2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

Требования к составлению и оформлению официальных доку­ментов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федера­ции. При этом важно учитывать, что служебная переписка внеш­неполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президен­та и Правительства Российской Федерации, Федерального Собра­ния Российской Федерации; ведомственная переписка с федераль­ными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и об­щественными организациями и учреждениями.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в ре­дакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

— состава реквизитов документов;

— оформления реквизитов документов;

— бланков и оформления документов;

— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Эти требования распространяются как на традиционное дело­производство, основанное на бумажных носителях, так и на орга­низацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает инфор­мационную совместимость автоматизированных баз данных в рам­ках всей системы делопроизводства и документационного обеспе­чения дипломатической службы.

Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обыч­ного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических до­кументов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.

В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следую­щие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изо­бражение Государственного Герба помещается на бланках распо­рядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:

Герб

Министерство иностранных дел

Герб

Посольство

Российской Федерации

Код формы документа. Проставляется только на унифицирован­ных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации. В этом реквизите указывается офи­циальное наименование организации, от которой исходит доку­мент: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.

Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наимено­вания министерства:

Министерство иностранных дел

Российской Федерации (МИД России)