- •Тема 7. Документы
- •Вопрос 1. Роль и значение документов.
- •Вопрос 2. Классификация документов.
- •Вопрос 3. Реквизиты документов.
- •Обязательные реквизиты документов
- •Вопрос 4. Порядок составления и обработки документов.
- •Вопрос 5. Документооборот
- •График документооборота
- •Выписка документа
- •Вопрос 6. Требования, предъявляемые к составлению документов.
- •Вопрос 7. Способы исправления ошибок
- •Исправление ошибки корректура
- •Исправление ошибки «красное сторно»
- •Основание – бухгалтерская справка
- •Вопрос 8. Сроки хранения документов
- •Сроки хранения документов
- •Ответственность за несоблюдение законодательства в части делопроизводства и сохранности документов
- •Вопросы для самоконтроля:
- •Тема 8. Учетные регистры
- •Вопрос 1. Назначение и классификация учетных регистров.
- •Учетные регистры
- •Вопрос 2. Порядок и техника записей в учетные регистры
- •Вопрос 3. Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах
- •Вопросы для самоконтроля:
- •Тема 9. Формы и виды бухгалтерского учета
- •Вопрос 1. Сущность форм бухгалтерского учета и их историческое развитие.
- •Вопрос 2. Мемориально-ордерная форма учета
- •Кассовая книга
- •Мемориальные ордера
- •Главная книга
- •Вопрос 3. Журнально-ордерная форма учета.
- •Кассовая книга
- •Журналы-ордера
- •Главная книга
- •Вопрос 4. Другие формы учета
- •Вопросы для самоконтроля:
Сроки хранения документов
В настоящее время следует учитывать сроки хранения, закрепленные в двух перечнях - 2001-го и 2003 г., поэтому ниже в таблице представим их объединенный вариант:
|
Наименование документов по бухгалтерскому учету и отчетности
|
Основание (статьи перечней)
|
||
|
1
|
2
|
||
|
Документы постоянного срока хранения
|
|||
|
Годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним
|
452.1 Перечня- 2001
|
||
|
Годовые отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним
|
453.1 Перечня-2001
|
||
|
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности
|
454 Перечня-2001
|
||
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним
|
457 Перечня-2001
|
||
|
Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты)
|
458 Перечня-2001
|
||
|
Паспорта зданий и сооружений
|
475 Перечня-2001
|
||
|
Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений
|
489 Перечня-2001
|
||
|
Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета
|
495 Перечня-2001
|
||
|
Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям
|
496 Перечня-2001
|
||
|
Документы сроком хранения 75 лет
|
|||
|
Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы
|
473 Перечня-2001
|
||
|
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 75 лет при отсутствии лицевых счетов
|
464 Перечня-2001
|
||
|
Лицевые счета по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)
|
492 Перечня-2001
|
||
|
Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)
|
498 Перечня-2001
|
||
|
Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.)
|
517 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся в течение 10 или 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов
|
|||
|
Квартальные отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним
|
115 Перечня-2003
|
||
|
Квартальные отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним
|
116 Перечня-2003
|
||
|
Документы по учету государственных внебюджетных и бюджетных целевых фондов (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 459 Перечш-2001: 3 года при условии завершения ревизии', после проведения налоговой проверки
|
119 Перечня-2003, 459 Перечня-2001
|
||
|
Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ
|
120 Перечня- 2003 460 Перечня-2001
|
||
|
Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 462 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
|
122 Перечня- 2003 462 Перечня-2001
|
||
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям. Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 463 Перечпя-2001: выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии
|
123 Перечня-2003
|
||
|
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате (в соответствии со ст. 464 Перечня-2001 при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
|
124 Перечня-2003
|
||
|
Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения)
|
125 Перечня-2003 465 Перечня-2001
|
||
|
Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержаниях из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах
|
126 Перечня-2003 466 Перечня-2001
|
||
|
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости. Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 467 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
127 Перечня-2003 467 Перечня-2001
|
||
|
Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры)
|
128 Перечня-2003 468 Перечня-2001
|
||
|
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.). Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 469 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
129 Перечня-2003 469 Перечня-2001
|
||
|
Паспорта оборудования. Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 477 Перечня-2001: 3 года после ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки
|
133 Перечня-2003 477 Перечня-2001
|
||
|
Справки на оплату учебных отпусков
|
134 Перечня-2003 478 Перечня-2001
|
||
|
Больничные листы
|
135 Перечня-2003 479 Перечня-2001
|
||
|
Исполнительные листы
|
136 Перечня-2003 480 Перечня-2001
|
||
|
Акты проверки кассы
|
137 Перечня-2003 482 Перечня-2001
|
||
|
Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 487 Перечня-2001: 3 года после закрытия счета клиента, проведения налоговой проверки
|
138 Перечня-2003 487 Перечня-2001
|
||
|
Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и вне-балансовым счетам
|
140 Перечня-2003 490 Перечня-2001
|
||
|
Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 493 Перечня-2001: 3 года после завершения реконструкции и строительства, проведения налоговой проверки
|
143 Перечня-2003 493 Перечня-2001
|
||
|
Мемориальные документы по реконструкции и строительству объектов недвижимости. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 497 Перечня-2001: 3 года после завершения реконструкции и строительства, проведения налоговой проверки
|
146 Перечня-2003 497 Перечня-2001
|
||
|
Мемориальные документы, внебалансовые ордера (документы дня)
|
150 Перечня-2003 501 Перечня-2001
|
||
|
Проверочные ведомости на 1-е число месяца
|
151 Перечня-2003
|
||
|
Кассовые журналы по приходу и расходу
|
152 Перечня-2003 504 Перечня-2001
|
||
|
Подтверждения сальдо по счетам клиентов
|
153 Перечня-2003
|
||
|
Инвентарные карточки, книги и журналы учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 506 Перечня-2001: 3 годи после ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки
|
154 Перечня-2003 506 Перечня-2001
|
||
|
Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов
|
155 Перечня-2003 507 Перечня-2001
|
||
|
Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)
|
156 Перечня-2003 508 Перечня-2001
|
||
|
Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии приказов, акты, списки и др.)
|
157 Перечня-2003 509 Перечня-2001
|
||
|
Гарантийные письма
|
158 Перечня-2003 511 Перечня-2001
|
||
|
Журналы, книги регистрации кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений
|
159 Перечня-2003 512 Перечня-2001
|
||
|
Договоры, соглашения, контракты (хозяйственные, операционные, трудовые). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 513 Перечня-2001: 3 года после истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии
|
160 Перечня-2003 513 Перечня-2001
|
||
|
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 514 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
|
161 Перечня-2003 514 Перечня-2001
|
||
|
Реестры договоров
|
162 Перечня-2003 515 Перечня-2001
|
||
|
Образцы подписей (материально ответственных лиц). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 516 Перечня-2001: 3 года после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии
|
163 Перечня-2003 516 Перечня-2001
|
||
|
Оперативная информация об осуществлении корреспондентских отношений с иностранными банками
|
165 Перечня-2003 521 Перечня-2001
|
||
|
Документы об открытии корреспондентских счетов (договоры, сведения, переписка и др.). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 522 Перечня-2001: 3 года после проведения налоговой проверки; договоры - по истечении срока их действия
|
166 Перечня-2003 522 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 25 лет
|
|||
|
Мемориальные и кассовые документы по ссудам индивидуальных заемщиков (заявки, справки, обоснования и др.). Документы хранятся 25 лет после закрытия лицевого счета
|
500 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 10 лет
|
|||
|
Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета
|
461 Перечня-2001
|
||
|
Переписка о передаче операций из одних банков в другие
|
486 Перечня-2001
|
||
|
Лицевые счета по учету долгосрочных кредитных операций
|
491 Перечня-2001
|
||
|
Мемориальные и кассовые документы по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета
|
499 Перечня-2001
|
||
|
Протоколы заседаний комиссий по списанию сумм с баланса на убытки
|
510 Перечня-2001
|
||
|
Сведения об остатках денежных средств на счетах распорядителей средств в банках (с грифом "Конфиденциально")
|
523 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 3 года после проведения налоговой проверки
|
|||
|
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов
|
455 Перечня-2001
|
||
|
Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности
|
456 Перечня-2001
|
||
|
Карточки взаимных расчетов с бюджетом
|
470 Перечня-2001
|
||
|
Карточки учета доходов
|
471 Перечня-2001
|
||
|
Журналы регистрации исполнительных листов
|
481 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 5 лет
|
|||
|
Карточки текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов
|
472 Перечня-2001
|
||
|
Переписка о кредитно-расчетном обслуживании клиентов
|
484 Перечня-2001
|
||
|
Переписка о паспортизации зданий и сооружений
|
476 Перечня-2001
|
||
|
Переписка об открытии и ведении рублевых счетов юридических лиц - нерезидентов
|
488 Перечня-2001
|
||
|
Документы обследований банков по вопросам организации безналичных расчетов (справки, акты, переписка и др.)
|
51 8 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 3 года
|
|||
|
Книги учета депонированной заработной платы
|
474 Перечня-2001
|
||
|
Переписка об учетно-операциошюй работе
|
483 Перечня-2001
|
||
|
Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета
|
485 Перечня- 2001
|
||
|
Книги учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операциошшми работниками
|
494 Перечня-2001
|
||
|
Переписка об организации безналичных расчетов
|
519 Перечня-2001
|
||
|
Переписка о переводе остатков средств из других банков
|
520 Перечня-2001
|
||
|
Документы, хранящиеся 1 год
|
|||
|
Доверенности и заявления клиентов на получение выписок, заявления на бронирование средств
|
503 Перечня-2001
|
||
* Следует соблюдать не только оговорку "после проведения налоговой проверки", но и условие - после завершения ревизии, которая проводится вышестоящими и ведомственными органами.
Дополнительно нужно обратить внимание на срок хранения договоров и документов, обеспечивающих их исполнение.
Согласно части четвертой ст. 3 Закона РБ от 19.07.2000 №426-3 "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем" (с изменениями, внесенными Законом РБ от 04.01.2003 № 183-3) лица, осуществляющие финансовые операции, должны регистрировать финансовые операции, подлежащие особому контролю, а также "хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытая счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок". Под финансовой операцией понимаются деяния субъектов права со средствами независимо от формы и способа их осуществления, направленные на возникновение, изменение или прекращение связанных с ними гражданских прав и обязанностей, а равно удостоверение или регистрация таких деяний.
Использованную чековую книжку с корешками оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками чекодатель обязан хранить не менее 3 лет. Этот срок установлен п. 6.11 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 08.04.2003 № 72'. При закрытии счета, а также изменении наименования чекодателя или номера счета чекодатель обязан вернуть в банк чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками, прилагая их к заявлению с указанием номеров неиспользованных чеков. Аналогичные нормы содержались в подп. 6.11 и 6.12 Правил использования чековой книжки для получения наличных денег, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.05.2000 № 11.3 (в ред. постановления Нацбанка РБ от 20.04.2001 № 90).
Порядок хранения книги учета проверок (ревизий) определен Положением о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий), утвержденным постановлением Госком-архива РБ от 08.08.2001 № 39'. Книга учета проверок (ревизий) является документом временного (до 10 лет) срока хранения. Завершенная делопроизводством книга учета проверок (ревизий) передается в архив юридического лица, индивидуального предпринимателя по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче. Срок хранения книги учета проверок (ревизий) - 5 лет после завершения ее ведения. Этот срок зафиксирован п. 6 вышеуказанного Положения и установлен в соответствии со ст. 29 Перечня-1998 (срок хранения книги учета проверок (ревизий) определен по Перечню-1988, потому что в Перечне-2001 отсутствует раздел "Контроль").
По истечении установленного срока хранения книга учета проверок (ревизий) юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем включается в акт о выделении к уничтожению документов и дел. Уничтожение производится в том случае, если юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем подготовлены описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий хронологический период времени.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета организации, разработанный на основе типового плана счетов, а также учетная политика организации со всеми приложениями должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Эта норма закреплена абзацем вторым ст. 16 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-3)".
Перечнем-2001, а также Перечнем-2003 для многих документов, в частности договоров, установлен срок хранения 5 и 10 лет с примечанием: "выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки". Это означает, что общий срок хранения документов, если прошла проверка, может быть 4 года, 5 лет и т.д. Однако следует отметить, что при подготовке Перечня-2001 и Перечня-2003 не были учтены нормы части первой ст. 182 Гражданского кодекса РБ, в которой закреплено, что иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение. В связи с этим рекомендуем бухгалтерские документы и исполненные договоры хранить в течение 10 лет с момента исполнения сделок, чтобы доказать действительность сделки в случае предъявления обвинений.
В настоящее время посредством ПЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы и т.д., поэтому следует помнить, что срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях. Эта норма зафиксирована частью третьей ст. 16 Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности".