Внесення до трудової книжки відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сто­рінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження працівника записуються без скорочень і змін: ім'я та по батькові — на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник під­писом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, устано­ви, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна в трудовій книжці запису про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни записуються на першій (титульній) сторінці тру­дової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище, ім'я і по батькові, дата народження і записуються нові відомості з поси­ланням на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповно­важеної ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок записується назва підприємства, установи, організації. Під цим заголовком у гра­фі 1 ставиться порядковий номер внесеного запису, у графі 2 зазнача­ється дата прийому на роботу. У графі 3 записується: "Прийнято" або "Призначено" і зазначаються цех, відділ, дільниця та посада або робо­та з конкретною назвою, а також професія і присвоєний розряд.

Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прий­нято працівника, вносяться для робітників та службовців строго від­повідно до найменування професій і посад, включених до Класифіка­тора професій. Якщо працівник має право на пенсію за віком на піль­гових умовах, запис у трудовій книжці про найменування роботи, професії або посади робиться на підставі наказу, виданого за результа­тами атестації робочих місць, і згідно зі Списками виробництв, робіт, професій, посад та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Відомості цих Списків обов'язково мають бути підтвер­джені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації, і їх можна записувати в дужках. Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом може зазначатися в трудовій книжці влас­ником або уповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу роботу на тому самому підприєм­стві, в установі, організації оформляється в тій самій послідовності, що і прийом на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилося найменування підпри­ємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робить­ся запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування — на­каз (розпорядження), його дата і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клінічним орди­наторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова уста­нова) робить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової устано­ви) про зарахування на навчання і про відрахування з числа студен­тів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених осіб у студентських таборах, під час про­ходження виробничої практики і виконання науково-дослідної госпо­дарсько-договірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади і часу роботи. На підставі таких довідок навчальні заклади (наукові установи) роблять у трудових книжках цих осіб записи про їхню роботу. Довідки збері­гаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів і клінічних ординаторів як документи суворої звітності.

Для осіб, що раніше не працювали і тому не мають трудових кни­жок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій прак­тиці, а також про виконання науково-дослідної господарське-договір­ної тематики вносяться в трудові книжки на підставі виданих довідок підприємством, на якому вони надалі будуть працювати.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремими рядка­ми із зазначенням дати, номера і найменування відповідних докумен­тів такі відомості:

— про час служби в складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, що проходять таку службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

• про час навчання в спеціальних, навчально-виховних та інших закладах, навчально-курсових комбінатах тощо;

• про час навчання у вищих навчальних закладах (включно з часом роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і часом виконання науково-дослідної господарське-договірної тематики), а також про перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;

— про роботу як членів колгоспів у тому разі, коли чинним законо­давством передбачено зарахування цієї роботи до загального виробни­чого стажу працівників;

— про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичної установи потребує постійного догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-літнього віку (відповідно до медичного висновку).

Безробітним особам відомості про період отримання допомоги з безробіття вносяться до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення.

Ці відомості вносяться до трудової книжки до внесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

При відновленні у запровадженому порядку безперервного вироб­ничого стажу для призначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем робо­ти в графу 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безпе­рервний виробничий стаж відновлено з такого-то числа, місяця, року", а в графі 4 вказується посилання на постанову президії відповідної ради профспілки або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договора­ми в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співро­бітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іно­земців на території України, зберігаються в підрозділах із зовнішніх зв'язків органів державної виконавчої влади.

Ці органи роблять відмітки в трудових книжках про прийом на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок най­мачів.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництва­ми і кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій, а також іншими прирівняними до них іноземцями на території Украї­ни, є недійсним.

До трудових книжок осіб, котрі перебувають на виправних робо­тах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган під­приємства за місцем роботи вносять запис про те, що час роботи на підприємстві в цей період не зараховується до загального і безперерв­ного виробничого стажу (розділ "Відомості про роботу", графа 3).

У тому разі, коли судом у встановленому законом порядку час перебування на виправних роботах без позбавлення волі зараховуєть­ся до загального виробничого стажу, у трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується до безперервного виробни­чого стажу. Ці записи робляться в трудових книжках по закінченні фактичного терміну відбування покарання, що встановлюється за до­відками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на новому місці роботи відповідний запис у трудовій книжці робиться тим підприємством, на який було направлено або прийнято засудженого.

Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий відповідно до вироку (рішення) суду.

У розділ "Відомості про роботу" трудової книжки вносяться такі записи:

• у графу 1 — порядковий номер запису;

• у графу 2 — дата його внесення;

• у графу 3 - "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безпе­рервний виробничий стале". При зарахуванні судом часу перебування на виправних роботах до загального трудового стажу у графу 3 запису­ється: "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний виробничий стаж";

• у графу 4 — підстава внесення запису до трудової книжки: наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його виходу і номер.

Питання визначення недійсними відповідних записів, внесених у трудові книжки громадян: "Звільнено з роботи (посади) у зв'язку із законним засудженням" або "Звільнено з посади у зв'язку з незакон­ним притягненням до кримінальної відповідальності", про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також внесення в них відповідних за­писів особам, засудженим із позбавленням права посідати певні поса­ди або займатися певною діяльністю, і про порядок видачі їм дубліка­та трудової книжки регулюються чинним законодавством.

Приклади записів у трудових книжках згідно зі статтями КЗпП України наведено в дод. 6.