12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.

Контроль исполнения документов должен обеспечивать:

• ^{своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов;}

• ^{учет контролируемых документов;}

^{Систематичность анализа результатов контрольной деятельности и представление руководству материалов о ходе исполнения контролируемых документов.}

^{Обязательному контролю подлежат:}

• ^{документы вышестоящих организаций, содержащие поручения;}

• ^{приказы, указания, документированные указания руководства предприятия;}

• ^{решения и протоколы оперативных совещаний;}

^{Ответственность за своевременное выполнение заданий, указаний возлагается на руководство предприятия и руководителей структурных подразделений. Контроль за исполнением документов может осуществляться по регистрационно-контрольным карточкам, но в настоящее время, в основном используются средства электронно-вычислительной техники. Документ снимается с контроля лицом или службой, поставившим его на контроль, только после решения по всех вопросов, сообщения результатов соответствующим организациям и лицам, отметки в контрольном экземпляре регистрационно-контрольной карточки.}

12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов

^{При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования нормативно-технических документов, законодательных актов, что способствует их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также создает предпосылку для машинной обработки информации. При подготовке документов следует стремиться к сокращению излишней переписки, оперативному решению поставленных вопросов, исключающему повторную переписку.}

^{Документы, в соответствии с ГОСТ 6.38.-90 оформляются на бланках и листах бумаги форматов А4 (297х210мм) и А5(148х210мм). Для печатания сводок, таблиц допускается применение формата (297х420мм). Он устанавливает два вида бланков:}

^{общий бланк (для оформления распорядительных документов, положений, инструкций, актов и др.)}

^{бланк письма.}

^{Допускается изготовление бланков определенного вида документов (приказ, указание и т.д.) на основе общего бланка, который дополняется названием вида документа.}

^{Каждый вид документа должен иметь определенный набор реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38.-90. В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать. Для каждого документа, оформляемого на общем бланке, обязательно указание места составления или издания.}

12.4 Требования к тексту документа

^{Ко всем документам формата А4 (210х297мм) исполнителем составляется заголовок (аннотация). Заголовок к письму должен быть кратким и точным, содержать не менее трех определяющих слов, формулироваться с помощью отглагольного существительного и отвечать на вопрос «О чем». Заголовок печатается с прописной буквы, через I межстрочный интервал, в конце точку не ставят. Заголовок к документу, составленному на общем бланке, является логическим продолжением названия вида документа и печатается со строчной буквы. Документы, как правило, должны составляться по одному вопросу. В документе большого объема или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Они пишутся в левой части лица, не прерывая текста. Заголовок не проставляется на телефонограммах, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на листах формата А5 (148х210).}

^{Текст организационно- распорядительного документа следует излагать от первого или третьего лица. В распорядительных документах (приказах, указаниях) рекомендуется использовать форму изложения от первого лица единственного числа «приказываю», «предлагаю».}

^{В других видах организационно-распорядительных документов используется форма изложения:}

• ^{от первого лица множественного числа}

• ^{«просим направить»;}

• ^{от первого лица единственного числа}

• ^{«считаю необходимым»;}

• ^{от третьего лица единственного числа «предприятие не возражает»}