Управленческий цикл. Основные компоненты процесса управления - функции управления и связующие процессы.
Управленческий цикл:
1.Прогнозирование;
2. Планирование;
3. Организация;
4. Мотивация;
5. Контроль
+ связующие процессы:
6. Коммуникации
7. Принятие управленческих решений.
Планирование деятельности организации
Основные понятия.
Целеполагание – установление целей (желаемого результата), к которым должна стремиться экономическая система (организация). Прогнозирование - это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных решений. Планирование же - это разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого результата.
Стратегия бизнеса – это концепция существования организации, выражаемая и осуществляемая высшим руководством.
Установление миссии организации, ее стратегических целей является прерогативой высшего руководства организации.
Миссия организации (от лат.missio-посылка, поручение) – это четко выраженная причина существования организации, основное предназначение организации в обществе, ради которого действует.
Основные методы целеполагания:
Структуризация целей;
Логическая стройность и непротиворечивость системы целей;
Взаимодополняемость и взаимоподдержка целей различных уровней и различных направлений деятельности.
План организации – это документ, в котором отражается прогноз развития организации в будущем по достижению целей, стоящие перед ней и отдельными подразделениями; механизм координации текущей деятельности и распределения ресурсов.
Прогнозирование.
ПРОГНОЗ – предсказание будущего, основанное на известных фактах (событиях) и тенденциях. Предположение, что выявленные тенденции прошлого дают хорошее приближение к оценке будущего.
Виды прогнозов.
Субъективные методы – результаты прогноза неотделимы от лица, делающего прогноз.
Объективные методы – процесс прогнозирования четко определен. Результат прогноза не зависит от лица, делающего прогноз
Эвристические методы – прогноз основан на анализе ретроспективы развития того или иного показателя в прошлом и переносом выявленных тенденций в будущее.
Эвристические методы применяются в тех случаях, когда невозможно использовать знания экспертов в формализованном виде.
Аналитические методы – прогноз основан на предположениях о будущих значениях факторов и возможных событий в будущем, которые влияют на объект прогнозирования.
Интуитивные методы прогнозирования – неформализуемые процедуры прогнозирования, основанные на информации, получаемой об объекте прогнозирования из внутренней и внешней среды.
Экспертные методы – логические методы и процедуры, направленные на получение от специалистов информации, необходимой для подготовки и принятия решений. (индивидуальные экспертные оценки, коллективные экспертные оценки - метод “мозговой атаки”; Метод Дельфи, Метод сценариев и др.)
Экстраполяционные методы - Анализ временных рядов; Метод тренда (экстраполяции); Метод наименьших квадратов.
Аналитические (причинно-следственные) методы.
Мотивация
МОТИВАЦИЯ - процесс стимулирования кого-либо (исполнителя или группы) к деятельности, направленной на достижение целей организации.
Руководство: распорядительство и координация
Распорядительство – процедура доведения команд (распоряжений, приказов, и т.п.) до соответствующих исполнителей.
Координация – процедура согласования совместных усилий исполнителей по решению тех или иных задач.
Контроль
Процесс контроля, в общем случае, состоит в следующих этапах:
установление стандартов
измерение фактических результатов
проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.
Виды контроля (предварительный, текущий и заключительный контроль)
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. В организациях ведется в трех ключевых областях:
человеческие ресурсы
материальные ресурсы
финансовые ресурсы
Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах. Заключительный контроль производится после выполнения работы.
Организация
Функция организации – это создание структуры предприятия (организации), которая дает возможность его персоналу работать совместно для достижения целей предприятия (организации).
Два аспекта организационного процесса:
построение организационной структуры включает деление предприятия на подразделения в соответствии с целями и стратегией;
делегирование полномочий путем их распределения по подчиненным руководителю подразделениям и исполнителям. Процедура связывает высшее руководство с исполнителями, обеспечивающих распределение и координацию задач.
Делегирование – передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Ответственность – обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их решение. Любой работник при приеме на работу принимает на себя определенную ответственность за определенное вознаграждение.
Полномочия – право использовать ресурсы (трудовые, информационные, финансовые и др.) организации и направлять усилия работников на выполнение определенных задач.
Консультативный аппарат – консультирование руководства в определенной предметной сфере деятельности (юридические, современные технологии, работа с кадрами).
Обслуживающий аппарат – выполнение определенных услуг для данной организации. Отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансовое планирование, материально-техническое снабжение.
Личный аппарат – исполнение того, что требует руководитель. Разновидность обслуживающего аппарата - личный секретарь-референт, помощник руководителя.
Этапы организационного проектирования
Деление организации по горизонтали на широкие блоки
Установление соотношений полномочий различных должностей.
Определение должностных обязанностей
Структуры управления:
Линейная (бюрократическая) организационная структура
Функциональная организационная структура
Линейно-функциональная структура
Дивизиональные структуры управления
Матричная структура (проектная организация)
Коммуникации
Коммуникации - процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение.
Процесс коммуникации:
Базовые элементы в процессе обмена информацией:
Отправитель – лицо (лица), которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.
Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.
Канал – средства передачи информации.
Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.
Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:
Формирование идеи (отбирает информацию);
Кодирование (формирование) и выбор канала;
Передача идей;
Декодирование идеи.
Виды коммуникаций
Внешние коммуникационные сети: государство, другие регулирующие агентства, потребители, конкуренты, профессиональные ассоциации, общественные и иные организации.
Внутрифирменные коммуникации:
межуровневый коммуникации - перемещение информации в рамках вертикальных коммуникаций, различают нисходящую и восходящую коммуникации.
горизонтальные коммуникации между различными отделами, координирующие, регулирующие их деятельность.
неформальные коммуникации как канал распространения передачи слухов.
Принятие управленческих решений
Управленческое решение – выбор, который должен сделать руководитель (менеджер), чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.
Цель управленческого решения - обеспечение достижения целей организации. Эффективное управленческое решение – выбор, обеспечивающий наиболее экономичный способ достижения поставленных целей.
Требования к процедуре принятия решений:
Своевременность.
Обоснованность
Директивность и адресность (Директивность определяет обязательность его исполнения для того, кто является ответственным за его реализацию)
Непротиворечивость
Правомочность (Решения принимаются в рамкам делегированных полномочий)