3.4. Приложения Microsoft Office

Основное назначение программ Microsoft Office – автоматизировать офисную деятельность, деловые и управленческие операции предприятий и организаций любого профиля. И эта цель была успешно реализована: интегрированный пакет Microsoft Office представляет собой наиболее универсальную и распространенную прикладную программную среду для делопроизводства.

Сильными сторонами MS Office являются простота управления и комплексность. В Office имеется много разнообразных по своим возможностям программ с относительно простым, легко доступным интерфейсом пользователя. При этом сравнительно легко осуществляется импорт-экспорт данных из одной программы в другую. Не все программы Microsoft Office можно назвать самыми удачными решениями для своего класса программных продуктов. Но за счет комплексности, высокой степени интеграции, наконец, распространенности Office все приложения MS Office хорошо известны и применяются.

Имеются версии Microsoft Office для всех наиболее распространенных языков мира. Русская версия Office полностью адаптирована к потребностям русскоязычных пользователей, что еще более увеличивает популярность этого программного пакета среди отечественных потребителей. Очень немногие программные средства, созданные не в России, имеют настолько полную адаптацию: корректный перевод команд, полное справочное руководство, контроль правописания, поддержку шрифтов кириллицы.

Потенциальным конкурентом Microsoft Office является тоже многофункциональный и совершенно бесплатный пакет программ Open Office. Здесь есть:

• текстовый процессор Writer по своим возможностям не уступающий Word;

• табличный процессор Calc, аналог Excel;

• Impress – программа, аналогичная Power Point;

• ряд других программ, уже не являющихся аналогами Microsoft Office.

Несмотря на бесплатность, в России Open Office пока не смог серьезно потеснить продукцию Microsoft. Объясняется это тем, что все же возможности Microsoft Office все же выше, а цена не столь уж велика. Да и нелицензионные версии очень и очень распространены.

Microsoft Office в его классическом исполнении применим к компьютерам аппаратной платформы IBM с операционной системой Windows. На другой аппаратной платформе персональных компьютеров – Apple Macintosh также имеются программы Word, Excel и др., внешне неотличимые от Office под Windows. Но они адаптированы к аппаратуре и программному обеспечению корпорации Apple и для компьютеров IBM неприменимы.

Что касается ОС Linux, то там, как известно, имеется множество программ самого разнообразного назначения. Одних дистрибутивов операционных систем, работающих в среде Linux существует десятки. В том числе имеется множество офисных программ. Но наиболее распространенным является все тот же Open Office, у которого имеется много версий, разработанных и под Windows, и под Linux, и под Mac OS.

В настоящее время распространены программные пакеты Office 2007 и Office 2003. У этих версий отличаются пользовательские интерфейсы и несовместимы форматы данных. Последнее означает, что в Office 2003 нельзя просмотреть файлы, сохраненные в форматах Office 2007 (тексты в .docx, презентации в .pptx и пр.), хотя новая версия Office 2007 без проблем читает файлы Office 2003 (.doc, .ppt и др.).¹⁷

Несмотря на наличие более новой версии, до сих пор в России более распространенным является Office 2003. А это значит, что новая версия не имеет радикальных преимуществ, которые заставили бы пользователей в массовом порядке переучиваться, начав осваивать новый интерфейс.¹⁸

В число основных компонентов Microsoft Office входят следующие приложения.

1. Текстовый процессор Microsoft Word, предназначен для ввода, редактирования, сохранения в печатном и электронном виде документов различной сложности. Сейчас, по крайней мере в нашей стране, Word за счет очень широкого набора возможностей, удобства пользовательского интерфейса, полной адаптации к русскому языку является практически единственным средством подготовки текстовых документов в их офисном исполнении.

Все остальные текстовые редакторы, процессоры, издательские системы не являются сколько-нибудь заметными конкурентами MS Word в плане подготовки текстовой документации. Они либо имеют другие, специальные сферы применения, либо на практике уже не используются.

2. Табличный редактор Microsoft Excel – это мощный и достаточно простой в использовании пакет обработки электронных таблиц, на данный момент Excel является наиболее распространенным программным средством обработки таблиц.

С помощью таблиц Excel можно вести не только элементарные, но и достаточно сложные расчеты, с автоматической обработкой больших массивов текстовой, числовой, графической информации. Расчеты в Excel применяются для решения многих планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических и других задач. Программу Microsoft Excel можно также использовать в качестве несложной базы данных, из которой можно извлекать и группировать необходимые данные с помощью имеющихся в программе средств фильтрации и сортировки.

Имеется довольно много специальных программ с встроенными табличными редакторами: бухгалтерских, финансово-аналитических, автоматизированных рабочих мест (АРМ) и других. Все они имеют свои области применения. Но можно определенно утверждать, что только Excel в рядовом офисе применяется как универсальный табличный редактор.

3. Средство разработки и показа презентаций Microsoft Power Point. Это единственная в своем роде программа, позволяющая представить информацию в виде набора демонстрируемых по заданной программе слайдов, содержащих текст, графику, звук, с разнообразными анимационными и видеоэффектами. Презентации используются для сопровождения публичных выступлений, для рекламно-информационной демонстрации. Показ осуществляется на экране монитора или с использованием мультимедиа проектора.

По сравнению с профессиональными редакторами графики, анимации, звука Power Point обладает небольшими возможностями создания презентаций. К объектам можно применять только действия, имеющиеся в списке анимационных и аудио эффектов, ничего своего создать не получится. Но в Power Point, особенно в его последних версиях, можно демонстрировать на слайде широкую гамму мультимедиа эффектов, созданных другими средствами.

4. Система управления базой данных (СУБД) Microsoft Access, сочетает в себе мощность, гибкость и простоту в использовании. Благодаря этим достоинствам, а также своему наличию в MS Office, СУБД Access является самым доступным средством создания баз данных.

База данных – это организованная структура для хранения информации, в которой благодаря упорядоченности легко проводить поиск нужных данных по заданным критериям и выводить их в требуемой форме. СУБД позволяет создавать желаемую структуру базы данных, наполнять ее содержанием, а затем проводить поиск необходимых данных.

Если предметная область базы данных (то есть информация, которую следует упорядочить) отличается сложностью, то возможностей MS Access может и не хватить. Тогда используют более мощные СУБД, например программную среду Delphi.

5. Microsoft Publisher – издательская система. Компьютерные издательские системы готовят не офисный документ для распечатки на принтере, а оригинал-макет для массовой печати тиража, соответствующий полиграфическим стандартам. К тому же в них сняты многие неудобные ограничения, и можно подготовить макет высокого качества, с произвольным размещением текста и графики.

Microsoft Publisher не является издательской программой высокого уровня, по своим возможностям он уступает таким издательским пакетам, как QuarkXPress и Adobe InDesign. Его основные достоинства:

• наличие большого количества готовых шаблонов;

• принадлежность к Microsoft Office, что однозначно придает популярность.

Благодаря этому, Publisher находит свои области применения. Например, для создания красочной внутрифирменной продукции: брошюр, плакатов, информационных материалов и пр.

6. Microsoft Front Page – средство для создания Web-страниц. Отличается простотой создания и редактирования Web-страниц. Вместо набора программного кода в «Блокноте», для создания и редактирования интернет-материалов можно пользоваться знакомым интерфейсом Office.

Возможности этого Web-редактора следует оценить как средние. С одной стороны, имеются множество более примитивных редакторов, с другой - профессионалы обычно используют намного более развитый Adobe Dreamweaver. К тому же у Front Page есть серьезный недостаток: он генерирует очень большой HTML-код, в котором много лишнего. А это сказывается на скорости загрузки Web-страниц.

Но для создания несложных Web-страниц, когда пользователь не хочет осваивать новые программы, Front Page вполне подходит.

7. Microsoft Outlook . Это приложение нужно отличать от программы Outlook Express, которая предназначена для работы с электронной почтой. У Microsoft Outlook тоже имеются развитые средства работы с электронной почтой, но основное назначение другое. Microsoft Outlook – это организатор деловой жизни, электронный аналог записной книжки. Здесь по календарю можно планировать предстоящие встречи и прочие мероприятия, составить список контактов с широким набором сведений о людях и организациях, вести дневник событий, устанавливать связь не только по почте, но и другими средствами и пр.

Microsoft Outlook полезен секретарю, а также сотруднику, у которого много встреч и контактов. Сейчас без знания Outlook на секретарскую работу не берут.

В MicrosoftOfficeимеется и ряд других приложений различного назначения, в основном для управления бизнес-процессами. Имеются также готовые коллекции фотографий, рисунков, звуков, видеофрагментов и др. Для каждого приложенияOfficeразработаны внушительные наборы готовых шаблонов, которые можно произвольно заполнять содержанием.