- •Перечень лекций
- •15.2Предварительные программы. 112
- •Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- •15.2Предварительные программы. 116
- •1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- •1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- •3.2 Должностная инструкция секретарю
- •I. Общая часть
- •II. Обязанности (базовые)
- •III. Обязанности (дополнительны)
- •IV. Права
- •V. Ответственность
- •Золотые правила секретаря
- •Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- •4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- •4.2 Деловые и личные качества секретаря
- •4.3 Коммуникабельность
- •Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- •5.1 Методы обмена информацией
- •5.2 Технические средства электронного офиса
- •Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- •6.1 Документационное обеспечение
- •6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- •6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- •Документационное обеспечение.
- •Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- •7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- •7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- •7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- •7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- •7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- •Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- •Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- •9.1Правильная организация работы
- •9.2 Рациональное планирование времени и работы
- •9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- •Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- •9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- •9.5 Организация рабочего места секретаря
- •9.6 Рабочее место секретаря-референта
- •9.7 Цветовое решение и освещение
- •9.8 Озеленение
- •Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- •11.1 Заповеди секретаря
- •11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- •Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- •12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- •12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- •12.4 Требования к тексту документа
- •12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- •Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- •13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- •13.4 Внутренний документооборот
- •Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- •14.1 Архив документов
- •14.2 Архивное хранение документов
- •Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- •15.1 Организация поездкок руководителя
- •15.2Предварительные программы.
- •Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- •Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- •Командировочное удостоверение (Приложение)
- •Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- •17.1 Общение
- •17.2 Приемы делового спора
- •«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- •Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- •18.1 Классификация совещаний
- •18.2 Подготовка к совещанию
- •Лекция 19. Проведение совещания
- •19.1 Организация совещаний
- •19.1.1 Создание рабочей группы
- •19.1.2 Список участников
- •19.1.3 Оповещение участников совещания
- •Например:
- •19.1.4 Гостиницы
- •19.1.5 Транспорт
- •19.1.6 Культурная программа
- •19.1.7 Подготовка помещения
- •Лекция 20. Проведение совещания
- •20.1 Обслуживание совещаний
- •20.2 Документирование совещаний
- •20.3 Протокол
- •20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- •Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- •21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- •21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- •21.3 В обязанности работников входит:
- •21.5 Опасности, требующие внимания:
- •Лекция 22 Пожарная безопасность
- •22.1 Противопожарная практика включает:
- •22.2 Использование оборудования
- •22.3 Опасности, требующие внимания:
- •22.4 Оказание первой помощи
- •22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- •Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- •23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- •23.3 Опасности, требующие внимания.
- •Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- •Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- •25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- •25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- •25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- •25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- •25.3.1 Эвакуация
- •Как быть с домашними животными?
- •Семейный план
12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
В первой (вступительной) части указывается основание создания документа. Во второй (основной) части излагаются выводы, указываются действия, которые необходимо осуществить по данному вопросу. В отдельных случаях текст документа может состоять из одной заключительной (основной) части: приказы, указания- из одной распорядительной части без основания, служебные письма --из одних предложений. Текст документа должен быть кратким и точным, не допускающим различного толкования. При подготовке текста должны соблюдаться: полнота информации и объективность содержания. Служебные документы должны излагаться в официально- -деловом стиле. Допускается использование в тексте только официально принятых сокращений, условных обозначений.
В тексте проектов документов, направляемых в вышестоящие организации, следует избегать употребления сокращенных слов. Если в тексте употребляются специальные термины, они должны соответствовать
терминам, установленным государственными и отраслевыми стандартами. Нельзя применять в тексте различные термины и определения для обозначения одних и тех же понятий и действий. В тексте служебного документа следует избегать применения устаревших слов и оборотов
(«сего года», «вышеизложенное» и т.д.). В документах должно быть единообразным написание наименований учреждений, организаций, должностей, географический названий Для их правильного написания следует пользоваться кратким справочником по написанию отдельных наименований, слов, словосочетаний и их сокращению, словарями видов и разновидностей документов, толковыми и орфографическими словарями.
Текст документа, при необходимости подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Разделы должны иметь заголовки, отражающие содержание этих частей текста, подразделы- подзаголовки.
Части текста документа нумеруются арабскими цифрами таким образом, чтобы номер пункта состоял из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
Текст документа, представленный в виде таблицы, в соответствии с ГОСТ 1.5, должен соответствовать следующим требованиям:
-
заголовки таблиц должны быть краткими и полностью отражать содержание таблицы. Их следует помещать над таблицей посередине;
-
над таблицей справа помещается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то слово «Таблица» не пишется;
-
заголовки граф таблицы должны начинаться с прописных букв, а подзаголовки- со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы;
-
подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят;
-
заголовки указываются в единственном числе. Диагональное деление головки таблицы не допускается;
-
при переносе части таблицы на другие страницы (листы) заголовок помещают только над первой частью, расположенной на первом листе;
-
если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, то таблицу делят на части, помещая одну часть под другой, при этом в каждой части таблицы повторяют её головку и боковик;
-
слово «Таблица» и порядковый номер (если таблиц несколько) указывается один раз справа над первой частью таблицы, расположенной на первой листе, над другими частями пишется слово «Продолжение таблицы. . .». Если в документе одна таблица, то при переносе её на другие страницы над таблицей пишется слово «Продолжение»;
-
помещать графу «Номера по порядку» не допускается. Нумерация граф и срок дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера должны указываться в боковике таблицы перед их наименованием;
-
включать в таблицу графу «Единицы измерения» отдельно не допускается. Единицу физической величины, общую для всех данных в строке, следует указывать в соответствующей стоке боковика таблицы;
-
текст строк таблицы должен начинаться с прописной буквы без точки в конце строки.
Текст документа, представленного в виде анкеты, должен состоять из перечня вопросов, предусматривающих регламентированный список ответов, вносимых в документ в процессе его составления. Текст документа, представленного в виде трафарета, должен состоять из типового текста, несущего постоянную информацию, конкретизируемого переменной информацией, вносимой в документ в процессе его составления. Фамилия исполнителя и номер его городского служебного телефона располагаются в левом нижнем углу последнего листа, при наличии места, или на обороте последнего листа документа.
Вопросы для самопроверки.
Как исчисляется срок исполнения документов?
Кто и как осуществляет контроль исполнения документов?.
-
Какие предъявляются требования к составлению и оформлению документов?
-
Какие требования предъявляются к тексту документа?.