13.4 Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

регистрация;

рассылка по подразделениям;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты .внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

• Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

• Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

• Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

• Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

• Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

• Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

• Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

• Структура и штатная численность

• Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

• Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

• Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

• Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

• Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

• Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

• Заявки (на оборудование и т. д.).

• Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

• Командировочные и другие служебные удостоверения.

• Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

• Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

• Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

• Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

• Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

• Свидетельства об открытии представительств.

• Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

• Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

• Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

• Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

• Характеристики.

• Штатные расписания и изменения к ним.

• Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

• Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

• Графики, наряды, заявки.

• Сводки и информация, присланные для сведения.

• Учебные планы, программы.

• Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.

• Прейскуранты, прайс-листы.

• Технические условия.

• Нормы и нормативы расходов материалов.

• Поздравительные письма.

• Пригласительные билеты.

• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

• Формы статистической отчетности.

• Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

• Объяснительные записки.

• Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp. Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

Вопросы для самопроверки.

1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?

2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?

3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?

4. Как организован внутренний документооборот в организации?

5. Каков порядок регистрации документов секретарем?

6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?