Документация

Письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции. Документация придает юридическую силу данным бухучета. Хозяйственные операции, не оформленные документально, имеют незаконный характер и наказываются юридически и административно.

В бухучете совершаются только те хозяйственные операции, которые правильно документально оформлены и имеют реквизиты, предусмотренные стандартом. Не все хозяйственные операции можно оформить документально в момент их совершения. Такие операции, как правило, отражаются в результате проведения инвентаризации.

Особенностью бухучета является то, что все хозяйственные операции оформляются документами. Документ – письменное свидетельство, доказательство, являющееся подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и целесообразности.

Первичный документ – бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственной операции, первое свидетельство происшедшего факта. Он подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Учетные документы, используемые на предприятии, составляются на типовых бланках, соответствующих утвержденным формам, которые содержат обязательные реквизиты: название документа, номер, подпись, дату, штамп организации и измерители.

Все документы составляются бухгалтерскими работниками (работниками других подразделений). Документы, по которым совершены хозяйственные операции, обязательно поступают в бухгалтерию, где они проверяются.

Виды проверок:

1) Формальная (правильность составления, наличие всех реквизитов).

2) По существу (законность совершения операции).

3) Арифметическая.

Затем бухгалтер осуществляет группировку документов и после этого проставляет в них корреспонденцию счетов (котировку). На основании первичных документов делаются записи в учетные регистры (разноска по счетам, заполнение ведомостей и т.д.).

Ошибки исправляют зачеркиванием, а сверху делается правильная надпись (кроме денежных документов).

Документы, используемые на предприятии, делятся на:

1. Распорядительные (содержится приказ на совершение хозяйственной операции).

2. Оправдательные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции - приходные ордера, акты приемки, выбытия средств и т.д.).

3. Бухгалтерского оформления (не содержат фактов, подтверждающих хозяйственную операцию. Они составляются бухгалтером для подготовки данных для отражения этих данных в учетных регистрах - справки, ведомости распределения и т.д.).

4. Комбинированные (документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными - приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных лиц и т.д.).

Также документы группируются по времени составления:

1. Первичные – составляются в момент совершения хозяйственной операции.

2. Сводные – составляются на основе группировки данных первичных документов.

По объему:

1. Разовые – оформляют хозяйственную операцию и составляются в один прием.

2. Накопительные – составляются за определенный период времени путем накопления в них однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги.

По месту составления:

1. Внутренние – составляются непосредственно на предприятии.

2. Внешние.

3. Документы от поставщиков.

На ряд хозяйственных операций документы составляются в унифицированной форме (утверждает правительство), например денежные документы. Также есть и стандартная форма, но структура документов различна. Максимально распространены табличные формы (реквизиты в виде таблицы)

Инвентаризация

Проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны: ошибки при отпуске и приеме ценностей, неисправности оргтехники; наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утряска, распыл), хищения и злоупотребления; контроль действия материально ответственных лиц¹.

Все проводимые на предприятиях инвентаризации делятся по ряду признаков:

1) охват имущества:

• полные;

• частичные;

2) основание проведения:

• плановые;

• внезапные.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.)².

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем

предприятия за исключением случаев, предусмотренных "Положением о бухгалтерском учете и отчетности" и "Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов".

Оценка

Способ, с помощью которого хозяйственЖЮЗные средства получают денежное выражение. Оценка хозяйственных средств каждого хозяйствующего субъекта базируется на их фактической себестоимости. Этим достигается реальность оценки.

Для руководства хозяйственными процессами требуется знать все затраты, связанные с их осуществлением. При этом исчисляется не только величина каждого вида затрат, но и общая их сумма, относящаяся к определенному объекту, т.е. исчисляется себестоимость учитываемых объектов. Себестоимость объектов учета исчисляется при помощи калькуляции, используемой для контроля за величиной затрат.

Для постоянного контроля за хозяйственными процессами предприятия, за состоянием средств и источников их образования необходимо все хозяйственные операции учитывать непрерывно по отдельным стадиям, а также в разрезе отдельных групп и видов хозяйственных средств. В бухгалтерском учете такое отражение хозяйственных средств и процессов производится путем наблюдения за изменениями, происходящими с различными видами имущества и источниками его образования, за всеми затратами, производимыми в том или ином хозяйственном процессе.

Экономическая группировка объектов бухгалтерского учета, позволяющая получать о них показатели, необходимые для текущего наблюдения за хозяйственной деятельностью, обеспечивается также системой счетов. Необходимость в счетах объясняется тем, что сведения, имеющиеся в документах, дают только разрозненную характеристику объектов учета.