11.5. Организация бюджетного процесса Директор по бюджету и бюджетный комитет

Подготовка сводного бюджета требует усилий и участия представителей разных подразделений фирмы, составления многочисленных расчетов и обоснований, обобщения и согласования разных показателей. Поэтому во многих очень крупных компаниях для координации работы по составлению сводного бюджета назначают директора по бюджету и создают бюджетный комитет.

Директором по бюджету, как правило, является финансовый директор или контролер компании. Его главная задача состоит в конкретизации процедур бюджетирования и доведении их до исполнителей. С этой целью он обычно разрабатывает руководство по бюджетированию.

▓ Руководство по бюджетированию (Budget Manual) представляет собой документ, который определяет состав информации, необходимой для составления бюджетов, лиц, ответственных за сбор, обобщение и передачу этой информации, а также сроки выполнения соответствующих бюджетных процедур.

▓ Бюджетный комитет (Budget Committee) — это рабочий орган, который обеспечивает разработку и согласование бюджетов/ В состав этого комитета обычно входят представители высшего руководства (исполнительный директор, вице-президент и др.), производственных подразделений, отделов снабжения и сбыта, бухгалтерии и др.

Функции бюджетного комитета:

• выбор бюджетной политики;

• изучение бюджетных оценок, предоставленных руководителями подразде­лений;

• пересмотр бюджетных оценок (в случае необходимости);

• одобрение бюджетных оценок;

• анализ представленных бюджетов и подготовка рекомендаций.

Для согласования действий всех участников бюджетирования большое значение имеет график, который определяет сроки выполнения бюджетных процедур и ответственных лиц/

Бюджетный период

Важным элементом организации бюджетного процесса является выбор бюджетного периода и метода составления бюджета. Бюджетирование может осуществляться по периодам или на непрерывной основе.

▓ Бюджетный период (Budget Period) – это промежуток времени, для которого подготовлен и используется бюджет. Обычно бюджеты составляются с разбивкой на кварталы и месяцы.

▓ Бюджет периода составляется на конкретный период (обычно на один год). Руководство утверждает годовой бюджет, а затем дает возможность событиям идти своим чередом. Несмотря на то, что может возникнуть необходимость пересмотра бюджета, его подготовка выполняется один раз в финансовом году.

▓ Непрерывное бюджетирование (Continual Budgeting) – это система бюджетирования, согласно которой после завершения каждого бюджетного периода (обычно каждый месяц или квартал) этот период исключают из генерального бюджета с одновременным включением нового аналогичного бюджетного периода.

Непрерывный бюджет обновляется непрерывно, т.е. по прошествии одного месяца в бюджет всегда добавляется новый месяц, таким образом, чтобы обеспечить постоянное наличие бюджета на полный период. Непрерывные бюджеты также называют катящимися (rolling).

Сравним: Бюджетирование по периодам обычно отнимает меньше времени и усилий на подготовку бюджета и потому является менее дорогостоящим. Но с течением времени бюджетный период становится все более коротким и к концу финансового года план работы менеджеров ограничен, фактически, очень коротким сроком. С другой стороны, непрерывное бюджетирование гарантирует менеджерам постоянный бюджет на полный плановый период, что помогает им в принятии решений. Считается, что непрерывное бюджетирование обеспечивает осуществление планирования менеджерами на протяжении всего года, а не только один раз в год. Однако существует опасность того, что бюджетирование будет происходить механически, поскольку менеджеры не смогут ежемесячно выделять достаточно времени на тщательную оценку будущих перспектив откладывая выполнение своих повседневных задач.