Лекция 19. Проведение совещания

План лекции

• Создание рабочей группы.

• Список участников

• Оповещение участников совещания

• Гостиницы.

• Транспорт

19.1 Организация совещаний

19.1.1 Создание рабочей группы

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую рабо­ту должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техни­ческое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных сове­щаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

19.1.2 Список участников

Более четкой организации совещания способствует составление списка участников. Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудники других организаций из других регионов или стран. Если это заседание постоянного коллегиального органа – совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. В этом случае секретарю приходится решать ряд дополнительных вопросов, касающихся, например, заказа билетов, размещения в гостинице, организации культурных мероприятий и т.п.

Образец формы для списка участников совещания

Список участников совещания 01.05.04г

Ф.И.О.	Какую организацию представляет	Дата и способ направления приглашения	Подтверждение получения приглашения (дата)	Согласие принять участие в работе (да/нет)	Предполагает ли выступать (тема выступления)	Нуждается ли в гостинице	Нуждается ли в билетах на обратный путь	Прибыл на заседание	Предложения участника по организации культурной программ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников.

19.1.3 Оповещение участников совещания

Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовится к совещанию. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону).

уведомления о совещании:

Иногда оно поступает в виде извещения - иногда имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.

Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.

Также распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудниковподведомственных организаций.