- •Перечень лекций
- •15.2Предварительные программы. 112
- •Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- •15.2Предварительные программы. 116
- •1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- •1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- •3.2 Должностная инструкция секретарю
- •I. Общая часть
- •II. Обязанности (базовые)
- •III. Обязанности (дополнительны)
- •IV. Права
- •V. Ответственность
- •Золотые правила секретаря
- •Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- •4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- •4.2 Деловые и личные качества секретаря
- •4.3 Коммуникабельность
- •Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- •5.1 Методы обмена информацией
- •5.2 Технические средства электронного офиса
- •Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- •6.1 Документационное обеспечение
- •6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- •6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- •Документационное обеспечение.
- •Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- •7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- •7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- •7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- •7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- •7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- •Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- •Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- •9.1Правильная организация работы
- •9.2 Рациональное планирование времени и работы
- •9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- •Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- •9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- •9.5 Организация рабочего места секретаря
- •9.6 Рабочее место секретаря-референта
- •9.7 Цветовое решение и освещение
- •9.8 Озеленение
- •Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- •11.1 Заповеди секретаря
- •11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- •Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- •12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- •12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- •12.4 Требования к тексту документа
- •12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- •Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- •13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- •13.4 Внутренний документооборот
- •Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- •14.1 Архив документов
- •14.2 Архивное хранение документов
- •Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- •15.1 Организация поездкок руководителя
- •15.2Предварительные программы.
- •Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- •Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- •Командировочное удостоверение (Приложение)
- •Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- •17.1 Общение
- •17.2 Приемы делового спора
- •«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- •Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- •18.1 Классификация совещаний
- •18.2 Подготовка к совещанию
- •Лекция 19. Проведение совещания
- •19.1 Организация совещаний
- •19.1.1 Создание рабочей группы
- •19.1.2 Список участников
- •19.1.3 Оповещение участников совещания
- •Например:
- •19.1.4 Гостиницы
- •19.1.5 Транспорт
- •19.1.6 Культурная программа
- •19.1.7 Подготовка помещения
- •Лекция 20. Проведение совещания
- •20.1 Обслуживание совещаний
- •20.2 Документирование совещаний
- •20.3 Протокол
- •20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- •Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- •21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- •21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- •21.3 В обязанности работников входит:
- •21.5 Опасности, требующие внимания:
- •Лекция 22 Пожарная безопасность
- •22.1 Противопожарная практика включает:
- •22.2 Использование оборудования
- •22.3 Опасности, требующие внимания:
- •22.4 Оказание первой помощи
- •22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- •Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- •23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- •23.3 Опасности, требующие внимания.
- •Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- •Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- •25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- •25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- •25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- •25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- •25.3.1 Эвакуация
- •Как быть с домашними животными?
- •Семейный план
9.8 Озеленение
Непременная деталь современного офиса – озеленение интерьера. Растения выполняют не только декоративную функцию, они снижают нервное и зрительное напряжение, улучшают состав воздуха, помогают психологической разгрузке. При этом уже не рекомендуется использовать так надоевшие всем искусственные растения. При выборе украшений для офиса – картин, репродукций – следует обращать внимание на их тематику, которая не должна вызывать агрессию, печаль, ухудшение настроения или снижение работоспособности, то есть они должны быть нейтральными по своему характеру и цветовому решению. Украшения не должны разрушать сложившегося единого облика помещения.
Гармония природы как проявление наивысшего порядка всегда была для человека идеалом красоты. Активное использование естественной природы в интерьере становится одним из средств художественной выразительности. Созерцание голубых далей, извилистых берегов рек, живописные планы холмов и гор, цветущее дерево под окном, зеленый газон, проникающий внутрь помещения, - эта близость природы, широта далей вызывает у человека определенные положительные эмоции. Вид из помещения, раскрытого на естественный или городской пейзаж, могут стать органической частью интерьера. Ориентация внутреннего пространства на прекрасный ландшафт создает неповторимое качество интерьера. Потребность органического слияния интерьера с природой, выхода интерьера во внешнюю среду рождает прием уничтожения границ между внешним и внутренним пространством. Витражи, доходящие до пола, продолжающиеся за пределами интерьера на террасах перед зданием, зелень и вода, включенные в интерьер и разрывающие границу между внутренним и внешним пространством, навесы, козырьки, общая поверхность потолка – создают подлинное единство интерьера с внешним пространством.
Элементы природы в интерьере весьма разнообразны: газоны и цветники на специально выделенных участках пола, группировка растений в горшках, вьющаяся зелень на стене, создание искусственного ландшафта. Размещение различных растений в пространстве, принцип группировки зелени и формы зеленого массива – протяженного или высокого, объемного или пространственного, все это должно быть подчинено общему пространственному замыслу.
Интерьер офиса хорошо оживят живые растения. Они являются не только украшением помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные, загазованные магистрали, с помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, способствующие лучшему самочувствию. Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью.
Растения для помещений нужно подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делая ее боле пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие – растение должно помогать, но не в коем случае не мешать людям. Это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться над висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться о колючку, проходя мимо кактуса. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.
Вода- важный компонент естественной природы в интерьере. Особенное значение приобретает в жарком сухом климате, где она кроме необходимого увлажнения воздуха создает ассоциацию недостающей человеку прохлады. Плоские неглубокие водоемы с мозаичным дном или дном, выполненным естественным камнем, небольшие фонтаны или даже каскады – все это возможные и эффектные формы введения природы в интерьер помещений.
Динамичный микроклимат, стимулирующий работоспособность, создается при помощи кондиционеров и установок микроклимата. Уровень шума и вибрации, возникающих при работе некоторых машин, снижается за счет применения при отделке помещений звукопоглощающих средств и диффузных материалов.
Другим важным элементом среды офиса является благоприятный звуковой климат. Для его создания часто прибегают к использованию записей птичьего пения, журчащего ручья, гула крон соснового бора, плеска морских волн, жужжание пчел и т.п., которые способствуют снятию напряжения и психологической разгрузке. Психологи и акустики создали несколько звуковых меню, в которых подобрали сочетание звуков, помогающих напряженной умственной работе. Партитуры таких концертов подбираются индивидуально.
С особым вниманием относятся к праздничному оформлению офиса, которое необходимо при проведении протокольных мероприятий, посвященных религиозным, светским и юбилейным праздникам и торжествам. Праздничное оформление офиса включает его наружное украшение и внутреннее убранство.
Мозаика, фреска, рельеф, керамика, кованный металл, гобелен, деревянная скульптура, витраж – все это настолько своеобразные и по-своему выразительные формы монументально-декоративного искусства, что совершенно очевидно их активное воздействие на характер интерьера.
Вопросы для самопроверки.
-
Определите порядок расположения документов на рабочем столе секретаря.
-
Какие факторы способствуют облегчению работы секретаря?
-
Как организовано рабочее место секретаря?.
-
Как организована работа секретаря, руководитель которого часто отсутствует?.