12. (Пр.) Визначити основні функції керівника, як ведучого виробничої наради.

Нарада – це форма організації діяльності працівників одного або кількох підприємств, установ, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання, виконання чи прийняття рішення. До числа основних функцій керівника як ведучого наради відноситься: визначення проблеми, мети та порядку роботи; розробка графіку витрат часу на кожну із фаз наради і контроль за його виконанням; складання проекту ймовірних рішень; ведення постійного спостереження за ходом дискусії; забезпечення робочої, і в той же час, вільної обстановки; спрямування обговорення в потрібному напрямку; слідкувати за тим, що предметом дискусії були тільки окреслені проблеми; стимулювання активності присутніх, використання в необхідних випадках методу опитування; створення в необхідних випадках психологічної розрядки; контроль за паузами під час обговорення; підтримання необхідного ритму нарад; оцінка запропонованих варіантів рішень і їх аргументація; підведення підсумків роботи у відповідності з поставленими завданнями; здійснення контролю за виконанням прийнятих рішень. Тон ведення наради має бути доброзичливим, коректним, і в той же час енергійним і досить твердим.

19(Пр). Визначити склад документів, що входять до власного архіву керівника

Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління.

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становить його власний архів (цей термін умовний. Слід підкреслити, що тут під власним архівом розуміють зібрання документів, що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника і не належать до архівного фонду підприємства).

До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:

* копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);

* копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);

* підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;

* примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;

* особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;

* різні публікації і матеріали до них;

* відбитки друкованих видань;

* витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

* документи творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

* власне листування;

* відгуки, рецензії, висновки тощо;

* робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

* проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;

* запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.