- •Перечень лекций
- •15.2Предварительные программы. 112
- •Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- •15.2Предварительные программы. 116
- •1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- •1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- •3.2 Должностная инструкция секретарю
- •I. Общая часть
- •II. Обязанности (базовые)
- •III. Обязанности (дополнительны)
- •IV. Права
- •V. Ответственность
- •Золотые правила секретаря
- •Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- •4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- •4.2 Деловые и личные качества секретаря
- •4.3 Коммуникабельность
- •Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- •5.1 Методы обмена информацией
- •5.2 Технические средства электронного офиса
- •Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- •6.1 Документационное обеспечение
- •6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- •6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- •Документационное обеспечение.
- •Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- •7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- •7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- •7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- •7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- •7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- •Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- •Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- •9.1Правильная организация работы
- •9.2 Рациональное планирование времени и работы
- •9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- •Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- •9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- •9.5 Организация рабочего места секретаря
- •9.6 Рабочее место секретаря-референта
- •9.7 Цветовое решение и освещение
- •9.8 Озеленение
- •Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- •11.1 Заповеди секретаря
- •11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- •Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- •12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- •12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- •12.4 Требования к тексту документа
- •12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- •Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- •13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- •13.4 Внутренний документооборот
- •Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- •14.1 Архив документов
- •14.2 Архивное хранение документов
- •Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- •15.1 Организация поездкок руководителя
- •15.2Предварительные программы.
- •Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- •Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- •Командировочное удостоверение (Приложение)
- •Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- •17.1 Общение
- •17.2 Приемы делового спора
- •«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- •Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- •18.1 Классификация совещаний
- •18.2 Подготовка к совещанию
- •Лекция 19. Проведение совещания
- •19.1 Организация совещаний
- •19.1.1 Создание рабочей группы
- •19.1.2 Список участников
- •19.1.3 Оповещение участников совещания
- •Например:
- •19.1.4 Гостиницы
- •19.1.5 Транспорт
- •19.1.6 Культурная программа
- •19.1.7 Подготовка помещения
- •Лекция 20. Проведение совещания
- •20.1 Обслуживание совещаний
- •20.2 Документирование совещаний
- •20.3 Протокол
- •20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- •Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- •21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- •21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- •21.3 В обязанности работников входит:
- •21.5 Опасности, требующие внимания:
- •Лекция 22 Пожарная безопасность
- •22.1 Противопожарная практика включает:
- •22.2 Использование оборудования
- •22.3 Опасности, требующие внимания:
- •22.4 Оказание первой помощи
- •22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- •Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- •23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- •23.3 Опасности, требующие внимания.
- •Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- •Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- •25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- •25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- •25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- •25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- •25.3.1 Эвакуация
- •Как быть с домашними животными?
- •Семейный план
18.2 Подготовка к совещанию
Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря:
- принятие решения о необходимости проведения совещания;
- определение тематики (вопросов, которые будут обсуждаться на совещании), формирование повестки дня;
- определение состава участников, их оповещение о времени, месте, продолжительности совещания и рассматриваемых на нем вопросов;
- заготовки (подготовка доклада и проекта возможного решения обсуждаемой на совещании проблемы);
- подготовка самих участников совещания (например, предложений по проекту решения, которое им направляется заранее, - не менее чем за неделю до начала совещания);
- подготовка помещения, необходимого оборудования, технических средств, канцелярских принадлежностей и т.п.
Большую часть организационно-технических мероприятий по подготовке совещания выполняет секретарь.
Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Секретарю руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Подборку лучше делать в виде ксерокопий, т.к. на них маркером, фломастером можно выделить наиболее важные места, цифры, сведения.
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Если на совещании обсуждаются важные, стратегические вопросы, касающиеся развития организации, руководство организации не должно жалеть времени и средств. Ведь доклад фактически предлагает варианты решения этих проблем. Дискуссия, столкновение мнений, выбор оптимального решения и есть основной смысл проблемного совещания. В связи с этим можно выделить и охарактеризовать некоторые психологические аспекты проведения совещаний:
- начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов;
- следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания;
- тон разговора руководителя с собравшимися на совещание участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик;
- хорошо зная своих подчиненных, руководитель должен рассадить их таким образом, чтобы конфликтующие группы или сотрудники, не сидели рядом или напротив;
- участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост;
- руководителю необходимо систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем;
- при обсуждении каждого вопроса (подтемы) руководитель должен резюмировать высказанные мнения, отметив наиболее ценные. Это стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно;
- если атмосфера на совещании накалилась, то руководитель, проводящий совещание, должен уметь разрядить атмосферу.
Длительность совещания обычно регламентируется и с учетом психофизиологических особенностей человека не должна превышать 1,5 – 2 часов. Если эти временные рамки удлиняются, то необходимо сделать перерыв в 30 мин.
Существует несколько известных организационных процедур подведения итогов совещания и оформления его результатов. Например, руководитель подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и при положительном исходе утверждается. Другой подход предполагает создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем проект решения зачитывается руководителем, при необходимости вносятся корректировки в его содержание и решение также утверждается.
Секретарь отвечает за извещение о проведении совещания, за извещение о повестке дня и за копии протокола предыдущего совещания.
Вопросы для самопроверки.
-
Какие этапы включает в себя подготовка к совещанию?
-
Какая роль секретаря в организации совещания?