Вопрос 4. Порядок составления и обработки документов.

После составления все документы, на основании которых должны быть произведены записи по счетам бухгалтерского учета, представляются в бухгалтерию. Здесь они до записи по счетам предварительно подвергаются бухгалтерской обработке, заключающейся в их проверке, кодировании, таксировке и группировке.

Каждый документ при приемке его бухгалтерией тщательно проверяется: по существу, по форме и с арифметической стороны.

При проверке по существу устанавливается соответствие хозяйственных операций, оформленных документами, законодательству, плановым заданиям, нормам, сметам, а также их необходимость и хозяйственная целесообразность.

Проверка по форме – проверка полноты и правильности заполнения всех реквизитов, необходимых для данного документа, подлинности подписей должностных лиц, составивших документ, четкости и ясности текстовых и цифровых записей, своевременности оформления данной хозяйственной операции и представления документа в бухгалтерию и т.п.

Арифметическая проверка документа заключается в проверке правильности количественного выражения данной хозяйственной операции, т.е. в проверке правильности приведенных в нем цифр, подсчетов, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.

Кодирование документов – очередной этап бухгалтерской обработки документов, в результате которого все их показатели (цифровые и словесные) выражаются цифровыми обозначениями действующей на данном предприятии системы кодов.

Таксировка документов – определение денежной оценки хозяйственной операции.

Группировка документов – объединение документов по однородным признакам за определенный период для сокращения учетных записей. В современных условиях хозяйствования и учета в объединениях и на предприятиях составляется множество документов и делать записи по счетам на основании каждого из них невозможно, так как это было бы слишком сложно и громоздко. Сокращению количества учетных записей способствует группировка документов, которая заключается в том, что документы за определенный период на основе однородности объединяются. Полученные в результате объединения итоги отражаются в накопительных ведомостях или других сводных документах, данные которых служат основанием для осуществления записей в регистры бухгалтерского учета (табуляграммы, машинограммы, журналы-ордера, ведомости и т.п.). Например, документы по приходу и расходу материалов группируются в соответствующих месячных накопительных ведомостях, кассовые документы (приходные и расходные) группируются в отчетах кассира, как правило, за каждый день. Заканчивается обработка документов установлением корреспонденции счетов по зафиксированным в документах хозяйственным операциям. Обрабатываемые документы подвергаются оперативному и учетному гашению.

Гашение – отметка на документах об их использовании. Подвергнуть оперативному гашению приходный кассовый документ – значит поставить на нем штамп или сделать надписи от руки «Получено» с указание даты. На расходном кассовом документе таким же образом проставляется «Оплачено» также с указанием даты. Банковские документы, документы по заработной плате и другие гасятся штампом «Погашено». Оперативное гашение денежных документов производится для того, чтобы они не могли быть использованы повторно с целью получения по ним денег.

Учетное гашение производится путем проставления на каждом документе разметочного штампа, в котором предусмотрена отметка номера учетного регистра (табуляграммы, машинограммы, журналы-ордера или ведомости), корреспондирующих счетов, номера листа приложения и подписи исполнителя. Оно необходимо для исключения ошибочных повторных записей и предупреждения возможных злоупотреблений. Наличие на документах разметочных штампов облегчает выполнение контрольных функций за правильностью, полнотой учетных записей и наличием документов.