Контроль выполнения работ, учет трудозатрат по проекту

Контроль выполнения работ – это сравнение фактического результата выполняемой работ с требуемым. Контроль может осуществляться как в конце, так и в течение выполнения работы.

Основная цель контроля – это раннее обнаружение отклонений создаваемого результата от требований и его корректировка. Наиболее частые причины появления отклонений результата работ – это неточная постановка задачи, неучет фактической квалификации специалиста, его профессиональных и личностных особенностей.

Учет трудозатрат по проекту – это регистрация фактического времени, потраченного специалистами на выполнение работ. Учет трудозатрат осуществляется путем заполнения (как правило, еженедельного) специалистами таблиц (time sheets), в которых указывается выполняемая работа, дата, количество потраченных часов.

Управление командой проекта включает в себя контроль деятельности команды, обеспечение обратной связи, решение конфликтов и проблем, повышение эффективности выполнения работ.

Управление командой предполагает наличие таких навыков, как: общение, ведение переговоров, разрешение конфликтов, постановка задач, поиск компромиссных решений.

Наиболее частыми причинами неэффективного управления являются:

• отсутствие у руководителя или команды управления проектом профессиональных компетенций, навыков управления;

• стремление руководителя лично решать все возникающие проектные вопросы;

• недостаточное внимание личностным и психологическим особенностям специалистов;

• чрезмерное влияние внешних условий проекта (давление руководства, ограниченный бюджет, сжатые сроки и пр.);

РП должен быть готовым и уметь эффективно действовать даже в неблагоприятных проектных условиях.

Билет 13

В.1(Т). Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями, заинтересованные стороны

Наиболее частой причиной неверных решений, проблем, конфликтов в проекте является недостаток или неэффективность коммуникаций.

Управление коммуникациями – это определение такого порядка взаимодействия как внутри проектной команды, так вовне ее, который обеспечивал бы максимальную эффективность передачи необходимой информации, ее своевременность и достоверность.

Заинтересованные стороны (Stakeholders) – это все люди или организации, на которых оказывает влияние проект, или которые могут оказать влияние на проект. Заинтересованные стороны могут влиять на проект как положительно, так и отрицательно. Их влияние на проект зависит от их интересов, отношения к проекту, вовлеченности, степени влияния.Недостаточное внимание вопросам коммуникации и управлению ожиданиями заинтересованных сторон может привести к неуспеху проекта даже при условия его выполнения были объективно благоприятными.

Выбор способа коммуникации и их общие правила

Виды коммуникаций:

• внутри проекта, внутри организации, внешние (с заказчиком, подрядчиком и пр.)

• формальные (документы, отчеты), неформальные (обсуждения) и смешанные (эл.письма, презентации, переговоры)

• вертикальные и горизонтальные

• устные и письменные

Способ коммуникации выбирается в конкретной ситуации в зависимости от отношениями между сторонами, сообщаемой информации, решаемой задачи, устоявшихся правил, корпоративных или национальных особенностей, правил деловой этики.

Общие правила коммуникации:

• сторона несет ответственность за содержание и форму сообщения

• сообщение должно содержать минимум необходимой информации

• из сообщения должно быть понятно, кому, что, от кого и почему нужно

• любое сообщения составляется так, как если бы оно стало известно третьей стороне

Управление ожиданиями заинтересованных сторон – это регулярная коммуникация с заинтересованными сторонами с целью формирования у них положительного отношения к проекту и повышения вероятности его успеха.

Управление ожиданиями включает в себя:

• информирование о назначении, целях и перспективах проекта

• выявление интересов стороны и ее отношения к проекту

• выявление степени фактического влияния стороны на проект

• разъяснение преимуществ проекта для стороны

• выявление способа участия стороны в проекте и содействия его успеху

• информирование о текущем статусе исполнения проекта

• обсуждение возникших сложностей проекта, способов его решения и дальнейших шагов

Своевременное, квалифицированное и конструктивное обсуждение сложностей, неизбежно возникающих в любом проекте, позволяет не только решить их, но и усилить положительное отношение к проекту.

Отчеты об исполнении (о статусе) проекта проводятся с целью регулярного информирования вышестоящих заинтересованных сторон (как своей организации, так и заказчика) о ходе выполнения проекта.

Отчет об исполнении проекта включает в себя следующие сведения:

• текущий этап и выполняемые работы

• соответствие фактических показателей за выполненные работы плановым

• анализ отклонений показателей и действия по их корректировке

• возникшие сложности, проблемы и риски, способы их решения

• последующие работы и действия по управлению проектом

Основное назначение отчета об исполнении проекта – это информирование руководства о вероятности успеха проекта, достижении поставленных целей и задач. Отчет об исполнении проекта является средством привлечь руководство для решения проектных вопросов, скорректировать проектные решения с учетом интересов организации, заручиться поддержкой руководства в коммуникации с внешними организациями.

Билет 14

В.1(Т). Управление рисками проекта