каких-либо решений по преобразованию существующей в организации информационной системы возникает в результате изменения части метамодели организации либо ее внешней среды, примеры чего неоднократно рассматривались в вышеизложенном материале. Кроме того, принятие управленческих решений неизбежно в том случае, когда информационная система организации не является адекватной другим составляющим метамодели, то есть не решает поставленных задач по обеспечению всех информационных потребностей организации {нуждаются в изменении архитектура ИС и ИТ-инфраструктура).

Под «решениями» будем понимать все возможные преобразования составляющих информационной системы (ее архитектуры и ИТ-инфраструктуры) организации, то есть программных и аппаратных комплексов, функций персонала, принципов, стандартов и методологии, алгоритмов исполнения процедур.

Все типы решений можно свести к пяти типам:

1. Решения о роли ИТ и ИС в организации и стратегией их использования.

2. Решения, определяющие архитектуру ИС.

3. Решения, определяющие ИТ-инфраструктуру.

1. Решения, связанные в порождением и использованием конкретных бизнес приложений для структурных единиц организации, осуществления бизнес-процессов, бизнес-функций и управленческих процедур.

2. Решения, связанные СС способами реализации стратегических планов, которые включают в себя все предшествующие типы решений и которые определяют, порядок их осуществления, приоритеты развития ИС и осуществления инвестиций в них.

Объекты решений определены выше — ИС организации, описанная с двух позиций:

1. Как система, отображенная на рис. 1.4. (объединяющая цели функционирования, данные, управленческие процедуры и процедуры ИС, пользователей и персонал ИС, информационные технологии).

2. Как система, описываемая соответствующими архитектурой и инфраструктурой.

С достаточной ли детализацией заданы события, решения и объект принятия решений и одинаков ли взгляд на эти категории у всех заинтересованных лиц (собственников, менеджеров, проектировщиков, консультантов, персонала ИС, сотрудников организации)?

В [25] Джон Захман (John A. Zachman) предложил схему, которая создает возможность для описания различных уровни представлений архитектуры ИС и ИТ-инфраструктуры (с позиции разных точек зрения заинтересованных лиц) в разрезе данных, функций и коммуникационной структуры (сети) (см. табл. 2.9).

В схеме Дж. Захмана строке соответствует точка зрения какого-либо участника проекта по созданию ИС. Разрезы (данные, функции, сеть) представлены в схеме колонками. Архитектурное и инфраструктурное представление определенного уровня — это ячейка таблицы, соответствующая пересечению выбранного столбца и выбранной строки.

Из таблицы 2.9 следует, Дж. Захман определяет архитектуру и инфраструктуру как представление ИС с точки зрения одного из заинтересованных лиц (строки представляют их точки зрения, что отражает область интереса или ответственности) и, тем самым, утверждает о существовании не одной архитектуры и инфраструктуры, а некого множества архитектур и инфраструктур-описаний ИС в различных аспектах и с различных точек зрения.

В нее также встраиваются модули управления кадрами и финансовой деятельности предприятия, инфраструктурой, ремонтами, капитальным строительством, сервисным обслуживанием, и т.п. В ERP системе реализованы новые подходы по применению графики, использования реляционных БД, CASE-технологий, архитектуры вычислительных систем типа «клиент-сервер», реализации их как открытых систем, и т.п. Добавление приставки «е- « означает создание единого информационного пространства для клиентов, организации, партнеров, поставщиков, и т.д.

В [26] отмечается, что проекты, связанные с созданием систем, наиболее успешны, когда компоненты каждого из технологически независимых взглядов, соответствующие данным, функциям и сетевой структуре (три верхних строки) разрабатываются одновременно командой, хорошо понимающей бизнес и имеющей опыт в разработке приложений и сетей, а также в администрировании данных.

Каждый из заинтересованных лиц вносит свой набор знаний. Эти наборы знаний в совокупности дают хорошую общую картину требуемой системы.

Четвертая и пятая строка — физическое воплощение логических требований зависит от характеристик аппаратно-программной базы, выбранной для реализации системы. В отличие от желаемых логических связей, реальные связи зависят от физических ограничений. Таким образом, необходимо знать, что мы хотим, перед тем, как делать вывод о невозможности чего-либо. Технология ограничивает решения задач, а не их условия [26].

Первая модель Дж. Захмана [25] очень тщательно проанализирована в работе О. Полукеева, Д. Коваль [26]. Этот анализ позволяет понять, как эту модель можно далее использовать как инструмент информационного менеджмента. Основные выводы их анализа сводятся к следующим положениям [26]:

• Три аспекта, рассмотренных в модели [25], приводят к различным архитектурным и инфраструктурным представлениям каждой из точек зрения заинтересованных ли (заказчика, проектировщика и разработчика, пользователя). Аспекты соответствуют вопросам «что», «как» и «где», относящимся к конечному продукту (информационной системе). Каждому аспекту соответствуют разные методы формирования представления.

• Колонка данных соответствует вопросу «что». Для информационных систем вопрос «что» относится к сущностям данных и их связям.

• Колонка функций соответствует вопросу «как». Она описывает, как работают отдельные части системы. В ИС функции обычно определяются входами (элементы данных), процессами (преобразования) и выходами (элементы данных). Внимание уделяется не столько отдельным частям и их связям, сколько тому, как эти части взаимодействуют при выполнении общей задачи.

• Колонка сетевой структуры соответствует вопросу «где». Архитектурные и инфраструктурные представления в этой колонке описывают местоположение элементов системы и механизмы их взаимодействия.

• Схема позволяет понять, как должна быть спроектирована и разработана информационная система, не только в терминах методов проектирования и разработки, но и в терминах набора элементов системы.

• В каждой ячейке представлен вид конечного продукта (архитектурное и инфраструктурное представление) с точки зрения некоторой группы лиц, участвующих в разработке системы.

• Строки это не уровни детализации представления, а точки зрения на один и тот же продукт — ИС, отражающие область интереса или ответственности группы заинтересованных лиц.

• Точки зрения различаются и согласуются с понятием взгляда. Взгляд охватывает часть ячейки, всю ячейку или несколько ячеек в пределах одной строки. Взгляд может быть порожден любой точкой зрения (хотя он может быть шире или уже по размеру предметной области) и может быть представлен на любом подходящем уровне детальности. Взгляд отражает интересы конкретного участника проекта, ограниченные рамками выбранных аспектов.

• Характеристика взгляда состоит из двух частей:

1. Описание взгляда:

• точка зрения (статус человека, имеющего данный взгляд);

• что показывает взгляд (аспект);

• техника или язык, описывающий данный взгляд (например, IDEFlx для аспекта данных, IDEF0 или диаграмма потока данных для функционального аспекта);

• уровень детальности (высокий или низкий);

• предметная область (узкая или широкая);

• предполагаемое использование (как будет использоваться взгляд);

• пользователь (кто будет использовать взгляд);

• граничные предположения (предположения по поводу интеграции этого взгляда с другими);

2. Управляющая информация о взгляде:

• как был разработан взгляд;

• с кем контактировать для управления изменениями;

• статус (насколько взгляд полон и насколько определен);

• составные части (например, диаграммы, глоссарии, тенденции, критические факторы для успеха).

• Представление предметной области описывается колонкой таблицы. Колонка данных связана с моделями данных, колонка функций с функциональными моделями и колонка сетей — с сетевыми моделями.

• Взгляд не может содержать архитектурные и инфраструктурные представления, находящиеся в разных строках, хотя он может быть шире или уже по количеству аспектов (колонок таблицы). Тем не менее, может быть произведена трансформация одного взгляда в другой. Под этим понимается преобразование взгляда с одной точки зрения во взгляд с другой точки зрения. Преобразование — это переход от одной строки к другой.

• Схема Дж. Захмана рассматривает автоматизированную ИС, в то время как в систему поддержки бизнеса могут входить ручные процедуры, описание и смысл которых должны отражаться в архитектурных представлениях. Поэтому естественно попытаться дополнить схему Захмана аспектами, соответствующими вопросам «кто», «когда» и «почему». Наилучшим решением было бы использование для столбцов названий «что», «как», «где», «кто», «когда» и «почему», но даже такая схема не будет универсальной. Потеря универсальности может быть большей или меньшей в зависимости от того, насколько конкретный смысл вкладывается в каждый из аспектов.

• Расширение схемы требует некоторого пересмотра названий строк. Предметная область и моделирование бизнеса остаются в первых двух строках. Если мы определим систему как частично автоматизированную, частично ручную, модель информационной системы трансформируется в модель системы вообще. Поскольку учитываются человеческие и другие ресурсы, технологическая модель становится моделью распределения ресурсов. Детальное представление сохраняет название. Название нижней строки таблицы — «функционирование системы».

• Если схема полна (все ли аспекты ИС покрываются множеством аспектов схемы), добавление столбца должно выразиться в удалении из всех остальных столбцов аспектов системы, затрагиваемых новым столбцом. Представляется разумным дополнять схему всякий раз, когда без особых затруднений можно сопоставить некоторому аспекту системы в точности одну колонку схемы.

Это реферативное изложение детального анализа О. Полукеева и Д. Коваля [26] первой модели Дж Захмана [25] потребовалось для уточнения ответов на вопросы о степени детализации описания объектов решений и об определении круга заинтересованных лиц и лиц, принимающих решения.

Далее Дж. Захман осуществил расширение своей первой модели [27, 28] (см. табл. 2.10).

Как видим, в расширенную модель Дж. Захман ввел еще три колонки: побудительные причины действий (мотивы), люди (персонал и организационные структуры), время (события и графики выполнения действий). Эти колонки вполне соответствуют разделам, о которых говорится в работе [26]. В результате появилось шесть колонок, которые содержат ответы на вопросы:

• что делает ИС (данные — любые формы представления информации, критически важной для бизнеса, во взаимосвязи между собой);

• как делает ИС-функции (операции, выполняемые над данными, выделение и передача знаний, это функциональное описание системы, здесь представлено то, как организация работает, как устроен поток работ, управленческие процедуры и процедуры ИС, как используются данные);

• где — сеть (расположение компонентов ИС, описание информационных потоков организации);

• почему выполняются действия ИС— мотивация, вопрос бизнес-цели и стратегии;

• когда выполняются действия ИС — время, отражающее взаимосвязанность бизнес-процессов, бизнес-функций, процедур управления и процедур ИС;

• кто их выполняет — персонал и подразделения, распределение ответственности и функции работников.

При этом уровни представления (или строки таблицы), остались те же, что и в первой модели [25].

В работах Е. Зиндера [29, 30] к плоским схемам Дж. Захмана добавлена ось стратегического времени, что позволило создать трехмерную модель архитектуры и инфраструктуры ИС. Далее эта модель и некоторые другие будут использоваться при построении методики управления инновациями в области ИС организаций.

Последним компонентом, связанным с рассмотрением принятия решений по ИС, являются процессы, которые определяются характером событий и осуществляются в результате решений.

Можно утверждать, что процесс управления развитием информационной системы состоит, как и всякий процесс управления, из ряда повторяющихся действий по определению приоритетов развития, планированию, измерению и учету фактических данных, анализу отклонений и их причин.

Анализ функционирования информационной системы, которому в рамках настоящего исследования посвящена отдельная глава, предоставляет информацию, необходимую для принятия решений о модернизации (развитии, оптимизации), продолжении эксплуатации или замене каких-либо частей информационной системы.

Однако для того, чтобы процесс принятия решений относительно функционирования информационной системы организации, который носит непрерывный характер, был достаточно структурирован и создавал ощутимые результаты, необходимо четко определить, по каким параметрам оценивается информационная система, какие результаты ожидаются от выполнения каждого процесса в ее рамках, каковы существующие проблемы информационной системы и их потенциальные решения, наконец, в каких случаях подобные решения будут работать и каким образом их реализовать.

Следовательно, проблемы управления развитием информационной системы организации можно свести к проблемам выработки стратегии, метрик и методов оценки, формирования планов по оптимизации и развитию и прочему.

С другой стороны, управление информационной системой и ее развитием представляет собой процесс непрерывного принятия взаимосвязанных решений по управлению информацией и данными, управлению приложениями, управлению инфраструктурой и процедурами, то есть компонентами информационной системы. Можно сослаться на ряд публикаций, где уделяется достаточно много внимания этим вопросам, например [31,32,33,34].

Отметим, что, в современную эпоху развития экономики ИС и ИТ представляют собой инструмент трансформации цепочки, создания дополнительной стоимости, формирования дополнительного конкурентного преимущества организации за счет изменения свойств продукции и каналов ее сбыта, предоставления информации о продукции в новом сегменте и с новой информационной интенсивностью, порождения новых видов бизнеса в организации.

Таким образом, управление развитием информационной системы в каждый конкретный момент времени представляет собой управление целенаправленным ее изменением, причем в случае, когда подобное изменение направлено на получение дополнительных конкурентных преимуществ, необходимо рассматривать управление развитием информационной системы организации, как управление инновационными процессами.