8.3 Процесс контроля

Деятельность организации требует, чтобы контроль был непрерывным процессом. Процесс контроля включает четыре этапа, на каждом из которых осуществляется конкретная (присущая этому этапу) совокупность действий.

На первом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать. На практике это различного рода стандарты и нормативы, соответствующие целям организации и заложенным в ее планах задачам. Стандарты представляют конкретные цели или показатели деятельности предприятия (организации), прогресс которых поддается измерению.

На втором этапе создается модель организации. В ней отражаются потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места, где контроль будет осуществляться («точки контроля»).

Третий этап заключается в «снятии» информации о реально достигнутых результатах и сопоставлении ее с существующими нормативами, что позволяет определить, имеются ли отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли прибегнуть к координирующим действиям. Это самый трудный и дорогостоящий этап процесса контроля.

Четвертый этап состоит в корректировке деятельности организации: пересмотре планов, перераспределении заданий, модификации целей, совершенствовании технологии и процесса управления. На данном этапе менеджер может выбрать одно из трех решений: ничего не предпринимать; устранить отклонения; пересмотреть (откорректировать) стандарт.

Таким образом, контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержать организацию на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий.

Контрольные вопросы:

1. Раскройте сущность контроля как функции менеджмента.

2. Опишите роль контроля в менеджменте.

3. Охарактеризуйте современные требования к контролю.

4. Перечислите основные виды контроля.

5. Дайте характеристику внешнего и внутреннего контроля.

6. Раскройте этапы процесса контроля. Какие из них являются наиболее сложными и почему?

Тема 9. Коммуникации в менеджменте

9.1 Сущность коммуникаций. Виды коммуникаций

Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, и потому коммуникации называют связующим процессом. Коммуникации необходимы при реализации любой из функций менеджмента. Являясь важнейшим условием принятия обоснованных решений, они играют огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

В процессе коммуникации (от лат. сommunication < communico – делаю общим, общаюсь) передающий информацию старается установить «общность» (понимание) с получающим информацию.

Коммуникация – это передача информации от одного субъекта к другому и понимание ее с помощью общих символов, причем субъектами могут выступать как отдельные личности, так и группы, и целые организации.

С позиций современного менеджмента, коммуникации в организации – это сложная многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и внешнее окружение.

Существуют следующие виды коммуникаций:

1) внешние коммуникации – коммуникации между организацией и ее внешней средой. Организации используют различные средства для коммуникаций со своим внешним окружением (реклама, социологические опросы, имидж организации и др.);

2) внутренние коммуникации – это информационные обмены, осуществляющиеся между элементами организации. Они в свою очередь делятся:

а) на межуровневые (вертикальные) коммуникации, которые происходят между уровнями руководства (два вида – коммуникации по нисходящей и восходящей);

б) горизонтальные коммуникации, связывающие равноправные элементы в организации. Этот вид коммуникаций в организации необходим для координации задач и действий подразделений и согласованного выполнения работы;

в) коммуникации «руководитель – подчиненный», составляющие абсолютное большинство информационных обменов в организации;

г) коммуникации «руководитель – рабочая группа», которые позволяют менеджеру значительно повысить эффективность действия группы;

д) неформальные коммуникации. Они связаны с распространением слухов в организации. Слухи – это следствие недостатка информации, и множество слухов в организации свидетельствует о неблагополучии и неэффективности системы коммуникаций. Особенности неформальных коммуникаций состоят в большой скорости передачи информации, значительном объеме аудитории, сравнительно меньшей достоверности передаваемых сообщений;

е) невербальные коммуникации – это информация, переданная без использования слов. К типам невербальных коммуникаций относят: движения (жесты, мимика, движения глаз); речь (качество голоса, грамотность, частота речи); использование среды (дистанция в общении; дизайн помещения, мебели, освещенность, шум); время (опоздания, ранний приход, культура времени).

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса, ими практически невозможно манипулировать.