Тема 6. Особенности оформления и составления основных видов управленческих документов

Приказ – это акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, управлений, учреждений, предприятий и организаций, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов предприятия.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути их решения. Также приказы издаются по вопросам создания и ликвидации предприятий, реорганизации структурных подразделений. Приказами утверждаются положения, инструкции, правила. Также существуют приказы по личному составу предприятия, касающиеся вопросов работы с персоналом.

Проекты приказов готовятся и вносятся на рассмотрение подразделения предприятия или государственного органа на основании поручения руководителя, либо его заместителя, либо в инициативном порядке.

Приказы подписываются руководителем или его заместителем по его же поручению.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласований с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект приказа.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ.

Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках организации. Если приказ подготовлен совместно с другими органами или организациями, то они печатаются на стандартных листах бумаги без бланка.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по личному составу и основной деятельности нумеруются отдельно. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам. Копия также обязательно направляется исполнителю и в службу ДОУ.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: «В целях», «В соответствии», «Во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом «Приказываю», которое печатается прописными (заглавными) буквами сначала от левого края листа.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Эта часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившими силу».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения», т.к. подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель приказа готовит вместе с проектом приказа.

Реквизиты приказа:

(расположение реквизитов указано на приложении Б5 «Образец бланка конкретного вида документа организации» к ГОСТ Р 6.30-2003)

08 – наименование организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

14 – место издания документа

18 – заголовок к тексту

22 – подпись руководителя ( включая должность и Ф.И.О.)

24 – визы согласования документа

20 – текст документа.

Заголовок приказа печатается полужирным шрифтом, а если он состоит из двух и более строк, то он печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок выравнивается по центру. Заголовок начинают с предлога «Об», «О» (например, «О назначении»).

Если приказ оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов, то заголовок печатается по общим правилам оформления реквизитов, то есть с левого края листа, с нулевого положения табулятора, под реквизитом «Место издания документа».

Текст от заголовка отделяется 2-3 межстрочными интервалами.

Визы согласования включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования должностных лиц ставят на оборотной стороне листа приказа.

Если у приказа есть приложения, то они подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Если приказ оформляется совместно с другой организацией:

Наименования организаций ставят на одном уровне, наименование вида документа – приказ ставится центрировано. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Датой совместного приказа будет дата более поздней подписи. Располагается дата центрировано.

Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Распоряжения издаются правительством, министерствами, ведомствами, администрациями в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Распоряжения имеют те же реквизиты и правила их оформления, что и приказы. Но распоряжения, как правило, не имеют заголовка текста. Процесс подготовки распоряжения такой же, что и приказа. Части текста распоряжения такие же. Это же касается и распоряжений, подготовленных совместно несколькими органами.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Этот документ может быть как организационным, если это протокол собрания учредителей или акционеров, так и распорядительным, если в нем фиксируются какие-либо указания к действиям, принятые в ходе заседания или совещания коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или на службу ДОУ.

Протокол оформляется на бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

- 08- наименование организации

- 10- наименование вида документа

- 11- дата документа

- 12- регистрационный номер документа

- 14- место составления документа

- 18- заголовок к тексту

- 20- текст

- 22- подписи.

Датой протокола считается дата начала заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Номером протокола считается порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года. Место составления документа – это город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например, заседание, собрание, совещание) и на название коллегиального органа в родительном падеже (например, собрания трудового коллектива, совещания акционеров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части пишется:

председатель,

секретарь,

присутствующие,

повестка дня,

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, с левого края листа, с нулевого положения табулятора с заглавной буквы. После тире указывается фамилия и инициалы председательствующего. Также печатается и слово «секретарь». Например:

Председатель – Попов В.П.

Секретарь – Литвинов А.Г.

Далее перечисляются присутствующие в алфавитном порядке. Если присутствующих большое количество, то пишется общее количество человек и к протоколу прилагается список присутствующих. Например:

Присутствовали – 56 чел.(список прилагается).

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается словами «Об», «О». Например:

1.О перспективах развития института.

2.Об итогах работы планового отдела института.

Основная часть протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие – таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих по вопросу указываются с новой строки. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по вопросу решения (постановления). Решения могут разбиваться на подпункты (если их несколько).