5. Організація роботи служб документаційного забезпечення управління в митній службі

У системі митної служби загальні правила документування управлінської діяльності, регламентація порядку роботи з докумен­тами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву встановлено Інструкцією з діловодства в митній службі України, затвердженою наказом Держмитслужби від 28.12.2002 р. №747 ( зі змінами та доповненнями).

Здійснення діловодства в митних органах покладається:

• у центральному апараті Держмитслужби України - на Управління справами;

• в органах митної служби - на загальні відділи, групи доку-ментаційного забезпечення.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники органів. Робота діловодної служби регламентується по­ложенням про неї, яке розробляється на основі положення про ор­ган митної служби та інструкції з діловодства в митній службі і за­тверджується наказом органу митної служби.

Діяльність працівників діловодної служби регламентується по­садовими інструкціями, котрі розробляються керівником діловод­ної служби.

Основні завдання діловодної служби:

• установлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки;

• автоматизація технологій роботи з документами;

• зменшення обсягів документообігу.

6. Діловодство за зверненнями громадян у митній службі

ВИДИ ЗВЕРНЕНЬ. ВИМОГИ ДО ЇХ РОЗГЛЯДУ

Розгляд письмових звернень і особистий прийом громадян - це важлива ділянка в роботі Державної митної служби України та її органів, оскільки є засобом здобуття інформації про недоліки в дія­льності цих органів, формою зміцнення й розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим механізмом розвитку й удосконалення митної справи в Україні. Для належної організації та подальшого вдосконалення цієї роботи розроблено Порядок роз­гляду звернень громадян у Держмитслужбі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях, затвер­джений наказом Держмитслужби України від 10.08.2004 р. № 584.

Діловодство щодо звернень громадян у митній службі здійсню­ється окремо від інших видів діловодства й покладається на спеці­ально призначених для цього посадових осіб або підрозділ органу митної служби.

У роботі з письмовими й усними зверненнями громадян потрі­бно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний їх розгляд.

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скар­ги.

Звернення громадян, котрі надходять до органів митної служ­би, підлягають обов'язковій класифікації за видами.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, в якому ви­словлюються побажання, рекомендація, що стосуються органів державної влади та місцевого самоврядування, депутатів усіх рів­нів, посадових осіб.

Заява (клопотання) - звернення громадян задля реалізації за­кріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інте­ресів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліків у діяльності підприємств, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також висловлення думок з покращання їх діяльності.

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за собою відповідного статусу, прав чи свобод.

Скарга - звернення з вимогою поновлення прав та законних ін­тересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підпри­ємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Звернення може бути подане особисто як окремою особою (ін­дивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслане поштою.

Письмове звернення без зазначення місця проживання автора, не підписане ним, а також таке, з якого неможливо встановити ав­торство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Рішення про визнання зверненням анонімним приймає в Держмитслужбі Украї­ни начальник Управління справами або посадова особа, яка його заміщує, за поданням начальника відділу документального забез­печення Управління справами, в інших органах митної служби -начальник загального відділу (канцелярії) за поданням працівника, який веде діловодство за зверненнями громадян.

Усі звернення громадян, котрі надійшли поштою або подані на особистому прийомі, мають прийматися, попередньо розглядатися й централізовано реєструватися в день їх надходження.

Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками органів митної служби або їх заступниками відповідно до повноважень.

Щодо кожного звернення, не пізніше ніж у п'ятиденний строк із дня отримання має бути прийняте одне з таких рішень:

1. прийняти до провадження;

1. передати на вирішення в підвідомчий орган митної служби (з одночасним повідомленням заявника);

2. надіслати за належністю до іншого відомства (якщо питан­ня, порушені у зверненні, не входять до компетенції митної служ­би, про що одночасно повідомляється заявнику);

3. залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у ст. 8 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення розглядаються й щодо них приймаються рішення в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, котрі не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у звер­ненні, не може перевищувати 45 днів.

Особистий прийом громадян проводиться в усіх органах мит­ної служби керівниками й посадовими особами, які мають прийма­ти рішення з відповідних питань. Особистий прийом проводиться регулярно, з чітким дотриманням графіка, в установлені дні й го­дини, у зручний для громадян час.

Особистий прийом громадян керівництвом Держмитслужби проводиться за місцем проживання громадян з організацією виїз­них " днів-приймалень ".

У митній службі систематично проводиться аналіз та уза­гальнення звернень громадян, за результатами яких складається аналітична довідка. Результати аналізу звернень громадян викорис­товуються при перевірках роботи органів митної служби і є пред­метом розгляду на колегії Держмитслужби та оперативних нарадах керівників.

Особливого значення в цій роботі набуває контроль з боку ке­рівників за роботою зі зверненнями громадян: увага звертається на об'єктивність перевірки фактів, котрі зазначені у зверненнях, за­конність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, на повноту розгляду порушених питань, своєчасність надання відповідей заяв­никам.

Питання для самоконтролю:

1. Визначте поняття і значення документаційного забезпечен­ня управління в митній службі.

2. Розкрийте сутність документування управлінської діяльно­сті в митній службі.

3. Охарактеризуйте організаційно-розпорядчу (управлінську) документацію в митній службі.

4. Розкрийте сутність і зміст документообігу в митній службі.

5. Якою є організація роботи служб документаційного забез­печення управління в митній службі?

6. Розкрийте сутність і зміст діловодства за зверненнями гро­мадян у митній службі.