Исправление ошибки «красное сторно»

_______________________________________________________

Материалы (10) Основное производство (20)

Д-т К-т Д-т К-т

	600 (правильна запись)		600 500 500 300 100
	оборот 600		оборот 800

Материалы (10) Материалы (10)

Д-т К-т Д-т К-т

	500 (ошибочная запись) 3) 500 (сторнирован-ная запись)				4) 300 (ошибочная запись) 5) 100 (сторнированная запись)
	оборот -				оборот 200

Основание – бухгалтерская справка

Начислена основная и дополнительная заработная плата производственным рабочим предприятия за работы по изготовлению продукции в сумме 300 000 рублей.

70 20

Расчеты с персоналом по оплате труда Основное производство

Д-т К-т Д-т К-т

	200000 (ошибочная запись) 2) 100000 (исправление ошибки)			200000 (ошибочная запись) 100000 (исправление ошибки)
	Оборот 300000			Оборот 300000

Вопрос 8. Сроки хранения документов

Перечень основных документов, регламентирующих сроки хранения документов. Бухгалтерия - это структурное подразделение организации. Документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в це­лом и включены в общий документооборот, по­этому бухгалтерия в своей работе с документами обязана руководствоваться не только законода­тельными актами, регулирующими организацию документооборота бухгалтерского учета, но и все­ми другими нормативными документами, опреде­ляющими процесс делопроизводства.

Для обеспечения сохранности документов бух­галтерского учета и отчетности организациям не­обходимо выполнить комплекс действий по нако­плению, учету, хранению и использованию архивных документов, предусмотренных законо­дательством Республики Беларусь, в частности Законом РБ от 06.10.1994 № 3277-ХП "О нацио­нальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в ред. Закона РБ от 06.01.1999 № 236-3) и Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Пре­зидента РБ от 20.09.1996 № 373 (в ред. Указа Пре­зидента РБ от 04.10.2002 № 513).

При хранении бухгалтерских документов сле­дует соблюдать требования ряда нормативных документов, таких как:

• Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвер­жденная приказом председателя Комитета по ар­хивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13;

• - Основные правила работы архивов цен­тральных и местных органов государственной власти и управления, учреждении, организации и пред­приятий Республики Беларусь, утвержденные реше­нием коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

• - Перечень типовых документов органов госу­дарственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразо­ванию, финансам, страхованию, управлению госу­дарственным имуществом, приватизации, внешне­экономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госком­архива РБ от 06.08.2001 № 38' (далее по тексту -Перечень-2001);

• Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Мин­фином СССР от 08.03.1960 № 63 (разд. XIV "Хра­нение документов и учетных регистров")";

• Перечень документов, отражающих финан­сово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63'" (далее - Перечень-2003).

При хранении документов на машинных носи­телях дополнительно нужно соблюдать условия и требования, установленные:

• Законом РБ от 10.01.2000 № 357-3 "Об элек­тронном документе";

• Примерной инструкцией по работе с машино­читаемыми документами в организациях, на пред­приятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной председателем Комитета по архивам и делопроизводству РБ 26.07.1996;

• Правилами учета и передачи электронных до­кументов на государственное хранение, утвержден­ными приказом Госкомархива РБ от 03.04.1997 № 8;

• СТБ 12.21-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" (введен в действие с 1 сентября 2000 г.);

• Архивное хранение электронных докумен­тов. Методические рекомендации, утвержденные председателем Госкомархива РБ 24.12.1998;

• Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хра­нение, утвержденные председателем Госкомархи­ва РБ 16.02.2001.

Порядок применения Перечня-2ОО1 и Перечня-2ООЗ

При хранении бухгалтерских документов для определения сроков хранения следует руководство­ваться гл. 7 "Бухгалтерский учет и отчетность" разд. III "Финансы" Перечня-2001. Пунктом 2 Поло­жения о порядке применения Перечня-2001, утвер­жденного также постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, зафиксировано, что нормы Пе­речня обязательны к исполнению как в государст­венных, так и в негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отрасле­вой принадлежности, а также видов носителей до­кументов, образующихся в делопроизводстве.

Согласно п. 3.4 указанного Положения произ­вольное изменение (снижение) сроков хранения до­кументов, указанных в Перечне-2001, не допускается.

Предусмотренная Перечнем-2001 отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), указанная со сроками хранения конкретных видов документов, означает, что в отличие от других документов временного срока хранения отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержа­нию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих доку­ментов после окончания делопроизводственного (календарного) года. Отметка "До минования на­добности" означает, что документы имеют ограни­ченное практическое значение (например, правила, инструкции, полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отби­раются к уничтожению.

В Перечне-2001 указаны сроки хранения доку­ментов с учетом принадлежности организаций к ис­точнику комплектования государственных архивов:

• в графе 3 - для учреждений, организаций, предприятий, являющихся источниками комплек­тования государственных архивов, а также для ор­ганизаций и предприятий негосударственной формы собственности;

• - в графе 4 - для учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками ком­плектования государственных архивов. К ним отно­сятся организации (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), у которых документы не подлежат выборочному (видовому или группо­вому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.

Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования госу­дарственных архивов определяется учреждениями государственной архивной службы.

Ранее субъекты хозяйствования Республики Беларусь для определения сроков хранения доку­ментов руководствовались в основном Перечнем типовых документов, образующихся в деятельно­сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указа­нием сроков хранения, утвержденным начальни­ком Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее по тексту -Перечень-1988).

Изменение сроков хранения документов было введено Законом РБ от 04.01.2000 № 352-3 "О вне­сении изменений и дополнений в некоторые зако­нодательные акты Республики Беларусь", который внес дополнения в подп. "б" п. 1 ст. 8 Закона РБ от 20.12.1991 № 1323-ХИ "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь". В связи с этим с 2000 г. организациям необходимо обеспе­чивать в течение 10 лет сохранность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятель­ность плательщиков налогов, согласно устанавли­ваемому Правительством РБ перечню таких до­кументов или же в течение 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевремен­ности уплаты налогов.

В соответствии с п. 5 Положения о порядке применения Перечня-2001 не применяются ста­тьи разделов 1.1-1.3, 2-4, 9 части первой Переч­ня-1988. В то же время не утратили юридической силы разделы этого Перечня, отсутствующие в Перечне-2001. Поэтому при руководстве норма­ми Перечня-1988 необходимо учитывать положе­ния Закона № 1323-ХП, предусматривающие со­блюдение 10- или 3-летнего срока хранения документов.

Постановлением Совета Министров РБ от 09.11.2001 № 1641 Правительство поручило МНС утвердить перечень документов, отражающих фи­нансово-хозяйственную деятельность плательщи­ков налогов, который и был принят постановле­нием МНС РБ от 30.05.2003 № 63.

В то же время следует отметить, что Пере­чень-2003 вступает в некоторое противоречие с Перечнем-20р1. Так, например, в соответствии С Пе­речнем-2001 годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки хранятся постоянно, а в соответствии с Перечнем-2003 -в течение 10 или 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов. Заметим, что такое положение характерно для многих позиций Перечня-2003. Поэтому со вступлением в действие постановления от 30.05.2003 № 63 при хранении документов необходимо учиты­вать "объединенные" требования по срокам хране­ния, предъявляемые Госкомархивом и МНС.

Исчисление сроков хранения документов начи­нается с 1 января года, следующего за годом окон­чания документов делопроизводством.

Например, исчисление сроков хранения всех до­кументов (в т.ч. бухгалтерских), заведенных в ян­варе - декабре 2002 г. и законченных делопроизвод­ством в 2002 г., началось с 1 января 2003 г.

Рассмотрим порядок соблюдения сроков хранения по документам с установленными сроками хранения

в течение 10 или 3 лет после проверки правильности полноты исчисления, полноты и своевременности уп­латы налогов.

Допустим, дело было заведено в январе 2001 г., к 1 января 2002 г. оно было закончено делопроиз­водством. Срок хранения дела начался 1 января 2002 г. Если в течение 10 лет в организации не бу­дет проведена комплексная налоговая проверка и ведомственная ревизия, то дело может быть уничтожено начиная с 1 января 2012 г. Если, на­пример, налоговая проверка и ревизия прошли в ап­реле 2003 г., то трехгодичный срок начинает ис­числяться с 1 января 2004 г., а уничтожать это дело можно начиная с 1 января 2007 г.