Вопрос 5. Документооборот

Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.

Следовательно, документооборот – движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для учетных записей и последующей передачи в архив.

В таблице № 10 приведен график документооборота.

Таблица № 10

УТВЕРЖДЕН

приказом от _______________ 19___г.

№ ___________

График документооборота

Наименование документа	Создание документа					Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	количество экземпляров	ответственный за выписку	ответственный за оформление	ответственный за исполнение	срок исполнения	ответственный за проверку	кто представляет	порядок представления	срок представления	кто исполняет	срок исполнения	кто исполняет	срок передачи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.

Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформление документов.

Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует не только подразделений объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.

Правильно организованный документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки учетного аппарата и других работников, связанных с оформлением хозяйственных операций документами, своевременность записей операций по счетам бухгалтерского учета. Все это повышает качество, оперативность бухгалтерского учета и действенность контроля за сохранностью социалистической собственности, законностью совершаемых хозяйственных операций и соблюдением режима экономии.

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА