Вопрос 3. Реквизиты документов.

К основным реквизитам относятся:

• номер и название документа;

• дата составления документа (число, месяц, год);

• название предприятия;

• содержание хозяйственной операции;

• стоимостные и натуральные измерители;

• подписи уполномоченных лиц:

• дающих указание на совершение хозяйственной операции;

• проверяющих правильность совершения хозяйственной операции;

• совершающих хозяйственный операции;

• наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо).

Каждый реквизит документа обладает, с одной стороны, свойствами уникальности, а с другой – повторяемости в разных документах. Оба эти свойства в разной степени одновременно присущи каждому реквизиту и играют важную роль при определении информационной значимости реквизита. Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие.

Если один и тот же реквизит используется практически в каждом документе, то это говорит о высокой степени его необходимости для решения задач управления, но данные, содержащиеся в нем, являются менее уникальными. Если реквизит используется редко, например только в одном документе, то содержащуюся в нем информацию можно получить только из этого документа, исключая другие. Документ, использующий такой реквизит, обладает высокой информационной ценностью. Частота применения реквизита в документах может служить показателем его важности в предметной области по отношению к другим реквизитам.

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

НАЗВАНИЕ

ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ

СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРЦАЦИИИ ЕЕ ОСНОВАНИЕ

ИЗМЕРИТЕЛИ ОПЕРАЦИИ

ПОДПИСИ ЛИЦ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ОПЕРАЦИЮ

Обязательные реквизиты документов

Реквизит в переводе с латинского означает нужное, требуемое, необходимое, это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение. Каждому документу соответствует оптимальное количество необходимых реквизитов.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты (наименование организации, коммерческие, коммуникационные данные и т.д.) печатаются типографским способом.

Переменные реквизиты – реквизиты, вносимые при составлении конкретного документа.

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим документам юридическую силу. К этой группе реквизитов можно отнести:

• оттиск штампа (необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось точное наименование предприятия);

• оттиск печати – является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа предприятию. Оттиск печати необходимо ставить на документа, содержащих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций.