2. Поняття і методи класифікації і кодування інформації

Засобами, які забезпечують взаємний обмін інформацією між людиною і ЕОМ, є класифікація і кодування інформації. Метою класифікації і кодування економічної інформації є переклад економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ, яку розуміє машина.

Класифікація – це поділ множини об’єктів на частини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами. Множина об’єктів поділяється на частини згідно з вибраними ознаками класифікації – властивостями або характеристиками об’єкта, за якими виконується класифікація. Множина об’єктів поділяється на частини – класифікаційні угрупування – частина об’єктів, які виділяються під час класифікації. Найпошире­нішими класифікаційними угрупуваннями є: клас, підклас, підгрупа, вид, підвид, тип.

Класифікація проводиться для упорядкування змісту і взає­мозв’язку економічних показників. Результати класифікації еко­номічної інформації підлягають кодуванню – створенню і прис­воєнню коду класифікаційному угрупуванню та об’єкту класифікації.

Код – знак або сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угрупування і об’єкта класифікації. Код може бути цифровий, буквений та змішаний. Для перевірки правиль­ності введення коду необхідно враховувати код може включати контрольне число – розрахункове число, яке використовується для перевірки правильності запису коду.

Матеріальним втілення класифікації і кодування є класи­фікатор – функціональний документ, що являє собою система­тизований перелік назв і кодів класифікаційних угрупувань або об’єктів класифікації. Класифікатор має вигляд, поданий у таблиці 6.

Таблиця 6. Класифікатор співробітників підприємства

Коди	Назви класифікаційних угруповань та об’єктів класифікації
01	Адміністрація
0101	Директор
0102	Головний бухгалтер
02	Склад
0201	Завскладом
0202	Комірник
03	Магазин
0301	Завмагазином
0302	Продавець

Класифікатори можуть створюватися системним або ло­кальним способом. За системним способом створення класифі­каторів враховуються вимоги різних рівнів управління (під­приємств, міністерств, відомств тощо), за локальним спосо­бом – вимоги у межах одного підприємства.

Прикладом системних класифікаторів є національні статис­тичні класифікатори України: класифікатор валют (КВ), класи­фікатор основних фондів (КОФ), класифікатор форм власності (КФВ) тощо.

Прикладами локальних класифікаторів є: класифікатор конт­рагентів, класифікатор ТМЦ, класифікатор співробітників тощо.

При розробці класифікаторів, рекомендується дотримуватися наступних принципів:

• зміст назв об’єктів класифікації має відповідати вимогам державних стандартів або інших регламентів;

• значність кодів повинна бути мінімальною в цілях еконо­мії часу на їх введення перевірку, обробку;

• класифікаційні ознаки мають бути єдиними для всієї множини об’єктів;

• кожний код має позначати лише один об’єкт класифікації і для кожного об’єкта призначається лише одне місце у кла­сифікаторі;

• система класифікації і кодування інформації має забезпе­чити необхідний резерв для новостворених об’єктів без зміни структури класифікатора;

• коди об’єктів, які вибули, не повинні бути присвоєні но­вим об’єктам;

• система кодів має бути єдиною для різних рівнів управ­ління;

• система кодування має передбачати виявлення програм­ним способом помилок при введені або записі кодів.

Метод класифікації – це спосіб створення системи класифі­каційних угрупувань. Розрізняють два основні методи класи­фікації:

1) ієрархічний;

2) фасетний.

Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об’єктів економічної інформації послідовно поділяється на угруповання першого рівня поділу, далі – на угруповання наступного рівня і т.д.

Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну дере­воподібну структуру.

При використанні ієрархічного методу класифікації необ­хідно дотримуватися наступних правил:

• на кожному рівні поділу повинна використовуватися ли­ше одна ознака класифікації;

• глибина класифікації у кожній гілці ієрархічного струк­тури може бути різною;

• здобуті на кожному рівні класифікації угруповання не повинні повторюватися;

• класифікації мають виконуватися так, аби сума частини становила множину, яку поділили.

Найбільш суттєвими питаннями при використанні ієрархіч­ного методу класифікації є вибір ознак класифікації та їх пос­лідовність. Недоліками ієрархічного методу класифікації є необхідність перерозподілу класифікаційних угруповань при зміні хоча б однієї ознаки класифікації. Тому в класифікаторах, побудованих за ієрархічним методом, мають передбачатися значні резервні ємності. Крім того, ієрархічний метод класи­фікації не дає змоги агрегувати об’єкти за будь-яким раніше не передбаченим довільним поєднанням ознак.

Фасетний метод класифікації передбачає незалежний поділ початкової множини об’єктів на класифікаційні угрупу­вання щоразу з використанням однієї з обраних ознак.

Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, що являє собою перелік значень даної ознаки класифікації. Нап­риклад, ознака класифікації контрагентів за галузями економіки передбачає: торгівельні підприємства, промислові підприємст­ва, сільськогосподарські підприємства, підприємства сфери послуг, ознака за характером відносин з підприємством: постачальники, покупці, інші дебітори, інші кредитори. Система класифікації може бути подана переліком незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації. Описання множини об’єктів економічної інформації відбувається в кож­ному випадку на основі задання фасетної формули, яка утво­рюється з послідовності ознак класифікації. Кількість фасетних формул визначається можливим поєднанням ознак. Для кожної фасетної формули може бути утворена ієрархічна класифікація, в якій на кожному рівні поділу, використовується одна ознака, що відповідає окремій фасеті, а послідовність ознак визначаєть­ся фасетною формулою.

Наприклад, розглянемо фасетну класифікацію контрагентів у разі використання двох ознак (фасет): за галузями економіки, за характером відносин з підприємством (табл. 7).

Таблиця 7. Фасети класифікаційних ознак контрагентів і їх значення

Назва ознаки	За галузями економіки	За характером відносин з підприємством
Значення ознаки	Торговельні підприємства	Постачальники
	Промислові підприємства	Покупці
	Сільськогосподарські підприємства	Інші дебітори
	Підприємства сфери послуг	Інші кредитори

З використанням цих двох ознак класифікації шляхом перес­тановки їх послідовності можна побудувати різні ієрархічні кла­сифікації з двома рівнями розподілу.

При застосуванні фасетного методу класифікації слід дотри­муватися наступних правил:

• ознаки, які використовуються в різних фасетах, не повин­ні повторюватися;

• відбираються і фіксуються лише істотні ознаки, які забез­печують вирішення конкретних економічних задач.

При створенні класифікаторів використовують наступні методи кодування інформації: порядковий, серійно-порядковий, послідовний, паралельний.

При використанні порядкового методу кодування інформації кожний об’єкт класифікованої множини кодується за допомо­гою поточного номера. Цей метод використовується при коду­ванні одноознакових, сталих і малозначних номенклатур, нап­риклад, статті витрат, види призначень платежів тощо. Поряд­ковий метод дуже простий, але у коді відсутня будь-яка інфор­мація про об’єкт. Наприклад, 01 – оплата за товар; 02 – пере­раховано до бюджету тощо.

Серійно-порядковий метод кодування характеризується тим, що первинна множина об’єктів поділяється на декілька частин згідно з деякою ознакою і для кодування об’єктів кожної части­ни призначається серія номерів (кодів). Об’єкти кодуються порядковим номером у межах відведених для них серій.

Цей метод кодування використовується для об’єктів, які мають дві ознаки. Наприклад, з 01 по 05 – джерела надходження коштів; з 06 по 10 – напрямки вибуття коштів.

При послідовному кодуванні код угрупування створюється на основі коду угруповання попереднього рівня додаванням до нього ще одного розряду (рис. 18).

Рис. 18. Схема формування кодів при послідовному методі кодування інформації

Тобто, код співробітника буде складатися із чотирьох знаків, де перший знак – код підприємства, в якому він працює; дру­гий – код виду діяльності підприємства; третій – код підрозділу певного виду діяльності підприємства; четвертий – код співро­бітника певного підрозділу певного виду діяльності підприємства.

При послідовному кодуванні код має велику інформатик­ність, але він громіздкий і має складну структуру.

Паралельний метод кодування характеризується тим, що структура коду відповідає фасетній формулі (рис. 19).

Рис. 19. Порядок формування кодів контрагентів при паралельному методі кодування інформації

Паралельний метод кодування дає багатоаспектну класифі­кацію. Недоліки цього методу в порівнянні з послідовним є менша інформативність і ємність.