3 Лабораторная работа №3

Тема: Итоги, проверка данных, консолидация и сводные таблицы для списков

3.1 Краткие теоретические сведения

3.1.1. Формирование итогов в списках

К оманда Итоги из меню Данные позволяет вычислять итоговые величины для данных списка, у которых совпадают значения в указанном столбце. Команда Итоги создает группы записей, у которых совпадают значения указанного поля. Чтобы команда Итоги работала, список должен быть сначала отсортирован по полю, составляющему группы. После сортировки можно подсчитать итоги по группам записей. Команда Итоги разрешает подводить итоги более чем по одному полю из группы записей, а также добавлять обрабатываемые поля и применять для вычисления результатов другие функции. В рассматриваемом примере отсортируем список по полю № бригады и заполним окно диалога как показано на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Окно диалога «Промежуточные итоги»

В результирующей таблице после окончания записей каждой группы будет вставлена дополнительная строка с вычисленными итоговыми функциями, как показано на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 – Подведение итогов по бригадам

Таблица с итогами структурирована. Слева показаны три уровня группировки. Если щелкнуть по значку “ - “ уровня 2, то на экране останется только итоговая строка для первой или второй бригады.

3.1.2 Проверка вводимых данных

Вы можете использовать команду Данные/Проверка для того, чтобы проверять удовлетворяют ли значения, которые вводятся в список, условиям. Для задания условий на вводимые значения выделите диапазон, на который будете накладывать условия, и выберите пункты меню Данные/Проверка… В окне диалога Проверка вводимых значений на вкладке Параметры укажите тип данных и интервал значений, которые разрешается вводить. На рисунке 4.3 приведено окно диалога, в котором задаются ограничения для поля Количество. Вкладка Сообщение для ввода разрешает создать подсказку пользователю о том, какие данные можно вводить. На вкладке Сообщение об ошибке можно указать сообщение, которое будет появляться на экране, если введены некорректные данные.

Р исунок 3.3 – Проверка данных

3.1.3 Консолидация данных

Консолидация позволяет вычислять итоговые величины для однотипных данных, расположенных на нескольких листах таблицы. Предположим, мы имеем однотипные таблицы о сборе яблок за три дня. Получим с помощью консолидации на четвертом листе таблицы итоговые значения о количестве собранных яблок и начисленных денег за три дня.

Подготовим сначала данные для консолидации. Для этого:

1. Выделите ячейки A1:J9 на листе Ведомость и скопируйте их в буфер обмена.

2. Добавьте новый лист в рабочую книгу (Вставить/Лист), выделите на новом листе ячейку А1 и вставьте данные из буфера обмена (Вставка/Скопированные ячейки…).

3. Дайте листу имя Ведомость 2.

4. Измените данные на листе: поменяйте порядок фамилий работников, количество собранных яблок, сорта.

5. Повторите пункты 1-4 для нового листа Ведомость 3.

Предположим, что мы получили три таких таблицы:

Ведомость 1 оплаты за сбор урожая
№ бригады	Сорт	Фамилия	Количество	Начислено (грн.)
1	Джонатан	Иванов А.А.	200	24
1	Джонатан	Петров П.П.	80	9,6
2	Джонатан	Сидоров А.Р.	180	21,6
2	Джонатан	Сергеев В.П.	170	20,4
1	Семеренко	Ярема С.Р.	140	23,8
2	Семеренко	Якир Р.Р.	130	22,1
2	Шафран	Киров С.С.	160	16

Ведомость 2 оплаты за сбор урожая
№ бригады	Сорт	Фамилия	Количество	Начислено (грн.)
1	Джонатан	Иванов А.А.	200	24
1	Джонатан	Петров П.П.	80	9,6
2	Джонатан	Сидоров А.Р.	180	21,6
2	Джонатан	Киров С.С.	170	20,4
1	Семеренко	Ярема С.Р.	140	23,8
2	Семеренко	Якир Р.Р.	130	22,1
2	Шафран	Сергеев В.П.	260	26

Ведомость 3 оплаты за сбор урожая
№ бригады	Сорт	Фамилия	Количество	Начислено (грн.)
1	Джонатан	Сидоров А.Р.	190	22,8
1	Джонатан	Сергеев В.П.	280	33,6
2	Джонатан	Иванов А.А.	180	21,6
2	Джонатан	Петров П.П.	170	20,4
1	Семеренко	Ярема С.Р.	140	23,8
2	Семеренко	Киров С.С.	130	22,1
2	Шафран	Якир Р.Р.	160	16

В ставляем новый лист и назовем его Консолидация за 3 дня. Выделим на листе Ведомость список фамилий рабочих в ячейках G2:G9 и скопируем его в ячейки А1:А8 листа Консолидация за 3 дня. Скопируем также на этот лист имена полей, для которых будем вычислять итоги за 3 дня – Количество и Начислено (грн.). Выделяем на листе Консолидация за 3 дня ячейки A2:C8 и выбираем команду меню Данные/Консолидация… Заполняем окно диалога как показано на рисунке 4.4. В поле Ссылка отмечаем блок для консолидации и щелкаем на кнопке Добавить, чтобы отмеченный диапазон попал в список диапазонов консолидации. Ставим флажок Использовать в качестве имен значения левого столбца, так как в этом столбце находятся фамилии рабочих, по которым определяется количество и заработок для суммирования (заметим, что порядок фамилий рабочих на разных листах консолидации не совпадает). Ставим флажок Создавать связи с исходными данными, чтобы изменения в исходных таблицах автоматически отображались в консолидированной таблице.

Рисунок 3.4 – Диалоговое окно «Консолидация»

Результаты консолидации представлены на рисунке 3.5. Консолидированная таблица имеет структурированный вид. При нажатии на любой из знаков «+» видно из каких значений состоит итог.

Р исунок 3.5 – Результат консолидации