3.1.4 Создание сводных таблиц

Сводная таблица – это интерактивная таблица рабочего листа, которая суммирует большие объемы данных, используя выбранный вами формат и метод вычислений. Сводная таблица позволяет вычислять итоговые величины для данных, у которых совпадают значения в двух указанных столбцах. Сводные таблицы являются динамическими объектами, позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации.

Для создания сводной таблицы активизируем любую клетку внутри списка и выполним команду Данные/Сводная таблица. Начинает работать программа, которая называется Мастер сводных таблиц. Эта программа поможет вам задать все необходимые параметры для создания сводной таблицы.

В первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц установим переключатель в положение, показывающее, откуда берутся данные для сводной таблицы (из списка). В поле Диапазон второго диалогового окна Мастера сводных таблиц укажите, на основе какого диапазона строится сводная таблица. В третьем диалоговом окне Мастера сводных таблиц нужно указать местоположение сводной таблицы, установить необходимые параметры (кнопка Параметры…), а также вызвать диалоговое окно установки макета сводной таблицы. В четвертом диалоговом окне Мастера сводных таблиц необходимо указать структуру сводной таблицы (рис.3.7).

Поля базы данных, на основе которой строится сводная таблица, представлены в этом окне в виде кнопок с названиями этих полей. Надо так перетащить их в соответствующие области, чтобы сводная таблица приобрела необходимую структуру. В окне имеются четыре области:

 СТРОКА –для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков строк.

 СТОЛБЕЦ – для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков столбцов.

 ДАННЫЕ – для суммирования значений поля, расположенного в этой области, в ячейках сводной таблицы.

 СТРАНИЦА – для обеспечения возможности вывода данных сводной таблицы, относящихся только к полю, расположенному в этой области.

Например, для нашего примера кнопку № бригады надо перетащить в область СТОЛБЕЦ, кнопку Сорт –в область СТРОКА, а в область ДАННЫЕ надо перетащить кнопку Количество.

Двойной щелчок на кнопке, перемещенной в область ДАННЫЕ, открывает диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, позволяющее выбрать правило, по которому подводятся итоги в сводной таблице.

Р исунок 3.6 – Сводная таблица, построенная по установкам рис.3.7

В каждой клетке сводной таблицы находится сумма кг яблок определенного сорта, собранных указанной бригадой.

Р исунок 3.7 - Четвертое диалоговое окно Мастера сводных таблиц

Можно изменить сводную таблицу, приведенную на рисунке 4.6, следующим образом: поменять местами строки и столбцы. Проделайте это самостоятельно.

Для внесения изменений в сводную таблицу, или для построения новой сводной таблицы на основе существующей удобно воспользоваться макетом сводной таблицы. Для вызова макета выделите любую ячейку внутри сводной таблицы и вызовите контекстное меню (правой кнопкой мыши). Выберите пункт Мастер. Появится третье диалоговое окно мастера сводных таблиц. Щелкните на кнопке Макет…. Окно макета сводных таблиц приведено на рисунке 3.8. В область ДАННЫЕ добавлена сумма еще по одному полю – Начислено (грн.). Результирующая сводная таблица для этого макета приведена на рисунке 3.9.

Р исунок 3.8 – Макет мастера сводных таблиц

Рисунок 3.9 – Сводная таблица с двумя вычисляемыми полями

Одно из полей можно располагать в области Страница. Ниже приведен макет сводной таблицы с использованием поля Страница.

Р исунок 3.10 – Макет сводной таблицы с полем Страница

Сводная таблица, построенная на основе этого макета, приведена на рисунке 3.11. Обратите внимание на то, что в ячейке B1 появилось слово ( ВСЕ ). Это означает, что все итоги вычислены на основании данных обо всех бригадах.

Чтобы просмотреть итоги по каждой отдельной бригаде, нужно развернуть раскрывающийся список, находящийся в ячейке B1, и выбрать интересующую вас бригаду.

Редактирование данных в сводной таблице. Excel не позволяет редактировать данные непосредственно в сводных таблицах. Для этого надо изменить данные в исходном списке и пересчитать сводную таблицу (знак  на панели сводных таблиц).

В сводную таблицу можно вставлять вычисляемые поля. Например, создадим новое поле с названием Налог, которое можно определить по формуле Начислено (грн.)*0,07 (налог 7%). Для э того на панели инструментов Сводные таблицы выбрать команду Сводная таблица ФормулыВычисляемое поле (рис.3.12).

Р исунок 3.11 – Сводная таблица с использованием поля Страница

Рисунок 3.12 – Панель инструментов Сводные таблицы

Р исунок 3.13 - Создание нового поля Налог

Появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля. Заполните его как показано на рисунке 3.13.

Чтобы на экране появилась панель инструментов Сводные таблицы, выберите пункт меню Вид/Панели инструментов и отметьте строку Сводные таблицы. Сводная таблица с вычисляемым полем приведена на рисунке 3.14.