13. Информационное обеспечение управления в строительстве.

Информация является средством коммуникации между людьми, занимающимися управленческой деятельностью, и объектами управления. Она включает совокупность сведений о состоянии объекта управления и внешней среды, в том числе рынка. Ее свойством является способность отражать события и явления, происходящие в ходе производственного процесса, поэтому информация является основой управления. Ее используют при подготовке, принятии и реализации решений. Только на основе сообщений о промежуточных и конечных результатах деятельности можно проверить эффективность решений.

Важнейшими свойствами информации являются комплексность, полнота и своевременность. Информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений. В настоящее время особое значение имеют достоверность, экономичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных. Информация может поступать в нефиксируемом (устном) и фиксируемом (документальном) виде.

Информация, используемая в управлении, классифицируется по направленности деятельности (организационная, экономическая, социальная), по месту в процессе управления (плановая, учетно-отчетная, статистическая), по стабильности (условно-постоянная и переменная), по последовательности обработки (первичная и вторичная).

Проектные и нормативные показатели составляют основу условно-постоянной информации. Проектные показатели содержатся в технических проектах и рабочих чертежах, сметной документации, проектах организации строительства (ПОС), производства работ (ППР) и организации работ (ПОР). Они определяют технико-экономические характеристики строящихся зданий и сооружений, порядок их строительства и ввода, сроки выполнения СМР и порядок их производства.

Нормативные показатели являются элементами нормативной документации, которая устанавливает правила, положения, требования и нормы, обязательные как при проектировании зданий и сооружений, так и при организации работы по их возведению. Основные задачи, решаемые с использованием нормативной документации: обеспечение надежности и долговечности зданий и сооружений; экономное использование ресурсов; создание безопасных условий труда и сбыта.

Исходя из решаемых задач, нормативная документация содержит два основных вида норм: проектно-технологические и затратные. К первому виду относятся: нормы проектирования, правила определения объемов работ и т. д. В состав затратных — нормативные показатели затрат труда, машинного времени, з/п, материалов и т. д. Затратные нормы разделяются на укрупненные отраслевые, сметные и производственные. Укрупненные используют при перспективном и текущем планировании, а также при разработке ПОС. Сметные — исчисляют на конкретный элемент или единицу измерения работ и являются усредненными. Производственные затратные нормы используются при оперативно-производственном планировании, учете деятельности предприятия, а также при разработке ППР.

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходом материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. Отчетно-распорядительная документация оформляется по единым требованиям и правилам.

По назначению выделяют документы:

• распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

• информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между организациями и потребителями продукции (заказчиками) и т. д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов и т. д.;

• отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов;

• претензионные — в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

• регламентирующие, предназначенные для установления режима работы.

Основными видами документов из перечисленных являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка, служебное письмо.

Текущее хранение документированной информации осуществляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использующих. При иерархическом построении автоматизированной информационной системы организуется централизованное хранение информации и выдача ее различным пользователям по каналам связи по мере надобности. В этом случае совокупность хранящихся данных получила название центрального банка данных (ЦБД). Хранение документации также осуществляется и на бумажном носителе в специальных папках.

В настоящее время в результате синтеза электронно-вычислительной техники и техники связи стало возможным создание технических объектов, в которых сети связи и ЭВМ образуют единую управленческую информационно-вычислительную систему (ИВС) высокой надежности. Эти системы позволяют обрабатывать информационные потоки с высокой эксплуатационной скоростью, оптимальным использованием ресурсов математического обеспечения и запоминающих устройств.

Управленческая ИВС представляет собой совокупность средств и методов, обеспечивающих процесс управления необходимой и достоверной информацией при своевременном ее поступлении. Система позволяет функционировать всем подсистемам объединения, так как обеспечивает получение информации от всех подразделений, накопление и хранение ее для использования в процессе принятия решений во всех подсистемах, а также выработку выходной информации, отражающей функционирование подразделений.

В управленческой ИВС задействованы три функциональных стадии обработки информации. На первой стадии осуществляется сбор первичных данных. На второй первичные данные проходят контроль с целью определения их достоверности, преобразовываются к виду, удобному для дальнейшего использования. При решении некоторых задач первичные данные , поступающие ежедневно, после проверки накапливаются в виде упорядоченного массива, а затем используются для решения задачи.

В результате обобщений, группировок и агрегирования на первых стадиях получается более краткая и целенаправленная информация, которая на третьей стадии выделяется для решения задач управления. Все стадии обработки информации должны быть ориентированы на человека или коллектив, которые принимают окончательное решение.