37. Техніка контактів з підлеглими

У діяльності керівника найбільше значення мають контакти з підлеглими, їхня ефективність багато в чому визначається станом відносин між керівником і підлеглими. Ці відносини грунтуються на таких принципах, дотримання яких полегшує контакти керівника, знижує рівень протистояння адміністратора і виконавця, створює передумови для об’єктивної оцінки діяльності працівника і її результатів: 1.Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах. 2.Кожен працівник підлеглий одній особі, тобто своєму безпосередньому керівникові; передавання розпоряджень без відома керівника не допускається. 3.Кожне завдання містить вказівку про те, хто його виконує, хто за нього відповідає, що і за який час повинно бути зроблено, яким має бути результат. 4.Цілі організації, досягненню яких сприяє своєю працею виконавець, вищі за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника. Зазначені принципи є основними. Разом з тим є безліч рекомендацій, які дають змогу за умови дотримання їх підвищити ефективність взаємодії з підлеглим, посилити вплив керівника. Спілкуючись з підлеглими, слід мати на увазі, що їх з погляду сприйняття інформації, яка надходить від керівника, поділяють на три групи: - активні - виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь у їх досягненні; -пасивні - байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації; - резистентні - чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи організацію, не намагаються брати участь у її справах. Діапазон впливу на підлеглих великий. Можна виділити, наприклад, серед них такі: переконання (порада, рекомендація); спонукання (прохання, пропозиція); примушування (наказ).

38.Робота менеджера з документами, контроль за станом документаційного забезпечення управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління:

Об’єкт контролю: наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління(метод: Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції.); Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства(метод: Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.); Наявність і використання бланків, якість оформлення документів(метод: Перевірка оформлення основних видів документів.); Оперативність документообігу (метод: Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів.); Наявність і використання карткової системи реєстрації документів (метод: Перевірка картотеки); Додержання виконавської дисципліни(метод: Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.); Наявність і використання номенклатури справ(метод: Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення); Організація зберігання документів(метод: Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб); Обсяг документообігу(метод: Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу); Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян(метод: Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів); Підготовка і передавання справ у відомчий архів(метод: Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів); Нормування праці персоналу, зайнятого документацій ним обслуговуванням (метод: Наявність норм часу і перевірка їх виконання); Підвищення кваліфікації діловодного персоналу(метод: Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах)

За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих документів.