ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ИНФОРМАТИКИ И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Кафедра "Информационное обеспечение управления и производства"

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО

ОБСЛУЖИВАНИЯ

2006

Конспект лекций по курсу "Организация секретарского обслуживания " соответствует рабочей программе курса и требованиям образовательного стандарта по подготовке специалистов специальности 032001, блоку дисциплин ДС.01.07.

Лекционный курс представлен 25 лекциями продолжительностью по 2 часа каждая. Курс читается в 3-м семестре.

Эффективное лекционное обучение предполагает использование компьютерной мультимедийной техники, в частности видеопроекторов, для демонстрации примеров документов, структурных схем и видеосюжетов секретарской практики.

Составитель лекций: к.т.н., доцент Анатолий Вадимович Печерский,

кафедра "Информационное обеспечение управления и производства",

раб. тел.: 36-82-39, E-mai: rim@pgta.ru

Перечень лекций

Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. 8

1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления 8

1.2 Требования к секретарской профессии в современной России 17

1.3 Вопросы для самопроверки 18

Лекция 2 Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. 18

2.1 Описание организации. 19

2.2 Преимущества организационных схем: 19

2.3 Главные обязанности руководителя: 20

2.4 Вопросы для самопроверки 21

Лекция 3. Профессиональные требования к секретарю, Должностная инструкция. 21

3.1 Обобщенные основные обязанности секретаря руководящего работника 21

3.2 Должностная инструкция секретарю 22

Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций. 26

26

4.1 Знания и умения секретаря-референта. 26

4.2 Деловые и личные качества секретаря 30

4.3 Коммуникабельность 34

Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе) 36

5.1 Методы обмена информацией 36

5.2 Технические средства электронного офиса 39

Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря. 43

6.1 Документационное обеспечение 44

6.4 Закон Российской Федерации "О государственной тайне" 48

Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». 49

7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», 49

7.2 Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» 50

7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)" 51

7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" 51

7.5 Закон Российской Федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" 52

Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. 54

Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место. 58

9.2 Рациональное планирование времени и работы 60

9.3 Организация эффективной работы в офисе. 61

Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря 63

9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя 64

9.5 Организация рабочего места секретаря 65

9.6 Рабочее место секретаря-референта 66

9.7 Цветовое решение и освещение 73

9.8 Озеленение 76

Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря 79

11.1 Заповеди секретаря 80

11.2 Примерный рабочий план секретаря на день. 84

Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов. 86

12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов 89

12.4 Требования к тексту документа 90

12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей. 91

Лекция 13. Типовая технология работы с документами 94

секретарем. 94

13.2 Обработка входящих документов 96

13.3 Обработка исходящих документов 98

13.4 Внутренний документооборот 100

Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем. 107

14.1 Архив документов 107

14.2 Архивное хранение документов 109

Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса. 111

15.1 Организация поездкок руководителя 111