4.5.Создание формы для ввода данных

Порядок работы:

1. В окне БД (рис. 2) выберите вкладку Формы.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В диалоговом окне “Новая форма” выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

4. Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм.

5. Выберите все поля из таблицы “Список” и все поля - из таблицы “Личные данные”. Для этого выберите имя таблицы “Список” в поле Таблицы и запросы. В результате появляется список полей в окне “Доступные поля”. Щелкните по кнопке , которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы “Личные данные” в поле Таблицы и запросы и вновь щелкните по кнопке .

6. Щелкните по кнопке Далее.

7. Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

8. Щелкните по кнопке Далее.

9. Выберите требуемый стиль, например, Стандартный (Обычный). Щелкните по кнопке Далее.

10. Задайте имя формы Личные данные. Щелкните по кнопке Гото­во. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значе­ния будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений - в одну таблицу, часть - в другую).

Заполните таблицы данными, используя форму (рис. 8)

Замечание1. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей Тab, Enter или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Поля Код и Код Студента заполняются автома­тически и значения кодов должны быть одинаковыми, в противном случае новую запись добавить будет невозможно. Если коды не совпадают, то необходимо проделать следующие действия:

• откройте таблицу “Список”;

• выделите все записи. Выполните команду Правка – Удалить записи или нажмите клавишу Delete и щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. Закройте таблицу, сохранив её.

• Что бы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис – Служебные программы – Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Проделайте те же операции с таблицей “Личные данные”. Затем повторите ввод данных в форму.

Рис. 8
В случае присутствия в БД нескольких групп их номера могут быть выбраны из предложенного списка. Порядок работы:

1. Заполните формы не менее чем на семерых студентов.

2. Сохраните введенные данные и закройте форму.

3. В окне БД (рис. 2) выберите вкладку Таблицы.

4. Откройте таблицу “Cписок” (кнопка ). Убедитесь, что в таблице появились новые записи. Закройте таблицу.

5. Откройте таблицу “Личные дела”. Убедитесь, что в таблице появились новые записи. Закройте таблицу.

4.6. Создание запросов и отчетов

4.6.1. Общие сведения

Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса обычно выводится в виде таблицы с временным набором данных (динамический набор), все записи, которой удовлетворяют заданным условиям.

Результат запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в вашей базе данных (и, следовательно, не занимает места на жестком диске); он создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии. Запрос всегда выдает вам соответствующую таблице информацию на момент его выполнения.

С помощью Access могут быть созданы следующие основные типы запросов:

• Запрос-выборка - задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах. При создании макета запроса (т.е. производная таблица) в общем случае необходимо выполнить четыре базовых операции:

1. указать системе, какие поля и из каких таблиц, мы хотим включить в запрос;

2. описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений, существующих полей;

3. описать групповые операции над записями исходных таблиц;

4. указать условия отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволяет включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-то условию.

При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций.

В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL. Однако в реальности пользоваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи). А для обычных людей разработчики придумали упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example – запрос по образцу). Вам предлагают бланк QBE – некую модель, заготовку запроса, и на этом бланке, пользуясь определенными соглашениями, вы сообщаете системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения, значения и т.п. На основании заполненного вами бланка система сама создает соответствующую команду языка SQL и сама выполняет его.

• Запрос-изменение - изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

• Запрос с параметром - позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах применяются арифметические и логические выражения Элементы выражения могут быть связаны операторами: арифметическими: +, -, *, /, ^ ; сравнения: <, <=, >, >=, =, <>; логическими: AND, NOT, OR; LIKE – для использования логики замены в выражениях, IN - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; BETWEEN…AND – для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (OR). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (AND). Она истинна, когда истинна все входящие в список условия. Вычисляемое поле не хранится в самой базе данных, а создается в ходе формирования запроса для проведения вычислений над отдельными полями базы данных

Отчет – объект базы данных, основное назначение которого – описание и вывод на печать документов, созданных на основе хранящихся данных. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Рассмотрим создание различных запросов на примере базы данных “Гимнастика”.

1. Создайте структуру базы данных “Гимнастика”.

Структура базы данных:

Имя поля	Тип	Размер	Описание
Номер	Целый		Номер участника
Фамилия	Текстовый	30	Фамилия, имя
Страна	Текстовый	15	Название страны
Перекладина	Вещественный		Баллы за перекладину
Кольца	Вещественный		Баллы за кольца
Конь	Вещественный		Баллы за коня

Примечание: Для того, чтобы задать целый тип необходимо выбрать из списка (рис. 4) тип числовой, затем в закладке об-

щие выбираем размер поля – целое. Для текстового типа размер, количество допустимых символов (30 и 15) также задается в строке размер поля. Очевидно, что вещественный тип это, числовой тип с дробной частью. В этом случае выбирается подтип “одинарное с плавающей точкой” или “двойное с плавающей точкой”.

Одинарное с плавающей точкой – числа изменяются в диапазоне от 1,401298  10 ^-45 до 3,402823  10³⁸.

Двойное с плавающей точкой – числа изменяются в диапазоне от 4,94065645841247  10 ^-324 до 1,7976931348 6231  10 ³⁰⁸.

2. Заполните таблицу данными, приведенные в таблице базы данных “Гимнастика” и сохраните её.

Таблица базы данных “Гимнастика”.

№	фамилия	страна	пере кла дина	кольца	конь
302	Джон - Робсон	США	9.225	9.000	8.875
303	Сергей Леонидов	Россия	9.500	9.225	9.875
305	Андрей Чугайнов	Россия	9.225	9.775	9.995
301	Франсуа Пьолин	Франция	8.500	8.900	8.225
304	Андреас Щтольц	Германия	9.775	9.225	9.000
308	Олег Морозов	Украина	9.885	9.600	9.625
309	Фрэнк Джонсон	США	8.885	9.000	9.325
310	Грег Ли	США	9.500	9.500	9.225
307	Геннадий Овсиенко	Украина	9.975	9.000	9.225
306	Пьер Куэртен	Франция	9.925	9.500	9.500