4. Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в ахд

Успех аналитической работы зависит, прежде всего, от правильности ее организации. Основными этапами экономического анализа являются:

Первый этап. Подготовка источников информации и проверка ее на доброкачественность. Проверка бывает технической, счетной и по существу.

При технической проверке выясняется полнота отчетных материалов; соответствие отчетности установленным формам; обеспечение сопоставимости отчетных и плановых данных; увязка отдельных показателей в различных формах отчетности и плановых заданий; своевременность и правильность отражения в учете и отчетности хозяйственных операций и т.п.

При счетной проверке определяется правильность арифметических подсчетов и итогов в формах отчетности; проверяются данные инвентаризации, проведенной в отчетном периоде, правильность списания расходов и затрат предприятия, обоснованность создания фондов и резервов, правильность определения финансовых результатов.

При проверке по существу определяют насколько тот или иной показатель соответствует действительности. С этой целью применяется логический и балансовый методы контроля. Он предполагает сопоставление фактических показателей с плановыми или нормативными значениями, с показателями за предыдущий период.

Балансовый контроль состоит в составлении баланса показателей для тех из них, которые имеют арифметическую зависимость. Например, составляют баланс рабочего времени одного рабочего.

Второй этап включает обработку и изучение анализируемых данных. Процесс обработки материалов включает:

• приведение показателей в сопоставимый вид. Для этого используется ряд приемов: нейтрализация ценностного фактора, приведение к однородной структуре содержания сравниваемых показателей и т.д.;

• упрощение цифровых данных. Основными способами упрощения являются: округление чисел, замена абсолютных величин относительными, исчисление средних величин, суммирование однородных чисел, группировка показателей.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Исходный момент этого этапа - общее ознакомление с содержанием подготовленных материалов. Оно позволяет выявить изменения в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которые произошли за отчетный период. Далее раскрываются взаимосвязь и взаимозависимость между показателями работы предприятия.

В последующем анализе осуществляются детализация факторов, оказавших влияние на изменение показателей работы. Выявляются положительные и отрицательные стороны работы предприятия. Вскрываются резервы, имеющиеся на предприятии, определяется их величина, намечаются пути их использования. Для этих целей используются различные способы и приемы АХД.

5. Документальное оформление результатов ахд

Обобщением и оформлением результатов анализа заканчивается аналитическая обработка собранных материалов. Систематизация и обобщение изучаемых материалов предполагает оценку деятельности предприятия, разработку и обоснование выводов и предложений по результатам анализа и принятие управленческих решений по ним. Эти выводы и предложения должны быть четкими, краткими, обеспечивающими улучшение работы предприятия, его структурных подразделений и полное использование внутренних резервов.

В выводах могут предусматриваться следующие мероприятия: совершенствование технологии и организации производства; внедрение новой техники и повышение уровня механизации и автоматизации; соблюдение режима экономии; улучшение структуры управления предприятием, организации учета и др.

Результаты анализа могут быть оформлены в виде объяснительной записки, справки или заключения.

Объяснительная записка составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Одним из существенных моментов содержания объяснительной записки, отличающих ее от справки и заключения, является общие вопросы - экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты деятельности по отдельным направлениям деятельности.

Результаты анализа в виде справки предназначены для внутрихозяйственного использования.

Если анализ проводится вышестоящими органами управления или органами контроля за деятельностью предприятия, то его результаты оформляются в виде заключения.

В отличие от объяснительной записки справка и заключение имеют более конкретное содержание, сосредоточены на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения.

Результаты анализа и разработанные мероприятия необходимо обсуждать на собраниях коллектива и его подразделений. Выполняться мероприятия должны на основе постановлений собраний, приказов руководства предприятия или вышестоящих организаций.

Результаты анализа могут быть выражены в двух формах: бестекстовый и текстовый. Бестекстовое оформление - отсутствует текст, а данные анализа сгруппированы в отдельные таблицы. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными, должны быть при этом наглядными и простыми для использования. Этот порядок оформления результатов анализа рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принять необходимые решения.

Текстовое оформление - цифровые данные поясняются текстом. Оно применяется при составлении объяснительных и докладных записок, а также в случаях, требующих разъяснений и доказательств в текстовой форме.