1.2. Автоматизация систем управления организацией

Процесс, при котором функции управления и контроля передаются от человека к приборам и автоматическим устройствам, называется автоматизацией. Из многочисленных видов автоматизации в различных отраслях экономики общими в концептуальном плане являются автоматизация производств и автоматизация 9 управленческих работ или систем управления. Основными целями автоматизации производства являются повышение эффективности труда, улучшение качества выпускаемой продукции, создание условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Автоматизация подразделяется на частичную, комплексную и полную.

Деятельность организации не сводится только к самому производству продукции, услуг и т.д. Жизненный цикл продукции состоит из целого ряда этапов, начиная с маркетинга, НИОКР, подготовки производства, изготовления продукции и т.д. На каждом этапе происходят определенные процессы и ими нужно управлять. Для этого и создается система управления, а в целом в организации система менеджмента, в которой основой являются управленческие работы. Под автоматизацией управленческих работ и систем управления необходимо понимать применение математических методов, автоматизированных и автоматических устройств, технических вычислительных средств и других достижений ИТ.

При частичной автоматизации выполняется ряд мероприятий по применению автоматических устройств в тех случаях, когда управление процессами вследствие их сложности практически недоступно человеку. В первую очередь это относится к действующему производственному оборудованию. К частичной автоматизации относится также автоматизация управленческих работ.

Комплексная автоматизация предусматривает представление определенного подразделения, цеха, завода в виде взаимосвязанного единого автоматизированного комплекса, и охватывает все основные производственные функции предприятия. Комплексная автоматизация целесообразна лишь при высокоразвитом производстве на базе совершенных технологий и современных методов управления с применением надежного производственного оборудования, действующего по заданной программе. В этом случае функции человека ограничиваются общим контролем и управлением работой комплекса.

Полная автоматизация является высшей ступенью автоматизации, при которой предусматривается передача всех функций управления и контроля автоматическим системам управления. При полной автоматизации осуществляется не безусловное вытеснение человека и замена всех его функций автоматическими устройствами. В данном случае центр тяжести трудовой деятельности человека смещается в сторону технического обслуживания машин-автоматов и аналитически-распорядительной деятельности.

Важно отметить, что средства автоматизации должны внедряться в сферу управления путем создания комплексных автоматизированных систем управления, охватывающих определенные области экономики, ибо только в этом случае обеспечивается высокая эффективность средств автоматизации. Научная основа автоматизации управленческих работ – экономическая кибернетика, которая изучает специфические особенности управления экономикой, методы синтеза оптимальных систем управления в экономике и разрабатывает вопросы применения математических методов решения экономических задач. Основные технические средства автоматизации управленческих работ – электронные вычислительные и электронные управляющие машины, а также большое множество различных типов специализированного оборудования (оргтехника, средства связи и т.д.).

Развитие современных информационных технологий, а также многие преимущества использования компьютерных средств позволили подавляющему числу предприятий и организаций в настоящее время решать задачи автоматизации работы предприятия уже не с точки зрения технической оснащенности, а путем создания эффективных систем управления с использованием автоматизированных систем управления (АСУ).

Вопросы деятельности предприятия в настоящий момент времени рассматриваются с позиции требований менеджмента качества. В первую очередь задачи автоматизации должны отвечать на два вопроса: «как?» и «каким образом?». Современные технологии управления организациями позволяют разделить задачи автоматизации деятельности предприятий на две группы: 1) экономические, административные и логистические; 2) технологические производственные.

Первая группа является административно-хозяйственной сферой, а вторую нужно относить к производственной деятельности предприятия.

Существующая отечественная терминология позволяет подразделять автоматизированные системы управления (АСУ) следующим образом: 1) автоматизированные системы управления предприятием (АСУ П); 2) автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП); 3) системы автоматизированного проектирования (САПР) – АСУ НИИ, АСУ КБ и т.д.; 4) другие виды АСУ.

Развитие компьютерных систем и информационных технологий, совершенствование методов и стандартов управления предприятием привело в последнее время к весьма заметному росту интереса к компьютерным системам способным обеспечить эффективное управление предприятием. Важно отметить, что наибольший спрос продолжает расти именно на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельной функции управления, например бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, считается уже пройденным этапом для многих предприятий. Сегодняшнее состояние рынка компьютерных систем в России обусловлено, в первую очередь, историческим развитием российских систем и приходом западных разработчиков и партнеров на российский рынок.

Информационные системы из-за ряда внешних и внутренних причин практически все российские начали развиваться как учетные информационные системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но и не давая целостной картины для управления. Только единичные отечественные разработчики программного обеспечения (а их достаточно много, более сотни) смогли адекватно предвидеть развитие событий и предпочли качественный эволюционный рост простому увеличению продаж "коробочных" решений, вкладывая средства в развитие систем и научно- исследовательские работы. Западные системы в России претерпевали сложности другого масштаба. Первые попытки прорваться на российский рынок также были сделаны в начале 90-х годов. Сначала открылись небольшие представительства, или были подписаны партнерские соглашения с российскими компаниями. Затем экспансия западных разработчиков приобрела более массированный характер, и на наши предприятия обрушилась вся мощь типичной западной рекламной кампании. Незнакомая, пугающая и одновременно заманивающая обещанием полного благополучия, при условии вложения 1-2-х миллионов долларов, рекламная кампания имела некоторый успех. Исправляя ошибки связанные с недооценкой специфики российского законодательства, бухгалтерского и управленческого учета, западные разработчики информационных систем потратили определенное время на приведение информационных систем в соответствие с местными требованиями. В настоящее время активно происходит процесс сближения российских и западных систем, которые успешно конкурируют за право работать на предприятиях.

Существующие организации по размерам (основные фонды, численность персонала и т.д.) обычно относят отнести к трем типам: 1) большие (в том числе холдинги, корпорации, и т.п.); 2) средние (предприятия с численностью сотрудников до 4000 человек); 3) малые.

В соответствии с классификацией Gatner Group, все многообразие типов производств предприятий можно свести к трем основным типам: 1) проектное производство; 2) дискретное производство; 3) непрерывное (процессное) производство.

Проектное производство является уникальным разовым производством (например, космическое производство, судостроение и т.п.), технология которого заранее не определена. Дискретное производство – характеризуется тем, что выпускаемая продукция комплектуется из отдельных составляющих (узлов, деталей), в соответствии с конструкторскими или производственными спецификациями конечного производственного изделия. Непрерывное (процессное производство) - состоит из ряда технологических процессов, каждый из которых не может быть прерван в произвольный момент времени. Помимо конечного продукта в непрерывном производстве обычно выпускается несколько побочных и сопутствующих продуктов. Для процессных производств характерны неразрывные внутренние связи между различными видами продукции, производимыми в ходе одного технологического процесса (например, химическое и металлургическое производства).

Для каждого из типов производств характерны своя специфика планирования и управления. Если в планировании дискретных производств исходят из объемных показателей производственных планов и жестко заданного состава конечного изделия, то в проектных производствах за основу берутся списки работ по проекту и их взаимосвязи (т.е. составляются сетевые графики работ). В процессных производствах на первое место выходят показатели загрузки производственных мощностей и вариантность технологического процесса.

Необходимо отметить, что характерной особенностью современных больших и средних организаций является тот факт, что процессы их развития вызывают изменения во внутреннем устройстве:

1. сложная система производственных и административных связей между автономными объектами (усложнение организационной структуры предприятия);

2. наличие производств различных типов;

3. разбросанность производственных, складских и др. подразделений;

4. расширение видов деятельности;

5. участие в международной сети поставщиков материальных ценностей и услуг;

6. изменение логистических цепочек поставок продукции как внутри, между автономными подразделениями предприятия, так и внешних, между предприятием и поставщиками (или заказчиками).

Учитывая вышеназванное, можно сделать вывод, что даже на обычном среднем предприятии (не говоря уже о корпорации) могут существовать производства различных типов. Таким образом, для поддержки задач планирования и управления всем предприятием в целом, информационная система должна уметь работать с каждым из этих типов производств. Виды хозяйственной деятельности любого предприятия можно разделить на три группы: основные (непосредственное производство или сфера выполнения работ или оказания услуг), вспомогательные (дополнительные функции основной деятельности), обеспечивающие. Обеспечивающие виды деятельности непосредственно связаны с выполнением функций управления предприятием. В данном случае, предметом и результатом обработки в обеспечивающих видах деятельности является информация, носителями и хранилищами которой, являются документы и компьютерные базы данных. Автоматизированные системы управления предприятием в 1-ю очередь относятся именно к обеспечивающим видам деятельности предприятия.

В обобщенном виде список обеспечивающих видов деятельности организации (характерный для большинства производственных предприятий) имеет в следующий вид: 1) планирование (бизнес-планирование, планирование продаж, планирование производства и т.д.); 2) бухгалтерский учет; 3) налоговый учет; 4)управление финансами; 5) управление сбытом; 6) управление снабжением; 7) управление трудом и заработной платой; 8) правовое обеспечение; 9) управление персоналом; 10) оперативное управление производством; 11) управление качеством; 12) управление ремонтными работами; 13) управление транспортными перевозками; 14) управление капитальным строительством; 15) управление техникой безопасности; 16) управление документооборотом и делопроизводство.

Информационные технологии, реализуясь в информационных системах управления должны осуществлять автоматизацию всех (в крайнем случае, большинства) вышеперечисленных видов деятельности. Необходимо подчеркнуть, что автоматизация деятельности предприятия должна выполняться не только ради автоматизации, а прежде всего с целью получения реального эффекта в результатах финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Важно отметить, что 14 автоматизация деятельности предприятия в полной мере возможна лишь при наличии единого информационного пространства предприятия, и в первую очередь при создании и наличии баз данных, обеспечивающих хранение информации и доступность ее для всех составляющих системы управления.

Информационная система управления, прежде всего, должна быть способной подготовить информацию в виде позволяющем принять решение. В данном случае речь идет о системах поддержки принятия решения способных выполнять следующие функции: анализ деятельности отдельных подразделений, отслеживание эффективности работы различных отделов и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования бизнес-процессов и организационных единиц, анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса, обобщение данных из различных подразделений и т.д.

В современных условиях очень важна способность информационной системы поддерживать сетевые технологии, позволяющие организовать обмен информацией с удаленными пользователями (подразделениями корпорации, партнерами по бизнесу и т.д.). Безусловно, практически достаточно сложно создать, внедрить и эксплуатировать «идеальную» информационную систему управления предприятием, позволяющую автоматизировать все виды хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, с учетом задач поддержки принятия решений и использования сетевых технологий, но требования времени неумолимы, и это делать надо.

Многие российские предприятия сегодня столкнулись с серьезной проблемой – отсутствием эффективной системы управления. Необходимо отметить, что в прошлом XX в. отечественные предприятия в условиях централизованного планирования экономики не нуждались в самостоятельной выработке реакции на изменение условий хозяйственной деятельности и соответственно в создании открытых систем управления, ныне новые организации, фирмы и т.д. зачастую вообще не имеют традиций организованного управления и менеджмента в целом. В итоге под давлением внешних и внутренних изменений многие организации теряют управляемость и несут финансовые потери.

Системы управления на предприятиях в странах так называемой передовой индустриализации, ориентированные на серийное промышленное производство стали формироваться с началом промышленной революции второй половины ХIХ в. Необходимо отметить, что на этапе становления основных отраслей ключевой элемент стратегии заключался в освоении промышленной технологии производства продукции. Из-за малых масштабов новых предприятий стратегическое и инновационное руководство опиралось не на формализованные системы и структуры, а на индивидуальную прозорливость и талант основателей компаний. Именно тогда в первых научных работах по управлению предприятием Г. Эмерсона, Ф. Тейлора и др. появилось описание элементов стратегического управления. В дальнейшем в связи с быстрым ростом промышленных отраслей перед компаниями встала проблема оптимизации системы управления (и соответственно информационной системы), позволяющая в условиях жесткой ценовой конкуренции снижать себестоимость продукции и повышать ее надежность.

Следующим этапов развития систем управления начался в тот момент, когда рамки жизненного цикла продукции основных промышленных отраслей вышли за пределы горизонта планирования, и на предприятиях сформировалась классическая система долгосрочного планирования, основанная на статистической экстраполяции прошлых тенденций. Этот этап развития экономик стран передовой индустриализации привел к началу сегментации отраслевых рынков по признакам потребительских предпочтений. Здесь необходимо отметить, что в дополнение к ценовому конкурентному фактору возникла необходимость учета вкусов различных групп потребителей и обновления морально устаревшей продукции.

Потребность в гибком стратегическом управлении возникла вновь, когда во внешней среде предприятий появились источники глобальной нестабильности – политической, социальной, экологической; стало сказываться ограничение объемов доступных ресурсов и пределов роста рынка. Таким образом, когда стратегические изменения приняли системный характер, на предприятиях сформировался постоянный уровень стратегического управления. Весь процесс исторической эволюции систем управления происходил на фоне ускорения и роста частоты внешних изменений. Одновременно уменьшалась периодичность планирования на всех уровнях управления. По этим причинам в научных трудах некоторых авторов в 80-е годы XX в. стала обосновываться необходимость отказа от стратегического планирования. Однако следует учесть, что уровень управления не связан жестко с горизонтом планирования и стратегические планы не обязательно должны быть долгосрочными. В то же время усиление давления со стороны внешней среды вызывает необходимость роста самоорганизации системы на соответствующих уровнях системы управления. Иначе говоря, наличие внешних стратегических изменений неизбежно требует управления стратегией и организационным потенциалом предприятия. Описанные этапы эволюции систем управления относится к компаниям традиционных промышленных отраслей индустриально развитых стран. На предприятиях новых современных отраслей формирование систем управления происходило значительно быстрее, поскольку здесь степень изменчивости была высокой одновременно на всех уровнях. Смещение границ отраслей, технологические прорывы, глобальная конкуренция, обновление технологий и продукции, смещение потребительского спроса стали составными частями окружающей действительности для этих предприятий сразу при их возникновении.

В отечественной экономике эволюция систем управления отличается наибольшим своеобразием. В результате многолетней изоляции от мировой экономики была создана гораздо более устойчивая среда хозяйствования. Системы стратегического и тактического управления на предприятиях не развивались. Можно добавить, что исключением являлась узкая группа высокотехнологичных предприятий, производивших аэрокосмическую технику и вооружение (имевших развитую систему управления техническими нововведениями). Естественно, что даже ограниченные преобразования и открытие отечественной экономики для иностранной конкуренции вызвали на предприятиях сильные потрясения. В таких условиях отечественные предприятия реагировали на преобразования с запаздыванием. Очень часто не успев адаптироваться к одной волне перемен, они оказывались, накрыты следующей волной.

В настоящее время с точки зрения теории организаций, систему управления на современных предприятиях целесообразно распределять по трем основным уровням – оперативном, тактическом и стратегическом. На стратегическом уровне (руководство предприятия, топ-менеджеры) вырабатывается реакция на глобальные изменения во внешней среде, корректируются цели деятельности предприятия, выбирается корпоративная стратегия, подготавливаются системы, структуры и управленческая культура для реализации стратегии. На стратегическом уровне определяется набор целей и задач для тактического (среднего) уровня управления (ведущие специалисты, начальники отделов и цехов). На тактическом уровне осуществляется адаптация предприятия к изменениям в рыночной и инновационной дифференциации внутри областей хозяйственной деятельности, формируются целевые установки для определенных функций тактического уровня и большей части оперативного уровня. На оперативном уровне управления (менеджеры, инженеры, бухгалтеры) выполняются различные операции по функциональным подразделениям.

Стратегический и тактический уровни управления обеспечивают внешнюю эффективность предприятия, а оперативный – внутреннюю. Для всех уровней управления существует общий стандартный набор функций, выполнение которых обеспечивает полный цикл принятия управленческих решений: прогнозирование, планирование (включающее постановку целей, программирование работ, планирование бюджета и т.д.), контроль и регулирование.

Эффективность предприятия зависит в конечном итоге от степени открытости системы управления, правильности выбора ее основных параметров и практикуемых методов. Решение именно этой задачи является сейчас ключевой проблемой для российских предприятий.