45. Вимоги до секретаря. Якості необхідні секретарю.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги і якості: 1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати на двох мовах, а бажано на трьох, стенографувати, виконувати усі ділові операції (реєстрація, контроль, складання і оформлення документів, формування справ, розробка номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів, які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці. 2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен вміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління. 3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати на себе відповідальність за їхню реалізацію. 4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен вміти у необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних настанов керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні межі: неприпустима підміна керівника секретарем. 5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність. 6. Комунікабельність. Вміння спілкуватися, тактовно вступати у контакт, розуміти присутніх і викликати їхню підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу. 7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, вміння зберігати службові і особисті таємниці, чуйність.

46. Функції та техніка робочих операцій секретаря на допомогу організації праці менеджера

Секретар — одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа. Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря. Основу вимог до організації секретарської діяльності складають повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використання праці і часу працівників, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально-бюрократичних елементів у праці.Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:• здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника;• виконання функцій тільки секретаря керівника. Між цими типами секретарської діяльності немає принципової відмінності. Проте завдання і коло обов'язків секретаря-універсала у підприємстві значно відрізняються від завдань і обов'язків секретаря, покликаного обслуговувати тільки керівника.У зв'язку з цим, перед секретарем керівника поставлено такі завдання:• всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій; поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника;• підвищення професійно-ділової кваліфікації та авторитету керівника і очолюваних ним колективів.

Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об'єднати в такі групи:• робота з документами;• контроль за станом робочого місця керівника;• організація зв'язку керівника;• організація приймання відвідувачів;• участь у підготовці і проведенні нарад;• організація робочого часу керівника;•підготовка і оформлення відряджень керівника;• оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника;• виконання особистих доручень керівника; підтримування робочих контактів з підлеглими;• дії в екстрених випадках.