- •Перечень лекций
- •15.2Предварительные программы. 112
- •Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- •15.2Предварительные программы. 116
- •1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- •1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- •3.2 Должностная инструкция секретарю
- •I. Общая часть
- •II. Обязанности (базовые)
- •III. Обязанности (дополнительны)
- •IV. Права
- •V. Ответственность
- •Золотые правила секретаря
- •Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- •4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- •4.2 Деловые и личные качества секретаря
- •4.3 Коммуникабельность
- •Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- •5.1 Методы обмена информацией
- •5.2 Технические средства электронного офиса
- •Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- •6.1 Документационное обеспечение
- •6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- •6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- •Документационное обеспечение.
- •Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- •7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- •7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- •7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- •7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- •7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- •Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- •Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- •9.1Правильная организация работы
- •9.2 Рациональное планирование времени и работы
- •9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- •Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- •9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- •9.5 Организация рабочего места секретаря
- •9.6 Рабочее место секретаря-референта
- •9.7 Цветовое решение и освещение
- •9.8 Озеленение
- •Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- •11.1 Заповеди секретаря
- •11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- •Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- •12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- •12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- •12.4 Требования к тексту документа
- •12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- •Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- •13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- •13.4 Внутренний документооборот
- •Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- •14.1 Архив документов
- •14.2 Архивное хранение документов
- •Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- •15.1 Организация поездкок руководителя
- •15.2Предварительные программы.
- •Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- •Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- •Командировочное удостоверение (Приложение)
- •Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- •17.1 Общение
- •17.2 Приемы делового спора
- •«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- •Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- •18.1 Классификация совещаний
- •18.2 Подготовка к совещанию
- •Лекция 19. Проведение совещания
- •19.1 Организация совещаний
- •19.1.1 Создание рабочей группы
- •19.1.2 Список участников
- •19.1.3 Оповещение участников совещания
- •Например:
- •19.1.4 Гостиницы
- •19.1.5 Транспорт
- •19.1.6 Культурная программа
- •19.1.7 Подготовка помещения
- •Лекция 20. Проведение совещания
- •20.1 Обслуживание совещаний
- •20.2 Документирование совещаний
- •20.3 Протокол
- •20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- •Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- •21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- •21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- •21.3 В обязанности работников входит:
- •21.5 Опасности, требующие внимания:
- •Лекция 22 Пожарная безопасность
- •22.1 Противопожарная практика включает:
- •22.2 Использование оборудования
- •22.3 Опасности, требующие внимания:
- •22.4 Оказание первой помощи
- •22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- •Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- •23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- •23.3 Опасности, требующие внимания.
- •Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- •Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- •25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- •25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- •25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- •25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- •25.3.1 Эвакуация
- •Как быть с домашними животными?
- •Семейный план
20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
Данная технология проведения совещаний достаточно традиционна, но в наше время - время развивающихся информационных технологий - появились оригинальные формы коллективного обсуждения проблем, которые не укладываются в классические представления о совещании. Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом текстовой и графической информацией, может быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. Например, видеоконференция. Видеоконференция – это способ обмена видеоизображениями, звуком и информацией между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Каналы связи обеспечиваются сетями ISDN, ЛС или обычными телефонными линиями.
Видеоконференции нашли применение в различных областях деятельности: в медицине (когда в отдаленных районах пациентам требуется срочная консультация городских и областных специалистов), в повышении квалификации и дистанционном обучении сотрудников, в переговорах, презентациях, брифингах, в работе с клиентами, и конечно, при проведении совещаний и заседаний.
Но прежде чем закупать и устанавливать конференц-систему, руководству организации необходимо произвести предварительные расчеты экономической эффективности приобретаемой системы. Например, при наличии у организации или фирмы территориально удаленных филиалов и достаточно частом проведении оперативных совещаний и других мероприятий установление такой системы оправдано.
При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.
Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представленные материалы.
Совещание является оригинальным видом организации, которая в своей жизнедеятельности в отличие от известных структур (матричной, проектной) действует в более жестких и более ограниченных временных рамках.
Подготовка и обслуживание совещаний в организациях и крупных фирмах часто поручается службе делопроизводства. В этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, требуется особо тщательная подготовка и четкость в проведении. А это, в свою очередь, требует весьма значительных материальных затрат.
Характерной чертой любого совещания является коллегиальное обсуждение сложных проблем. Результат коллективного решения документируется (протокол совещания).
Но в большинстве организаций, действующих на принципах и правовых основах единоначалия, персональную ответственность за все решения (и коллективные в том числе) несет руководитель организации.
Вопросы для самопроверки
-
Какие пункты может содержать инструкция по обслуживанию совещания секретарем?
-
Какие документы готовит секретарь к проведению совещания?
-
Как ведется протокол совещания секретарем?
-
Какие компьютерные технологии секретарь может использовать в подготовке и проведении совещаний?