Тема 7. Документы
Вопросы:
-
Роль и значение документов.
-
Классификация документов.
-
Реквизиты документов.
-
Порядок составления и обработки документов.
-
Документооборот.
-
Требования, предъявляемые к составлению документов.
-
Способы исправления ошибок.
-
Сроки хранения документов.
Вопрос 1. Роль и значение документов.
Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:
-
документы отражают динамику собственности;
-
на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;
-
при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;
-
документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;
-
подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательную силу документов.
Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие – предоставляют пользователям редкие и даже уникальные ведения, третьи – используются исключительно для проверки уже существующей информации.
Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.
Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией.
ДОКУМЕНТ
основа
анализа хозяйственной деятельности СОБЛЮДЕНИЕ
КАССОВОЙ ПЛАТЕЖНОЙ, РАСЧЕТНОЙ, КРЕДИТНОЙ
ДИСЦИПЛИНЫ
ЧЕТКОСТЬ
ДОСТОВЕРНОСТЬ
ЯСНОСТЬ
требует
требует
контролирует
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
МАТЕРИАЛЬНО-ОТВЕТСТВЕН-НЫХ ЛИЦ
контролирует
требует
имеет содержит содержит
СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ
ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ ИСТОРИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ
Бухгалтерский учет – строго документированный вид хозяйственного учета. Обязательная документация совершаемых хозяйственных операций – одна из важнейших особенностей бухгалтерского учета и один из элементов метода бухгалтерского учета.
Любая хозяйственная операция подлежит учетному оформлению лишь в том случае, если на нее есть правильно составленный и оформленный документ.
Учетные записи, не подтвержденные бухгалтерскими документами, считаются недействительными.
Бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
Документ в переводе означает свидетельство, доказательство – это письменное подтверждение факта совершения или право на совершение, осуществление хозяйственных операций, в котором заполнены все реквизиты. Факты не подтвержденные документами в бухгалтерском учете не отражаются.
Большое значение имеют документы в периодической практике. Они помогают раскрывать и предупреждать хищения государственной и общественной собственности, злоупотребления служебным положением, приписки и другие искажения отчетных данных, на основании документов могут установить необходимые по делу фактические данные.
Бухгалтерские документы имеют доказательную силу и в судебно-бухгалтерской экспертизе, если они правильно составлены и оформлены. При рассмотрении уголовных и гражданских дел о хозяйственных преступлениях, о хищениях ТМЦ и денежных средств работниками органов дознания, следствия, прокуратуры, суда, приходится собирать документы о финансовой деятельности предприятий, учреждений.
Документы и записи, отражающие незаконные операции или дающие сделать вывод о подобных операциях являются доказательствами, устанавливающие событие преступления и лиц, виновных в их совершении. Например, нет товара, полученного от поставщика по накладной, при этом по данным бухгалтерского учета числится задолженность перед поставщиком, товар никому не отгружался. Подобного рода операции дают возможность следствию делать выводы и только с помощью бухгалтерского учета могут разобраться в совершенных на предприятии операциях, выявить незаконные операции.
Эффективным средством раскрытия хищений являются документы правильно составленные на типовых бланках или ведомственных.
Документ подтверждает юридическую силу производственной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Документы имеют правовое значение как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций, и, обоснованные записью в бухгалтерском учете, они приобретают доказательную силу и используются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров. Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершение хозяйственных операций и право на их совершение. Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте.
Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически. Каждый документ имеет так называемые реквизиты, основное назначение которых – индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.
Учетные документы должны быть составлены на типовых бланках, утвержденных формах и содержать обязательные реквизиты.
Кроме сказанного велико и правовое значение доказательств. Своевременно составленный и надлежаще оформленный документ имеет юридическую силу, принимается судебными инстанциями, служит доказательством. Первичные учетные документы являются главным основанием для проведения судебно-бухгалтерской экспертизы.
Таким образом документы имеют важное значение в бухгалтерском учете, оперативной работе для финансового контроля и ревизий, а также в правовом отношении.