3. Внутрішньомашинна інформаційна база ксбо

Внутрішньомашинна інформаційна база – частина інфор­маційної бази інформаційної системи, що являє собою сукуп­ність інформаційних файлів, які зберігаються в пам’яті ЕОМ та на магнітних носіях.

Внутрішньомашинна інформаційна база складається з інформаційних файлів, які можуть бути організовані у вигляді окремих незалежних локальних інформаційних файлів чи у вигляді бази даних, тобто інтегрованої сукупності пов’язаних між собою файлів, якими керує система управління базами даних (СУБД).

Файл – це ідентифікована сукупність логічно пов’язаних між собою даних, які містяться поза програмою у зовнішній пам’яті і доступні програмі за допомогою спеціальних операцій.

Є декілька підходів до організації внітрішньомашинного інформаційного забезпечення:

1. Пакетні системи обробки інформації (файлові).

2. Автоматизовані банки даних.

У пакетних системах обробки інформації дані організову­ються у вигляді не пов’язаних між собою локальних інформа­ційних файлів, які мають лінійну структуру і проектуються окремо для кожної задачі. Вони відрізняються простотою організації, але мають ряд недоліків:

• надлишковість даних;

• неузгодженість даних;

• залежність структур даних і прикладних програм.

Автоматизований банк даних (АБД) – це система інформа­ційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромад­ження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних.

АБД складається із бази даних (БД) і системи управління базою даних (СУБД). Система управління базою даних (СУБД) – це інтерфейс між користувачами і базою даних.

Усі дані, які зберігаються в БД, поділяються на фонд даних і архів даних.

Фонд даних – це активні дані, з якими постійно працюють прикладні програми, які зберігаються на вінчестері і перебувають безпосередньо під управлінням СУБД.

Архіви – це копії файлів БД, які зберігаються на магнітних стрічках, СД, гнучких магнітних дисках чи вінчестері іншої (резервної) ЕОМ. В архівах зберігаються неактивні дані, що вже відпрацювали, але які необхідно зберігати згідно із законодав­чими та нормативними актами досить тривалий час. В архівах також можуть зберігатись страхові копії файлів БД, які вико­ристовуються для відновлення БД на випадок її зруйнування через різні збої.

БД складається з даних та їх опису (метаданих). Метадані дають змогу реалізувати незалежність даних від прикладних програм. Метадані зберігаються у словнику даних (депозитарії) (СД) – базі даних про дані як особливий вид ресурсу.

Система управління базою даних (СУБД) – комплекс прог­рамних і мовних засобів загального та спеціального призначен­ня, необхідних для створення БД, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними і організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах чинної технології обробки даних. Крім БД і СУБД, до складу АБД входять мовні, технічні та організаційні засоби [30, С. 147-150].

Фонд даних КСБО включає в себе: довідники, списки, журнали документів, журнали операцій і журнали проводок.

Довідники та списки містять класифікатори об’єктів бухгал­терського обліку [1, С. 49-58]. Журнали документів – вхідну інформацію (інформаційні повідомлення).

В сучасних програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації первинних документів [8, С.181-185]:

1. Документи як доповнення до господарських операцій.

2. Документи як засіб формування записів масиву госпо­дарських операцій.

3. Документи як допоміжний інформаційний об’єкт.

4. Повна модель документообігу.

Суть першої моделі в тому, що документ трактується як вихідна форма, побудована автоматично або за запитом після введення даних про господарську операцію. При другій моделі первинна інформація вводиться в базу даних за визначеними макетами, документів на основі чого програма формує записи масиву господарських операцій. Після цього зв’язок документа з записами масиву операцій втрачається. При третій моделі існує можливість формування бухгалтерських записів шляхом контирування документів, які вводяться в БД. Момент введення документів у БД і момент їх відображення в обліку можуть не збігатися. Документи зберігаються в окремих реєстрах і можуть бути неодноразово відкориговані. В системах, заснованих на повній моделі документування, обслуговується система зв’язку між документами. Бухгалтерські проводки тут є вторинною інформацією [8, С. 181-185].

Під рухом документів у КСБО розуміють не фізичне перемі­щення електронних документів, так як всі вони зберігаються в БД, а передачу прав на їх використання з повідомленнями користувачів і контролем виконання.

Маршрути, за якими рухаються електронні документи в КСБО, можуть бути декількох типів [8, С. 215-216]:

• жорсткий;

• гнучкий;

• послідовний;

• паралельний.

Жорсткий маршрут має чітко визначених виконавців на кожному етапі незалежно від будь-яких умов. В ньому зафік­совані всі учасники документообігу та жоден з них не має права змінювати маршрут.

При гнучкому маршруті на кожному етапі визначаються групи виконавців та їх ролі. При відправці документа на наступний етап система запитує, хто з членів робочої групи повинен отримати його для подальшої обробки.

При послідовному маршруті документ послідовно перехо­дить з папки одного користувача в папку іншого. При порушенні встановленого контрольного строку він автоматично може: направлятись відправнику чи отримувачу документа; пропустити цей етап; повністю змінити маршрут. Документ може бути доступний тільки одному користувачу в певний момент і буде знаходитись тільки в папці цього користувача.

При паралельному маршруті документ може бути переданий для обробки одразу декільком працівникам. При цьому зада­ються вхідні та вихідні умови для переходу його на наступний рівень. Підтримується злиття шляхів документообігу, при якому документ обробляється одночасно на кожному відрізку шляху та результати змін видно в обох шляхах, але на затвердження він надходить тільки після повного проходження всіх етапів.

В КСБО можливо створювати наступні види вихідної інформації:

1. Регламентована звітність (фінансова, податкова, статис­тична, галузева).

2. Системні внутрішні звіти (оборотно-сальдова відомість, шахматна відомість, оборотні відомості за рахунками, журна­ли-ордери, картки рахунків, обороти за рахунками та інші вбудовані звіти).

3. Нестандартні звіти (про кількість запасів на складах, про заборгованість перед бюджетом, про залишки на банківських рахунках, про стан розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо).

В програмах бухгалтерського обліку є вмонтований гене­ратор звітів, проте для побудови звітів бухгалтеру необхідно користуватися мовою програмування, а не працювати в прос­тому діалоговому режимі.