Документация, необходимая для учета использования номерного фонда.

Кроме документов, которые передаются гостю, администратор заполняет документы внутреннего пользования. В автоматизированных гостиницах все эти документы формируются автоматически после внесения данных гостя при регистрации.

В гостиницах, где документация заполняется вручную, до сих пор основным документом учета использования номерного фонда является ведомость движения номерного фонда, представленная в Таблице 6.

Таблица 6. Ведомость движения номерного фонда.

Номер комнаты	Тариф	Время освобо- ждения Дата Час	Период оплаты	Время занятия Дата Час	Фамилия Имя	Индекс поселе- ния	Доп. места

 С этим документом работает дежурный администратор при поселении гостей, так как в нем отражены все свободные места и номера. В первой части таблицы записаны места, которые были свободны к 00.00 ч текущих суток, в другой части администратор записывает места, освобождающиеся в течение текущих суток. Ведомость начинает заполнять один дежурный администратор в 00.00 ч, а заканчивает другой администратор в 24.00 ч тех же суток.

Дежурный по этажу или заведующая секцией заполняют список проживающих на этаже (“шахматку”). Различные виды этого документа представлены Таблицами 7 и 8). По “шахматке” дежурная по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее проводить.

Таблица 7. Список проживающих на этаже (шахматка”), вариант 1

Список проживающих на этаже 2-19 января Дата заполнения 02.06.2005 г.
Номер комнаты	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
201	Шульц Бельгия Завтрак
202
203	Выезд
204
205
206
207	Баранов РФ
208
209
Дежурный администратор Ольгина А. П.

Таблица 8. Список проживающих на этаже (шахматка”), вариант 2

Список проживающих на этаже 2 Дата заполнения 02.10.2000 г. Дежурный администратор Синцева Е. П.
Номер комнаты	Тариф	Услуги	Заезд	Отъезд (предварительный)	Индекс поселения	Фамилия	Страна	Дата смены белья
201	500	Стирка	20.12 18.00	03.01 12.00	ИТ	Берг	Герм.	03.01
202	500
203	300	Побудка 5.00	28.12 16.00	02.01 6.00	ТП	Птицына	РФ
204	300	”
205	300
206	500
207	500		02.01 14.00	06.01 12.00	ТП	Баранов	РФ	05.01
208	300

В некоторых случаях в номер может быть поставлена дополнительное место (раздвижное кресло, диван, дополнительная кровать или раскладушка). Оплата дополнительного места производится в размере 80 % от основного места в стандартном номере и 100% в номере высшей категории. Предоставление дополнительной кровати – услуга, предоставляемая не во всех гостиницах. В гостиницах высокого класса есть номера с кроватями для детей или диваны в многокомнатных номерах. В процессе проживания может возникнуть необходимость перемены номера. Это происходит по просьбе гостя, если ему чем-то не понравился номер, или по служебной необходимости: неполадки оборудования, которые невозможно быстро устранить и т.п. При переводе гостя в другой номер следует оформить разрешение, сделать пометку в анкете и других документах о перемене номера. В том случае, если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счет на доплату, если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.