2. Документування управлінської діяльності в митній службі

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановле­ними правилами.

Документування управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв'язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими форма­ми документів; традиційні форми документів поступово оновлю­ють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечи­ти на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення докумен­тів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Пра­вильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інфо­рмації; достовірності інформації; своєчасності її подання.

Форми управління тісно пов'язані з видами документів, напри­клад: облік - з написанням різних звітів; планування - зі складан­ням планів; інструктування - з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво - з виданням наказів.

Управлінська документація в митній службі за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з орга­нізацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлін­ських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в органі­заційній роботі будь-якої установи.

Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зро­сли обсяги інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців.

У митній службі визначається конкретний комплекс докумен­тів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність у митній службі передбачає видання (створення) розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями про органи митної служби. З питань, що ста­новлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відом­ств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

3. Організаційно-розпорядча (управлінська) документація в митній службі

Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій га­лузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпо­ширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі скла­данням, оформленням та обробкою яких стикається кожен праців­ник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністратив­них та організаційних питань, а також питань управління, взаємо­дії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підпри­ємств, організацій, посадових осіб.

Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводить­ся мати справу будь-якому керівнику.

Організаційно-розпорядча документація поділяється на три ос­новні групи документів:

1. організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

1. розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);

2. довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефоно­грами, доповідні й службові записки, протоколи тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих до­кументів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються струк­тури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та за­твердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетен­цію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяль­ності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов 'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).

Організаційні документи містять положення, обов 'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слу­гують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціона­льний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівника­ми.

Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій уста­нові необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні доку­менти розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.

Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.

Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу.

Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі ор­гани державної влади.

Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділя­ти так:

• положення про структурні підрозділи;

• положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.

Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулю­ють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та ін ші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.

Посадова інструкція - це правовий акт, який видається органі­зацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробля­ються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхід­ності для працівників розробляються також робочі інструкції.

Посадові інструкції є засобом управління і виконують: органі­заційну; регламентуючу; регулюючу функції.

Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначен­ням посадових окладів.

Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і на­зви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадови­ми окладами.

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.

Підстави для видання розпорядчих документів у митній служ­бі:

• Конституція та закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• укази й розпорядження Президента України;

• постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

• накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

• провадження органом митної служби виконавчої та розпо­рядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

• потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.

Розпорядчі документи в органі митної служби видаються на підставі:

1. Розпорядчих документів органів митної служби вищого рів­ня, які повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

2. -Колегіального прийняття рішення під час проведення зборів, засідань, нарад, що фіксується у протоколах. Рішення колегії Дер-жмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби і доводяться до виконавців шляхом їх розсилання.

3. Оперативного обміну інформацією за допомогою листуван­ня. Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими гро­мадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інфо­рмацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби.

У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

1. накази з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвер­дження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності);

2. кадрові накази (з питань призначення на посаду, переміщен­ня, звільнення з посади; нагородження працівників або заохочення, застосування стягнень чи заходів дисциплінарного впливу, про на­дання відпусток);

1. накази про відрядження.

Детально структура, вимоги до викладення та оформлення на­казів Державної митної служби України викладені у Регламенті планування нормотворчої діяльності, підготовки й розгляду право­вих актів, що розробляються або узгоджуються державною митною службою України, затвердженому наказом Державної митної слу­жби України від 04.09.2002 р. № 481.

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Більшість документів, які використовуються в управлінні, ма­ють довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інфор­мують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міс­титься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управ­лінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності органі­зацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, міст, як правило, присвячується одному питанню.

Існують дві групи службових листів:

• такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, лис-ти-вимоги;

• такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвер­дження тих чи інших фактів або подій.

Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юри­дичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовні­шні довідки реєструються в журналах вихідної документації.

Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов 'язковій реєстрації.

В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

• інформація керівництву про складні ситуації, важливі фак­ти, що мали місце;

• повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;

повідомлення про перенесення термінів, дострокове завер­шення чи припинення роботи Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.

За призначенням службові записки поділяються так:

• супровідні (додаються до планів, звітів);

• ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійсню­ється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інфор­маційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь.

Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм похо­дженням службовими документами, то їх можна називати службо­вими записками. Службові записки, адресовані керівництву органу митної служби, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступ­ника керівника органу, який курирує діяльність структурного під­розділу згідно з розподілом обов 'язків.