13. Координация деятельности на предприятиях скс и туризма

Функцией, обеспечивающей бесперебойность, непрерывность, согласованность действий всех звеньев предприятия является координация.

В небольших фирмах СКС и туризма координация осуществляется просто: сотрудники фирмы, находясь в постоянном общении, видят работу остальных, несогласованность быстро обнаруживается и исправляется. Необходимость в координации повышается, когда работа четко делится по горизонтали и по вертикали, как у крупных туроператоров.

Вертикальная координация предполагает контроль работы подчиненных.

Горизонтальная координация предполагает контакты сотрудников одного уровня. Если руководство не создаст механизмов координации, сотрудники не смогут выполнять работу вместе.

В качестве факторов усложнения координации выделяют:

• дифференциацию (специализацию);

• взаимозависимость отдельных лиц или работ;

• фактор неопределенности.

Специализация, с одной стороны, позволяет разделить труд между сотрудниками и выполнять ее более эффективно, с другой - усложняет координацию. Чем больше разделяется ответственность и труд между отдельными сотрудниками и подразделениями, тем больше усилий надо приложить, чтобы снова наладить сотрудничество между ними. Нарушение координации приводит к тому, что сотрудники различных отделов, не получая информации о работе друг друга, действуют обособленно. Например, сотрудники финансового отдела в связи с финансовым кризисом стремятся сократить расходы, а сотрудники отдела маркетинга, настаивают на сохранении затрат на рекламу.

Деятельность турфирмы предполагает зависимость работы сотрудников друг от друга. Выделяют несколько типов взаимозависимости:

• последовательная (например, заселение гостя в номер отеля включает несколько последовательных этапов работы различных служб);

• всеобщая, при этом все элементы тесно взаимосвязаны (например, повышение конкурентоспособности фирмы в целом).

Фактор неопределенности также приводит к усложнению координации, все службы для минимизации риска должны постоянно координировать свою деятельность со всеми участниками.

Таким образом, если предприятие имеет большое количество видов деятельности, требующих различных специалистов, выполняет работы и процессы, связанные с привлечением большого количества сотрудников различных служб, находится в условиях повышенной неопределенности среды, то для эффективного функционирования предприятии оно должно больше усилий направлять на координацию деятельности ее отделов и сотрудников. Выделяют следующие способы, которые позволяют повысить координацию на предприятиях СКС и туризма.

• стандартизация рабочих процессов предполагает программирование содержания труда (т.е. менеджер по продажам в турагентстве, несмотря на уникальность каждого тура, знает, как и что должен делать);

• стандартизация продукта, например, повар при приготовлении блюда будет четко следовать рецептуре;

• стандартизация навыков и знаний означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Например, когда начальник отдела маркетинга встречается с сотрудником отдела, им не нужно долго вникать в суть дела, благодаря базовому образованию каждый знает точно, что он ждет от другого.

• стандартизация норм, предполагает, что все работники фирмы разделяют набор убеждений, на основе которых и осуществляется координация.

Координация также может осуществляться путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями отделов и подразделений, согласования рабочих планов и графиков. Необходимо помнить, что координация должна охватывать не только формальные, но и неформальные группы на предприятии. Для выполнения функции координации необходимо создание эффективной системы обратной связи. Система обратной связи позволяет выявить непредвиденные проблемы и скорректировать линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от выбранного пути.

Эффективная реализация функции координации невозможна без создания оптимальной организационной структуры управления, без применения комплексных информационных систем, без которых невозможен современный туризм и гостиничный бизнес, совершенствования методов управления коллективом.