2. Характеристика найбільш розповсюджених бухгалтерських програм

Комплекс АРМ “БЕСТ-4” [2; 9; 16] може використовува­тися:

• торговельними підприємствами (оптовими та роздрібними);

• промисловими підприємствами;

• підприємствами сфери послуг;

• бюджетними організаціями;

• страховими компаніями.

В програмі підтримується план рахунків комерційних під­приємств і бюджетних установ.

БЕСТ-4 – набір взаємопов’язаних модулів, кожний з яких може функціонувати як незалежно, так і у складі комплексу. Проте при всіх умовах необхідна наявність модулів налагод­ження і ведення головної книги.

Може використовуватися малими, середніми і великими підприємствами з числом щомісячних операцій в декілька десятків тисяч проводок.

Можливі дві конфігурації поставки:

1. Локальний варіант – на одному комп’ютері – при цьому немає обмежень щодо числа операцій (100 тис. і більше).

2. Мережевий варіант для однорангових мереж і мереж з виділеним сервером (2-3 до 20-30 робочих місць).

Розробник БЕСТ-4-АТ “Інтелект – Сервіс” (м. Москва). В комплекті з системою поставляється електронний ключ, який підключається між комп’ютером і принтером.

БЕСТ-4 забезпечує:

• організацію зберігання первинних бухгалтерських документів;

• багатовалютний облік;

• зв’язок оперативного і бухгалтерського обліку;

• розмежування доступу до інформації;

• налагоджуваність під потреби користувача;

• оперативний доступ до інформації;

• архівування інформації з можливим доступом до неї;

• організацію розрахункових процедур;

• систематизацію даних первинного обліку;

• цілісність бази даних.

Первинна інформація вводиться:

• в книгу обліку господарських операцій;

• на основі первинних документів;

• в облікові картки.

При введенні первинних документів можуть формуватися оперативні довідники. Розрізняють довідники – умовно постійні (формуються в спеціальних режимах) і оперативні (при введен­ні первинних документів).

Кількість іноземних валют не обмежена. Всі валюти (включаючи національну) повинні бути перераховані у довід­нику кодів валют. Будь-яка валюта може бути використана як національна (основна). Змінити код основної валюти при наявності зроблених проводок не можна.

Розмежування доступу на рівні окремих підсистем шляхом задання паролів доступу. При початковому налагодженні або в будь-який момент роботи з програмою можна задати пароль, який запитується щоразу при вході в підсистему.

В деяких модулях – захист кожного пункту меню або складу, каси, банківського рахунку.

Перед початком роботи треба налагодити систему під потреби користувача:

• глобальні параметри (основні рахунки, методи обліку за­пасів) – перед початком роботи або після закриття розрахунко­вого періоду;

• локальні параметри – (параметри документів, форм друку­вання) – в будь-який момент часу, але бажано перед початком роботи з системою.

Операційний доступ до інформації забезпечується за допомогою управління періодами.

Всі проводки і первинні документи по них зберігаються в актуальному вигляді протягом розрахункового періоду (вста­новлюється дата його початку). Користувач сам вибирає трива­лість розрахункового періоду, проте після його закриття операції модифікації не підлягають. Закриття розрахункового періоду проводиться в підсистемі “АРМ головного бухгалте­ра” – програма автоматично розраховує залишки на кінець періоду, перевіряє коректність системи обліку і переносить дані в архів. Термін зберігання документів у архіві – 5 років).

В підсистемі “Облік основних засобів”, “Облік заробітної плати” є – поняття активного періоду, який лежить в межах розрахункового і повинен закриватися помісячно.

Довідники параметрів моделей калькуляцій і моделей кальку­ляції – в них задаються формули для нарахування заробітної плати, зносу основних засобів, ПДВ і т.д., які можуть вико­ристовуватися багаторазово.

В підсистемі “АРМ головного бухгалтера” є генератор звітних форм, за допомогою якого можна створювати форми регістрів на основі книги обліку господарських операцій. Треба описати шаблон звіту і правила його заповнення – він попадає в реєстр звітних форм і може використовуватися багаторазово.

Цілісність бази даних підтримується шляхом:

• резервного копіювання даних в архів (не автоматично);

• відновлення індексних файлів бази даних (індексація бази даних – один раз за добу або після аварійного завершення).

Вся інформація записується в файли бази даних, піддирек­торії ДВАSE. Кожний файл бази даних має індексні файли, які забезпечують пошук інформації в даному файлі БД. Якщо вони зіпсовані, програма не може отримати достовірну інформацію про зміст БД, тому проводиться індексація.

Дані можна сортувати (F3), фільтрувати (F6), шукати записи за даними ознаками (F7). F1 – допомога; F2 – виклик довідника; F4 – введення нового запису; F5 – копіювання; F8 – виділення; F9 – друк; F10 – запис у регістр.

При видаленні з регістрів можливі такі способи:

1. Видалення веде до зміни статусу чи стану записів у іншому регістрі (картки);

2. Програма пропонує видалити пов’язані записи з інших регістрів (регістри обліку);

3. Видаляються всі пов’язані записи в інших регістрах авто­матично (документи).

Стандартна поставка БЕСТ-4 включає такі модулі:

1. Початкового налагодження.

2. АРМ головного бухгалтера.

3. Каса. Підзвітні особи.

4. Розрахункові і валютні рахунки в банку.

5. Облік матеріалів і МШП.

6. Управління закупками.

7. Облік товарів і готова продукція.

8. Управління продажем.

9. Торговельний зал.

10. Основні засоби і нематеріальні активи.

11. Облік заробітної плати.