1.4 Контрольные вопросы

1. Назовите назначение всех элементов окна Excel.

2. Главное меню Excel. Назначение каких пунктов меню Вы выучили, выполняя работу?

3. Какие виды данных можно заносить в клетки Excel? Что такое формат размещения данных в клетках?

4. Как дать имена клеткам и как эти имена потом использовать?

5. Как выполнить редактирование данных в клетке?

6. Расскажите подробно о разных способах копирования данных. Что происходит с адресами при этом? Что такое абсолютный адрес и что такое относительный адрес?

7. Работа с несколькими листами рабочей книги. Как изменить имя листа? Как использовать это имя в формулах?

8. Правила записи формул.

9. Перечислите категории функций, приведите примеры функций.

10. Когда используют функцию ЕСЛИ?

11. Как создать раскрывающийся список для ввода данных?

2 Лабораторная работа №2

Тема: Обработка данных, представленных в виде списка

2.1 Краткие теоретические сведения

Для того, чтобы использовать средства сортировка, фильтрация и итоги требуется представить электронную таблицу в виде базы данных или списка.

Список- это одно из средств организации данных на рабочем листе. Список создается как непрерывная прямоугольная область клеток, которая состоит из строк с однотипными данными. Например, перечень работников из примера, приведенного в предыдущей лабораторной работе, в котором столбики имеют соответственно такие имена: № бригады, Фамилия, Сорт, Количество, Начислено, - представляет собой список данных. Данные, организованные в список, в терминологии Ехсеl называются базой данных (БД). При этом строки таблицы - это записи базы данных, а столбцы - поля базы данных.

Чтобы превратить таблицу Ехсel в список, необходимо присвоить столбцам имена, которые будут использоваться как имена полей. Следует иметь в виду, что имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одних строке таблицы Ехcel, как это сделано на рис 3.1.

При создании списка на рабочем письме Ехсеl необходимо выполнять такие правила:

1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции, например, фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список от других данных рабочего письма хотя бы одним пустым столбцом или одной пустой строкой. Это поможет Ехсеl автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.

3. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка. Ехсеl использует эти имена при создании отчетов, в поиске и сортировке данных.

4. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат, рамку или стиль прописных букв, отличные от тех, которые использовалось для данных списка.

5. Ч тобы отделить имена столбцов от данных, следует разместить рамку по нижнему краю клеток строки с именами столбцов

Рисунок 2.1 - Пример списка

3.1.1 Сортировка данных

Д ля быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки: сортировать по возрастанию; сортировать по убыванию. Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей клеткой.

Рисунок 2.2 – Кнопки сортировки на панели инструментов

Список можно отсортировать по алфавиту или по значению в соответствии с данными одного или нескольких полей. Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну клетку и щелкнуть на инструменте Сортировка, Ехсеl автоматически выделяет весь список и сортирует список по выделенному полю. Если в первой строке списка находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку. Необходимо иметь в виду, что в этом случае итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому более целесообразно самостоятельно выделять область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется также и через диалоговое окно пункта меню Данные/Сортировка. Здесь можно указать сортировку списка по трем полям. В трех полях для ввода окна Сортировка можно задать ключи – имена полей, по которым будет выполнена сортировка. Excel сортирует список по первому выбранному полю, а при совпадении значений в первом поле, записи сортируются по второму выбранному полю. Например, данные в примере можно отсортировать по столбику № бригады. Во втором поле диалогового окна Сортировка можно задать следующий ключ сортировки, например Фамилия. Тогда список будет упорядочен по бригадам, а внутри бригад – по фамилиям (по алфавиту). Действие третьего ключа сортировки аналогично.