4.5. Система контроля за использованием денежных средств

Существующая система контроля за использованием денежных средств уже сегодня не вписывается в схему обеспечения источниками финансирования программ, построенных по вертикали.

В связи с этим создан институт Казначейства в лице Департамента «Казначейство ОАО «РЖД» с региональными центрами. Определены следующие задачи:

• организация, осуществление и контроль за исполнением утвержденного бюджета как по доходам, так и по расходами, управление средствами на счетах в банках;

• осуществление контроля за поступлением выручки на расчетный счет ОАО «РЖД»;

• осуществление расчетов по всем видам деятельности в рамках утвержденного бюджета, ведение взаимных расчетов в разрезе филиалов дорог, отделений железных дорог, предприятий, организаций и учреждений ОАО «РЖД», осуществление регулярной сверки расчетов;

• организация и осуществление в установленном порядке размещения на возвратной и платной основе временно свободных денежных ресурсов;

• размещение в установленном порядке ценных бумаг и привлечение в соответствии с бюджетом кредитов и займов на покрытие временных кассовых разрывов в ходе исполнения бюджета;

• проведение анализа, в том числе оперативного, финансового состояния кредитных организаций, с которыми взаимодействуют структурные подразделения акционерного общества;

• осуществление систематического, стандартизированного учета операций по поступлению и использованию денежных средств;

• осуществление сбора, обработки и передачи в установленные сроки информации о движении денежных средств;

• составление оперативных ежемесячных, квартальных, полугодовых и годовых отчетов о движении денежных средств;

• подготовка заключений по проектам договоров с юридическими и физическими лицами по вопросам, относящимся к компетенции Казначейства, и др.

Статус казначейства обязывает руководителя и других работников казначейства не исполнять распоряжения, приказы и другие формы указаний по акционерному обществу и его структурным подразделениям об осуществлении расходов, не предусмотренных бюджетом.

В состав организационной структуры контроля за целевым использованием денежных средств ОАО «РЖД» входят:

1. Подразделения Департамента:

1.1. Отдел контроля использования платежей.

Осуществляет согласование платежных поручений и реестров платежных поручений в рамках утвержденных платежных балансов следующих филиалов ОАО "РЖД":

- Росжелдорснаб;

- Рефсервис;

- Трансинформ;

- Федеральная пассажирская дирекция;

- Дирекция медицинских учреждений;

- Центральная станция связи;

- Дирекция оздоровительных учреждений;

- Административно-хозяйственное управление;

- Специализированный мостовой трест «Спецмостотрест»;

- и других на основании распоряжения Президента или Первого вицепрезидента ОАО «РЖД».

1.2. Отдел учета бюджетных обязательств.

Осуществляет согласование платежных поручений и реестров платежных поручений в рамках утвержденного центрального платежного баланса ОАО «РЖД».

1.3. Отдел анализа и оперативного учета исполнения бюджета.

Производит контроль и анализ исполнения платежных балансов железных дорог – филиалов ОАО «РЖД», их структурных подразделений и иных филиалов ОАО «РЖД», расположенных по месту нахождения Региональных центров.

3. Секторы Региональных центров на отделениях железных дорог (далее – Секторы).

Осуществляют согласование платежных поручений и реестров платежных поручений в рамках утвержденных платежных балансов отделений железных дорог – филиалов ОАО «РЖД» и иных филиалов, расположенных по месту нахождения Секторов.

Казначейство, как самостоятельное структурное подразделение, имеющее вертикальную организационную структуру должно находиться в непосредственном подчинении первого лица ОАО «РЖД» с возможностью возложения одновременно оперативного руководства его деятельностью на первого заместителя, курирующего финансовую сферу.

Для целей эффективного управления и контроля за финансовыми потоками в Казначействе производится и будет производиться консолидация учета доходов и расходов денежных средств и других финансовых инструментов, используемых в расчетах. Исполнение бюджета осуществляется казначейством в соответствии с процедурой движения денежных средств.

Консультантами аудиторско - консультационной группы «Развитие бизнес систем» предлагается следующая схема исполнения бюджета: процедура движения денежных средств.

Денежные средства за услуги поступают на счета по месту нахождения подразделений продаж (в настоящее время – ТехПД, Дирекции по обслуживанию пассажиров и т.д.) и ежедневно в конце дня перечисляются на расчетный счет ОАО «РЖД». С указанного расчетного счета Казначейством ОАО «РЖД» денежные средства направляются в соответствии с утвержденным бюджетом на нужды ОАО «РЖД» и его подразделений.

Процедура контроля за осуществлением платежей:

1. Для осуществления платежа в Казначейство поступают из соответствующих структурных подразделений заявки по установленной форме с приложением документов для обоснования платежа (договор, счет, счет-фактура, акт выполненных работ и др.).

2. Казначейство осуществляет проверку документов, соответствие заявленных платежей утвержденному бюджету, регистрацию заявок на осуществление платежей.

3. Утвержденные начальником казначейства заявки вносятся в Реестр, на основании которого формируется объем предстоящих платежей.

4. Объем предстоящих платежей согласовывается с курирующим руководителем ОАО «РЖД» или первым заместителем руководителя акционерного общества по финансам, исходя из наличия средств и приоритетности платежей. Аналогичные действия проводятся на следующих вертикальных уровнях подразделений ОАО «РЖД» в пределах соответствующих полномочий. Заявки по согласованным платежам передаются в соответствующие подразделения Казначейства для акцепта документов.

5. Департамент ОАО «РЖД» «Казначейство» в соответствии с бюджетом производит контроль расходования средств на горизонтальном уровне (уровень Акционерного общества) – общесетевые и иные платежи и финансирование по вертикали - на уровень филиалов (управлений дорог) ОАО «РЖД». Далее региональные центры ОАО «РЖД» «Казначейство на ________________________ дороге» аналогично производят контроль по горизонтали (уровень дорог) и вертикали – уровень отделений. На отделенческом уровне производится контроль средств в соответствии с полномочиями на данном уровне.

6. Копии заявок с отметкой о производственном платеже (номер, дата платежного документа и др.) возвращаются подразделению – заявителю платежа.

7. Выписка из банка с отметкой о производственном платеже с приложением первых экземпляров документов - обоснований платежа ежедневно передаются в бухгалтерию ОАО «РЖД» для учета. Аналогично – на соответствующих уровнях структурных подразделений.

8. В случае несоответствия заявленного платежа утвержденному бюджету или отсутствия необходимых документов заявка возвращается подразделению - заявителю платежа с указанием причины возврата.

9. Исполнение заявок на осуществление платежей прошлых периодов производится после утверждения в установочном порядке их перечня к дофинансированию с указанием источника финансирования и внесения соответствующих корректировок в бюджет текущего периода.

Процедура осуществления контроля за расходными операциями в ОАО «РЖД» действует на уровне центрального аппарата ОАО «РЖД», филиалов ОАО «РЖД» и их структурных подразделений.

Контроль за расходными операциями с расчетных счетов ОАО «РЖД», филиалов ОАО «РЖД» и их структурных подразделений осуществляется путем согласования руководством Департамента, Региональных центров, Секторов (далее – Казначейство) платежных поручений и реестра платежных поручений с расчетных счетов для финансирования текущей деятельности филиалов ОАО «РЖД» от 13 октября 2003 года №102.

Казначейство выборочно осуществляет (на основании плана работ или распоряжения руководства ОАО «РЖД») контроль расходных операций по текущим счетам структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», соответствие платежей лимиту по статьям платежного баланса структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД».

В Казначейство до 11-00 местного времени поступают из соответствующих филиалов ОАО «РЖД» и их структурных подразделений платежные поручения и реестры платежных поручений, в которых обязательно указывается получатель денежных средств, сумма платежа, финансовая позиция расхода в соответствии с платежным балансом, назначение платежа (за что производится оплата, по какому договору, счету-фактуре).

Работники Казначейства обязаны рассмотреть представленные документы до 13-00 местного времени, при отсутствии возражений согласовать платежные поручения и реестр платежных поручений и направить согласованный реестр платежных поручений в банк. Отправленные реестры должны быть согласованы в порядке, установленном дополнительным соглашением к договору банковского счета, с которого будут производиться расходные операции.

В исключительных случаях, на основании обращения начальника филиала ОАО «РЖД» на имя начальника Регионального центра с просьбой о согласовании платежей в пределах утвержденного квартального плана, разрешается проведение платежей сверх месячного платежного баланса, но в пределах утвержденного квартального платежного баланса, кроме статей платежного баланса «Заработная плата».

В случае целевого финансирования филиалов ОАО «РЖД» сверх утвержденного платежного баланса (от Департамента бухгалтерского и налогового учета, поступление из бюджетов согласно заключенным договорам и др.), казначейство осуществляет согласование платежей и контроль за целевым использованием денежных средств.

В случае превышения суммы платежей по налоговым декларациям над плановой суммой платежа, Казначейство имеет право согласовать платежи по налогам в федеральные и местные бюджеты, внебюджетные фонды при наличии налоговой декларации.

В исключительных случаях, на основании обращения начальника филиала ОАО «РЖД», платежи сверх утвержденного квартального платежного баланса разрешает только начальник департамента.

Казначейство отказывает в осуществлении платежа в случаях превышения лимита по статьям платежного баланса; несоответствия платежа договору или финансовой позиции платежного баланса или по иным обоснованным причинам.

В необходимых случаях, когда представленной информации недостаточно, начальник Казначейства обязан запросить дополнительную информацию обоснованности расходной операции, дополнительные документы, являющиеся основанием для платежа (договор, счет-фактура, акт выполненных работ и др.). Указанные платежи рассматриваются до окончания рабочего дня.

На основе данных отчета Казначейством разрабатываются рекомендации по исполнению бюджета акционерного общества, предложения по разработке бюджета на предстоящий период.

В целях обеспечения казначейского контроля за исполнением бюджета необходимо завершить процесс внедрения автоматизированной системы управления финансовыми ресурсами. Кроме того, совместно с обслуживающими банками и их филиалами проводятся следующие мероприятия:

• оформление доверенностей на уполномоченных работников казначейств на осуществление всех банковских операций;

• разработка единого кодификатора расходных статей бюджетов для ОАО «РЖД» для использования его в платежных документах в целях кодирования видов осуществляемых расходов;

• согласование формата и способа кодирования расходных статей в платежных документах с возможностями системы SAP R3 (ЕК АСУФР) и автоматизированной банковской системы (в целях автоматизации отчетности для казначейства).

Схема структуры управления Казначейства ОАО «РЖД» представлена на рис.2.