Правило первое: выбор размеров отдела

В небольших коммерческих структурах и учреждениях, организационно подчиненных вышестоящему министерству или ведомству, работой по связям с общественностью обычно занимается один из менеджеров. В зависимости от вида предоставляемых товаров и услуг всегда можно приблизительно определить круг общественных организаций, потребителей в регионе, которые могут интересоваться работой вашей организации. Исходя из этого, небольшая фирма может установить объем переписки, поездок, спрогнозировать количество материалов, которые она будет подавать через средства массовой информации о себе в обычных для себя условиях работы.

Если объем работы небольшой (например, предполагается через СМИ подавать несколько сообщений в течение 2-3 месяцев, а условия региона позволяют поддерживать связь лишь с одним-двумя влиятельными общественными объединениями), то ее может выполнять один человек, пользующийся доверием руководителя организации.

Иное дело – крупные совместные предприятия, корпорации, охватывающие общегосударственный рынок или действующие на международном уровне, а также политические партии, государственные учреждения и ведомства. В этом случае не обойтись без специального отдела по связям с общественностью во главе с руководителем. Такой отдел, как правило, разделен на части-сектора. Количество сотрудников отдела определяется как финансовыми возможностями организации, так и ее целями в конкретный момент.

Правило второе: выбор месторасположения отдела

Если организация занимает одно здание или, по крайней мере, сосредоточена в одном городе, отдел по связям с общественностью размещается там же, где и ее руководство.

Если организация находится на периферии (что создает трудности в общении со СМИ) или фирма имеет множество филиалов, в том числе в разных странах, то в больших городах с развитыми средствами связи создают штаб-квартиру и пресс-службу (пресс-центр), а также сеть периферийных отделов во всех крупных филиалах организации. Как правило, руководителям таких отделов приходится часто разъезжать.

Правило третье: оснащение отдела

Чтобы устранить вышеуказанный недостаток, отдел по связям с общественностью должен быть оснащен современными средствами связи и множительной техникой. Желательно обеспечить возможность проведения видеотелефонных совещаний. Основная часть расходов по содержанию отдела связей с общественностью предназначена для выплаты заработной платы сотрудникам, следовательно, необходимо создать все условия для их производительной работы.

Правило четвертое: требования, предъявляемые к кадрам

Основными требованиями при подборе кадров для отдела PR должны быть следующие: взаимозаменяемость сотрудников; гибкость и устойчивость психики, способность одновременно решать несколько проблем; наличие специального или, по крайней мере, гуманитарного образования. Они должны уметь хорошо писать, редактировать тексты (вместе с тем сотрудники могут и не иметь филологического, журналистского образования). Желательно, чтобы они обладали красноречием и организаторскими способностями.

Правило пятое: взаимоотношения между руководителем отдела по связям с общественностью и руководством организации

Зачастую руководитель отдела по связям с общественностью входит в состав высшего руководства организации. Но это зависит от того, обладает ли этот специалист качествами, необходимыми для участия в работе высших руководящих органов. В любом случае он должен иметь выход на высшее руководство организации. Руководитель отдела по связям с общественностью должен уметь разбираться не только в проводимой руководством фирмы (организации) политике, но и в причинах принятия тех или иных решений, чтобы использовать все это для создания ее имиджа. Руководитель отдела PR должен быть информирован о планах дирекции до принятия решений, а не просто получать распоряжения об их выполнении. В крупных промышленных компаниях и политических партиях на всех заседаниях совета директоров обязательно присутствует руководитель отдела по связям с общественностью, как минимум с правом совещательного голоса.

Неудачи некоторых компаний в налаживании взаимоотношений с общественностью часто связаны с тем, что руководители высшего звена считают своей обязанностью лично представлять организацию. Особенно это относится к руководителям, которые придерживаются авторитарного стиля управления. Как показала практика, это не всегда бывает уместно. Дайте возможность специалисту PR самому решать, в какой ситуации лидеру организации лучше предстать перед публикой, а в какой остаться за кадром. Руководителем отдела по связям с общественностью должен быть человек, которому вы полностью доверяете.

Правило шестое: не смешивайте понятия маркетинг и работа по связям с общественностью

Вся деятельность отдела по связям с общественностью направлена на формирование и укрепление имиджа организации в общественном сознании, что, в конечном счете, способствует продвижению предлагаемых товаров и услуг на рынок. Однако работа с общественностью и реклама – понятия отнюдь не тождественные. В современных условиях фирма может пренебречь рекламой своего товара, если считает это необходимым, но не может пренебречь работой с общественностью. Почему? В маркетинге фирма сама выбирает для себя удобные рынки сбыта и нацеливает свою рекламу на то, чтобы завоевать их. Если тот или иной рынок не представляет интереса для фирмы, она может не рекламировать на нем свои товары и услуги без ущерба для себя. Общественность же, наоборот, группируется вокруг проблем и потом ищет организацию (фирму), способную их решить. Она обязательно находит какую-либо организацию, и последней не остается ничего другого, как налаживать контакт с активизировавшейся общественностью. Если этого не сделать, то обязательно возникнет конфликт с внешним миром, а имидж организации приобретет негативный оттенок.

Это говорит о том, что в любой организации или фирме не рекомендуется смешивать маркетинговые функции коммерческого агента и функции руководителя отдела по связям с общественностью, а тем более поручать выполнять эту работу одному лицу.