4. . Направления, совершенствующие процесс управления персоналом на предприятие

Сегодня необходимость постоянного совершенствования управления человеческих ресурсов обусловлена возрастающим стремлением предпринимателей выжить в жестокой конкурентной борьбе, обеспечить стабильную перспективу развития производства, что заставляет их, заботится о внедрение новой техники и технологии, инновационных процессов.

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Изменения в экономической и политической системах в нашей стране одновременно несут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого человека.

Управление персоналом в такой ситуации приобретает особую значимость, поскольку позволяет реализовать, обобщить целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личного фактора в построении системы управления персоналом организации. Укрупнено можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.

Первый - иерархическая структура организации, где основное средство воздействия - это отношения «власти - подчинения», давление на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй - культура, т.е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

Третий - рынок, сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия - понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются в отдельности. Какому из них отдается приоритет, таков и облик экономической ситуации в организации.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным отношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации - работники, а за пределами - потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю, перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдет на второй план, уступая место культуре и рынку.

Сегодня просто необходимо создавать качественно новые службы управления персоналом, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб должны заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. Деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, направлена обеспечение предприятия рабочей силой и надежной социальной защиты работника.

Круг задач их значительно расширяется:

• социально-психологическая диагностика;

• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководства;

• управление производственными и социальными конфликтами и стрессами; информационное обеспечение системы кадрового управления;

• маркетинг кадров;

• планирование и контроль деловой карьеры;

• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

• правовые вопросы трудовых отношений;

• психофизиология, эргономика и эстетика труда.

Если в условиях командно-административной системы эти задачи рассматривались как второстепенные, то при переходе к рынку они выдвинулись на первый план и в их решении заинтересована каждая организация.

Такое построение службы на основе интеграции в одном месте, реализуемых функций, ранее рассредоточенных по экономическим, производственно-техническим и другим подразделениям, свидетельствует о реальном росте влияния человеческих ресурсов в практике внутрифирменного руководства. В зависимости от размеров организаций состав подразделений службы персонала может меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы, как правило, должно выполнять отдельное подразделение.

Как уже обмечалось ранее персонал является основным богатством, ценным ресурсом предприятия, эффективное управление им обеспечивает конкурентоспособность фирмы по ряду важнейших направлений, в том числе по качеству, обновлению, цене продукции и т.п. в связи с этим необходима четкая постановка цели и аргументация кадровой политики предприятия с учетом внешних и внутренних факторов воздействия.

Система эффективной кадровой политики сегодня, прежде всего, должна поддерживать сильную и адаптивную корпоративную культуру, стимулирующую атмосферу взаимной ответственности наемного работника и работодателя, стремление всех работников компании сделать ее “лучшей компанией” за счет поддержки инициативы на всех уровнях организации, постоянных технических и организационных нововведений, открытого обсуждения проблем.

Кроме того система кадрового менеджмента должна содержать относительно хорошо развитую систему адаптации к внешнему и внутреннему рынку труда (индивидуальное планирование карьеры, подготовка и переподготовка персонала, стимулирование профессионального роста и ротации кадров);

• поддерживать довольно высокий уровень участия отдельных работников и рабочих групп в разработке и принятии управленческих решений, касающихся их повседневной работы;

• применять практику делегирования полномочий подчиненным;

• способствовать реализации разветвленной системы организационной коммуникации, обеспечивающей двух- и многосторонние вертикальные, горизонтальные и диагональные связи внутри организации.

Актуальными сегодня остается управление человеческими отношениями на основе совершенствования системы мотивации и стиль руководства.

Материальное стимулирование занимает господствующее положение в системе общей мотивации, т.к. является основным источником удовлетворения основных потребностей человека. Оплата труда - основная составляющая мотивации. Выбор оптимальной формы оплаты труда - это основная составляющая мотивации работников. Сложность проблемы в низкоэффективных традиционно действующих систем оплаты труда, основанных на гарантированных тарифных ставках и должностных окладах, многообразие различных видов премий, доплат и надбавок вызвали необходимость поиска новых вариантов организации заработной платы.

Важной проблемой создания нового механизма оплаты труда на российских предприятиях сегодня является формирование ее переменной части. Основная задача в этой области – формирование оплаты за качество выполнения функциональных обязанностей (или работы), а также за результаты деятельности подразделения, в котором работает данный работник и всего предприятия в целом. Основная функциональная нагрузка переменной части заработной платы состоит в стимулирующем дифференцированном характере важных для предприятия индивидуальных показателей (творчество, образование, научная деятельности и т.п.). В связи с тем, что премия зависит от эффекта перевыполнения тех или иных установленных нормативов, она должна выплачиваться из прибыли, носить адресный характер. Стимулирование за результаты деятельности подразделения и всего предприятия в целом должно осуществляться через приработок.

Мотивация позволяет решить такие задачи, как стабилизация коллектива, повышение результативности труда и заинтересованности в мобильности (прежде всего профессиональной), обеспечение систематического роста квалификации.

В формировании мотивации работников, повышении его самоотдачи в производственной деятельности особое место отводится социальной политике предприятия.

Социальная политика в управлении трудовым потенциалом предприятия представляет собой цели и мероприятия, связанные с предоставлением работникам дополнительных льгот, услуг и выплат социального характера.

Чем больше дополнительных льгот, услуг, выплат дополнительного характера, предоставляемых работникам, чем их сумма выше установленного законом размера, тем привлекательнее выглядит работа на таком предприятии, тем с меньшей охотой работник захочет терять эти льготы при увольнении. Независимо от того, являются ли услуги социального характера на предприятии жизненно необходимыми (обеспечение существования) или предлагаются только в интересах привлечения квалифицированного персонала (рынок рабочей силы), они создают заинтересованность работников в экономической деятельности предприятия (организации).

Социальное обеспечение работников, развитие их личностных качеств, сохранение здоровья является условием успеха предприятия (организации, фирмы).

Хочется отметить такие системные меры в области управления персоналом, как сокращение персонала, которые оказались сегодня уже весьма неэффективными. Такие меры были обусловлены, прежде всего, борьбой с кризисом и как вследствие, мотивированные лишь сокращением издержек в заработной плате.

В свою очередь здесь возникаю негативные дополнительные последствия – любое сокращение – это не только неприятный для обеих сторон разговор, требующих оплаченных временных затрат руководителя или специалиста службы персонала и психологической устойчивости к стрессам, но и дополнительные расходы, связанные с компенсационными выплатами и выплатами за неиспользованный отпуск, которые могут составлять значительную сумму.

По данным официальных исследований, руководители 22% организаций осознают, что уволили не тех, а в коллективах 70% предприятий отмечаются депрессивные настроения. Сотрудники, которые остались в компании после сокращение, не уверены в завтрашнем дне и могут начать поиск нового места работы. При этом возникает нежелательный отток квалифицированных кадров. Чтобы снизить уровень отложенной демотивации, некоторые компании проводят программы по удержанию квалифицированного персонала. Здесь особую важность приобретают нестандартные кадровые решения, в качестве таких решений могут быть, например, развитие внутренних коммуникаций с организаций обратной связи и программы вовлечения персонала.

Развитие внутренние коммуникации в немалой степени содействуют организации мероприятий по включению персонала в решение проблем компании, проведение массовых мероприятий – это не только спортивные мероприятия, но различные конкурсы, встречи по интересам, занятие благотворительностью и т д.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАК СИСТЕМА

Немаловажное значение в эффективности функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде.

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д. Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п.

В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе. Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации.

Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д. Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки

качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

-актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- целенаправленной;

-лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты); -коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов). Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования и т.д. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных. Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя. Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию. Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления.

Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Совершенствование информационного обеспечения приведет к следующим положительным результатам:

1) экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на

почту, на оформление договоров, на перераспределение сырья;

2) устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания;

3) нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами - АСУ "Кадры" - или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Информатизация менеджмента в современных условиях базирующаяся

на использовании вычислительной техники, что является многоаспектным процессом, включающим в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Оснащение специальным программным модулем позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

• значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

• обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

• заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

• в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Основными путями повышения качества информационного обеспечения управления персоналом предприятия, в дальнейшем являются:

• дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;

• повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;

• существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

• обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

• повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Одним из возможных направлений в отношении качественных изменений в управление персоналом сегодня может явиться внедрение на предприятии системы менеджмента качества, основанной на международных стандартах серии ISO9000:2000, в которую и могут быть успешно интегрированы существующие на предприятии системы управления человеческими ресурсами. А с повышением роли информации вообще и документированной информации, в частности, возникает потребность в единообразном согласованном управлении как традиционными документами на бумажных и других «аналоговых» носителях, так и все более широко распространяющимися электронными документами, просто возникает необходимость внедрения международных стандартов по управлению документами, в частности, «Системы менеджмента документов» (Management system for records - Fundamentals and vocabulary), - на основе стандарта ISO 15489-1 в целях повышения эффективности управления.